Asana で責任範囲が明確なチームカルチャーを作る 10 の方法
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チームがリモートワーク中でも、全員がオフィスにいる場合でも、責任の所在が常に明らかな環境を作ることが、目標を達成し、プロジェクトを順調に進めるカギになります。チームメイトにとって大切なのは、お互いを信頼してプロジェクトを開始し、コラボレーションができるということ。そしてマネージャーにとっては、細かく口出ししなくても、個々のメンバーが期日を守り、期待に応えてくれると確信できることが重要です。責任の所在を明らかにすることの土台はコミュニケーションと透明性。チームがまめに、そしてオープンにコミュニケーションをとることで、責任がより明確になり、お互いに同意の上で、仕事をより容易に達成できるようになります。
Asana は、1 つのメインプラットフォームで、仕事のあらゆるピースについて、誰がいつまでに何を完了するのかを明確にすることで、チームにおける責任の所在を明らかにします。たとえどこで働いていても、責任分担が明確なチームカルチャーを作るために、役立つ 10 の機能をご紹介します。
チームメンバー向け
受信トレイでつながりを維持する
メールの受信トレイは便利というより、混沌としていることが多いものですが、それとは異なり、Asana の受信トレイはあなたの味方です。ここにはジャンクメールは届きません。Asana の受信トレイでは、ここ 1 か所でチーム全体を見渡して仕事をコーディネートし、リクエストに応じることができます。うまく管理すれば、比較的手間をかけずに、責任範囲が明確なチームカルチャーを築く助けになってくれます。
コメントでチームメイトがあなたに @メンションしてヘルプを求めているなら、受信トレイから応答しましょう。取り組んでいるプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、受信トレイで期日を割り当て、コラボレーターを追加したり、説明を変更したりします。納品物のステータスが、「開始前」から「レビュー中」に変更されたら、感謝を示したり、そのチームメイトに後で確認を入れるために自分用にフォローアップタスクを作成しましょう。これも受信トレイから行えます。受信トレイを管理する 5 つのコツを読めば、受信トレイを達人のように使いこなすための、さまざまなアイデアをご覧いただけます。
マイタスクで To-Do リストに取り組む
マイタスクは、Asana にまとめられたあなたの個人的な To-Do リストです。あなたに割り当てられたタスクと期日を自動的に表示して、その日の仕事を可視化し、優先順位付けしやすくします。マイタスクで信頼を築き、説明責任を果たす最短の方法は、単純に、期日や締め切り時間までにタスクを完了することです (詳細は次のセクションをご覧ください)。
タスクがたくさんあるなら、まずタスクをカレンダービューで表示するか、期日でソートをかけ、まず何に取り掛かるべきかを確認します。期日を超過しているタスクがあったり、その日にタスクに取り掛かれないときは、それを割り当てたチームメイトに @メンションして、もう少し時間が必要なことを知らせましょう。チームメイトは注意喚起に感謝するでしょうし、一緒に無理のない新たなスケジュールを決めることができます。
💡達人のコツ: ショートカットキーを使ってタスクリストをきちんと整理し、今日、近日中、後日など、優先順位をつけて、すぐに作業に入れるようにしておきましょう。
開始日、期日、依存関係を使って仕事のスケジューリングと引き継ぎをシンプル化する
こうした内容は、「誰がいつまでに何を」の「いつまでに」に当たります。細かいことのようですが、チーム全体で責任分担を明確にする上で、大きな力を発揮します。開始日はあなたがタスクを始める予定日をチームメイトに知らせ、期日はタスクを完了する予定日を知らせるものです。これらを合わせて使用すると、1 つの仕事にどれだけ時間をかけているのか、またそれに集中している時間とそうでない時間を伝えられます。
たとえば、マネージャーが来週の金曜を締め切りとして四半期レポートをあなたに割り当てたとします。タスクの開始日と期日をそれぞれ来週の月曜と木曜にすることで、来週はその仕事を優先することをマネージャーやチームに知らせることができます。最後に、タスクの依存関係があります。これは自分がタスクを完了するまでチームメイトがタスクに取り掛かるのを待つ必要がある場合に重宝します。チームメイトが月曜に開始するタスクが、同じく月曜にあなたが完了するタスクと依存関係にある場合など、開始日と期日が重なっている場合に特に便利です。
カスタムフィールドでさらに明確性を高める
タスクの開始日と期日、依存関係と同じく、カスタムフィールドを利用すると、タスクに関する情報を伝達してあなたやチームの責任範囲を明らかにしておく上でとても有効です。私たちのお気に入りのカスタムフィールドをいくつかご紹介します。
- 優先度: P0 (優先度高) から P3 (優先度低) のスケールを使うことで、プロジェクトにとってどの仕事が最も重要性が高いかについてチームと認識を共有します。
- タスクの進捗: 開始前、開始済み、完了など、タスクの進捗の全体像を確認できます。進捗状況を知るために担当者を探す必要がなくなります。
- 複数部門の必要事項: デザイン、コピー、翻訳など部門を横断して必要になる事項についてイエス、ノーの 2 択で答えるカスタムフィールドを追加することで、チームが事前にリソースリクエストを計画しやすくなります。
💡達人のコツ: カスタムフィールドは色を変える、絵文字やリンクを追加するなどの機能があり、ニーズに沿って目立たせたり、カスタマイズしたりできます。
連携を使って会話をアクションにつなげ続ける
誰でも、とっさに仕事を頼んだり、何気なくお願いをしたりした覚えがあるはずです。でも、仕事リクエストがチャットやメール、その他のコラボレーションツールを通じて入ってくると、責任の所在を明確にし、何を要求されているのか把握しておくのが難しくなります。幸い、Asana は何百もの一般的なビジネスツールと連携するので、メッセージや会話のほとんどを、ほんの数クリックで具体的なアクションにつながるタスクに変換できます。Asana おすすめの連携は次のとおりです。
こうした連携は、責任範囲について明確性を高める上で役立つだけでなく、チームメイトが仕事リクエストを追跡して、後で詳細やリンク、添付でフォローアップする場合にも力を発揮します。これにより、必要なものをすべて、1 か所に集めて仕事に着手できます。
チームリーダー向け
ポートフォリオでチームの仕事すべてを一目で確認する
チームリーダーやマネージャーは数名のチームメンバーを管理しており、それぞれのメンバーは複数の関連タスクやマイルストーンがある複数のプロジェクトに取り組んでいる場合が普通です。すべてのプロジェクトを定期的にチェックし、チームメンバー全員が確実に責任を果たせるように支援するためにかかる時間は、あっという間に膨大になってしまいます。
ポートフォリオを使うと、チームのプロジェクトやイニシアチブをすべて 1 か所で把握できます。すばやく目を通して、順調に進んでいるプロジェクト、スケジュールに遅れそうなプロジェクト、最新の更新が行われた日時を確認したら、近日中のタスクや期日に遅れているタスクについて掘り下げ、チームをフォローアップし、仕事が正しい方向に進むようにしましょう。こうすれば、チームの全員についてあれこれと細かく管理する必要はありません。
タイムラインで複雑なプロジェクト計画を調整する
大規模なプロジェクトや長期的なプロジェクトをチームと調整する際は、締め切りについて責任を明確にしておくことが非常に重要です。タイムラインはガントチャートに似たビューで、さまざまな仕事がどうつながるのかを確認し、担当者、期日、依存関係を含め、プロジェクトプラン全体を組み立てるために利用できます。優先順位が変化したら、タスクをタイムラインに沿ってドラッグ & ドロップして、チームのペースを整えてください。また、ルールを作成しておくと、依存関係のあるタスクの期日が自動的に調整されます。いずれにせよ、全員の責任の所在を明確にし、最新のワークバックタイムラインについて把握させることで、どんな仕事も毎回、期日通りに完了することができます。
💡達人のコツ: Asana の CSV インポート機能を使うと、スプレッドシートをタイムラインに変換できます。
ステータス更新でプロジェクトの進捗を可視化する
チームが定期的なステータス更新のために会議を開く場合や、あなたが経営陣に対して進捗報告をしなければならない場合に、ステータスレポートは更新情報をすばやく簡単に伝達する方法です。
ステータスを使うと、ユニークで視覚的に説得力のあるステータス更新を作成してチームの進捗や成果をアピールできますし、注意が必要な特定のタスク、マイルストーン、承認を明らかにすることができます。過去のステータス更新にアクセスして、週ごとのチームの進捗を見て、プロジェクトが順調に進むよう、人員配置や優先順位の変更を進言することもできます。
ワークロードでチームの優先順位のバランスをとる
チームを管理し、全員の生産性を維持するのは、正しいバランスを見つけることがすべてです。職務や優先順位、毎日のタスクやプロジェクトの正しいバランスが重要なのです。
ワークロードを使うと、その時点のチームメンバー全員の余力について詳細な情報を得られるので、高い生産性とバーンアウトのあいだの絶妙なポイントをとらえることができます。負担があまりに多いメンバーがいれば、ワークロードビューでタスクをドラッグ & ドロップし、仕事のバランスを調整して、全員がベストのパフォーマンスを出せるようにしてください。
ゴールを使ってするべき仕事を優先し、戦略的なイニシアチブに沿ってチームの足並みを揃える
目標を達成するために必要な仕事を優先しなければ、せっかく責任の所在を明確にするチームカルチャーを作っても、チームが達成できることには限界があります。調査によると、従業員の大多数が、自分の仕事が会社の目標にどう関係するか、さらには会社でどんな目標が設定されているかも、きちんと理解していないといいます。こうした足並みの乱れは、目標をスプレッドシートやスライドで管理し、毎日の仕事がそれと切り離されていることの結果であることが多いのです。
Asana の最新機能である「ゴール」は、Asana の中で、チームの目標すべてを設定、追跡、管理できる唯一の信頼できる情報源を提供し、この問題を解決します。これによって、するべき仕事を優先し、手遅れになる前にいつどこでチームのイニシアチブに問題が発生しそうなのかを正確に把握できます。さらに、目標を支えるプロジェクトとポートフォリオをゴールにつなげて、仕事がどのように戦略的イニシアチブに貢献するのかを示すことができます。
責任の所在をいっそう明確化することにコミットする
チームメイトやマネージャーが、お互いの仕事ぶりを信頼し、明確性と透明性のあるコミュニケーションを行うようになれば、チーム全体が活性化し、成長します。そんな文化を育てるために、あなたはどの機能を使ってみようと思いましたか。私たちが見逃しているお気に入りの機能があれば、合わせて下のコメント欄でお知らせください！
