10 formas de criar uma cultura de responsabilização na equipe com a Asana
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Onde quer que a sua equipe trabalhe, seja remotamente ou lado a lado em um escritório, construir uma cultura de responsabilização é crucial para alcançar as metas e manter os projetos em dia. Os integrantes das equipes precisam poder contar uns com os outros para participar e colaborar em projetos, e os gerentes querem saber se os colaboradores individuais serão capazes de cumprir prazos e atender a expectativas, sem precisar microgerenciá-los. A coluna vertebral da responsabilização é a comunicação e a transparência. Quando as equipes se comunicam de maneira frequente e aberta, suas responsabilidades ficam mais claras e elas conseguem cumprir os combinados mais facilmente.
Ao proporcionar clareza quanto a quem está realizando qual tarefa dentro de qual prazo, para todos os trabalhos e em uma única plataforma central, a Asana ajuda as equipes a desenvolver a responsabilização. Veja abaixo os 10 principais recursos que recomendamos para a criação da sua própria cultura de responsabilização em qualquer lugar.
Para os membros de uma equipe
Permaneça conectado usando a Caixa de entrada
Diferentemente de uma caixa de entrada de e-mails, que, geralmente, parece mais desorganizada do que conveniente, a Caixa de entrada da Asana é sua amiga. Não existe lixo eletrônico ali. Pelo contrário, a Caixa de entrada é o local central onde você encontra tudo o que precisa para coordenar o trabalho e responder a solicitações em toda a equipe. Quando gerenciada corretamente, ela pode ajudar a desenvolver grande comprometimento com relativamente pouco esforço.
Um colega de equipe mencionou o seu nome em um comentário para pedir ajuda? Responda a ele na própria Caixa de entrada. Há novas tarefas em um projeto no qual você está trabalhando? Atribua uma data de conclusão, adicione colaboradores ou altere a descrição sem sair da Caixa de entrada. O status de um item a ser entregue passou de “Não iniciado” para “Em revisão”? Mostre a sua apreciação ou crie uma tarefa de acompanhamento na própria Caixa de entrada para falar com o colega de equipe mais tarde. Descubra mais ideias sobre como usar a Caixa de entrada da melhor forma possível com o nosso artigo sobre as cinco principais dicas para gerenciar a Caixa de entrada.
Domine a sua lista de pendências nas Minhas tarefas
O recurso Minhas tarefas é a sua lista pessoal de pendências na Asana. Ao exibir automaticamente todas as tarefas atribuídas a você com os respectivos prazos de conclusão, o recurso ajuda a priorizar e a visualizar o dia de trabalho que virá pela frente. O jeito mais fácil de criar confiança e responsabilização usando as Minhas tarefas é simplesmente concluir suas tarefas dentro do prazo estipulado (falaremos mais sobre isso depois).
Se você tiver muitas tarefas, uma opção é começar o seu dia verificando-as na visualização de Calendário ou ordenando-as por data para ver quais requerem a sua atenção imediata. Se você perceber que tem tarefas atrasadas ou que não conseguirá fazer uma determinada tarefa durante o dia, @mencione o nome do colega que tiver feito a atribuição para avisar de que precisa de mais tempo. O seu colega provavelmente apreciará o aviso oportuno e, juntos, podem acordar um novo prazo razoável.
💡Dica dos especialistas: mantenha a sua lista organizada e realizável organizando e priorizando as tarefas (p. ex., usando as seções Hoje, Próximas e Mais tarde) por meio dos atalhos do teclado.
Simplifique o agendamento e a entrega de trabalhos usando datas de início, datas de conclusão e dependências
Esses detalhes se referem ao prazo de conclusão de uma tarefa. Podem parecer pequenos, mas causam um grande impacto na criação de comprometimento por toda a equipe. As datas de início informam aos seus colegas quando você planeja começar a trabalhar em uma tarefa, enquanto que as datas de conclusão comunicam quando você espera tê-la concluído. Quando usadas em conjunto, as datas de início e de conclusão informam o período de tempo alocado para um determinado trabalho e os momentos em que você estará, ou não, focado nele.
Digamos, por exemplo, que a sua gerente lhe atribua um relatório trimestral a ser entregue na próxima sexta-feira. Ao preencher as datas da tarefa para abranger de segunda a quinta-feira, você estará informando que essa tarefa será a sua prioridade de trabalho durante a próxima semana. Por fim, as dependências de tarefas são uma ótima maneira de comunicar que os seus colegas de equipe só poderão começar uma tarefa depois que você tiver concluído a sua. As dependências são particularmente úteis quando existirem datas de início e de conclusão que se sobreponham (por exemplo, um colega de equipe tem uma tarefa marcada para começar na segunda-feira, que depende de outra tarefa que você deverá concluir no mesmo dia).
Adicione mais uma camada de clareza usando campos personalizados
Assim como com as datas e as dependências de tarefas, os campos personalizados podem contribuir muito para a comunicação de informações referentes às tarefas, para ajudar você e a sua equipe a manter a responsabilização. Alguns dos nossos campos personalizados favoritos são:
- Prioridade: ao usar uma escala que vai de P0 (prioridade mais alta) a P3 (prioridade mais baixa), a equipe fica alinhada quanto aos trabalhos mais importantes de um determinado projeto.
- Progresso da tarefa: este campo oferece uma visualização de alto nível quanto ao progresso das tarefas (ex.: não iniciada, iniciada, concluída) para que você não precise importunar os colegas de equipe para obter atualizações.
- Requisitos interdisciplinares: a inclusão de campos personalizados binários do tipo “sim” ou “não” aos requisitos interdisciplinares, como design, cópia e tradução, pode ajudar a sua equipe a planejar as solicitações de recursos com mais antecedência.
💡Dica dos especialistas: é possível inserir cores, emojis e, até mesmo, links aos seus campos personalizados para fazer com que eles se destaquem e se ajustem às suas necessidades específicas.
Mantenha as conversas implementáveis com o uso de integrações
Não dá para negar que todos nós já pedimos, alguma vez, um favor ou um trabalho de forma casual ao cruzar com um colega. Contudo, quando as solicitações de trabalho chegam por chat, e-mail ou outras ferramentas de colaboração, fica difícil manter a responsabilização e, efetivamente, realizar o que nos está sendo pedido. Felizmente, a Asana se integra a centenas de ferramentas de negócio populares, para que você consiga transformar a maioria das mensagens e conversas em tarefas realizáveis com apenas alguns cliques. Algumas das nossas favoritas são:
Essas integrações não somente ajudam a manter um nível elevado de responsabilização, mas permitem também que os colegas de equipe monitorem as solicitações de trabalho e façam acompanhamentos posteriores mais detalhados, com links ou anexos, para dar início aos trabalhos com tudo o que for necessário e a partir de um único lugar.
Para os líderes de equipe
Monitore todo o trabalho da sua equipe com uma olhada rápida usando os Portfólios
Na posição de líder ou gerente de equipe, você, provavelmente, será responsável por diversas pessoas que estarão, individualmente, trabalhando em vários projetos, com muitas tarefas e marcos associados a elas. O tempo gasto para cuidar minuciosamente de cada projeto e garantir que os membros da equipe estejam cumprindo as suas responsabilidades acaba se acumulando rapidamente.
O recurso de Portfólios proporciona uma visualização abrangente de todos os projetos e iniciativas da equipe em um único lugar. Uma olhada rápida já permite saber quais projetos estão em dia, quais correm risco de não serem cumpridos e quando as atualizações mais recentes foram comunicadas. A partir daí, é possível se aprofundar e ver quais são as próximas tarefas e as tarefas atrasadas, além de poder fazer um acompanhamento do trabalho da equipe para manter o ritmo na direção certa sem ter que recorrer ao microgerenciamento de tudo e de todos.
Orquestre o cronograma de planejamentos de projetos complexos
Ao coordenar projetos de larga escala ou de longo prazo com a sua equipe, é crucial manter a responsabilização quanto aos prazos de conclusão. O recurso de Cronograma é uma visualização em estilo de gráfico de Gantt que pode ser usada para entender como os trabalhos se encaixam e desenvolver planos de projeto completos, incluindo os responsáveis, as datas de conclusão e as dependências. Quando houver alteração nas prioridades, basta arrastar e soltar as tarefas dentro do Cronograma para recolocar a sua equipe nos trilhos, ou criar Regras que automaticamente ajustem a data de conclusão das tarefas interdependentes. Seja como for, você estará garantindo que todos mantenham a responsabilização e fiquem cientes dos cronogramas de trabalho mais atuais, para que consigam concluir suas tarefas dentro do prazo todas as vezes.
💡Dica dos especialistas: você pode transformar planilhas em cronogramas usando o importador de CSV da Asana.
Proporcione visibilidade quanto ao progresso dos projetos usando as atualizações de status
Se a sua equipe faz reuniões de atualização de status frequentes ou se você precisar comunicar regularmente o progresso a um executivo, os relatórios de status serão uma forma simples e rápida de informar sobre as atualizações de maneira assíncrona.
Com o recurso de Status, você pode criar atualizações de status únicas e visualmente atraentes para exibir o progresso e as realizações da sua equipe, destacar tarefas específicas, marcos e aprovações que requeiram atenção. Também é possível acessar atualizações de status anteriores para ver o progresso da equipe de uma semana para a outra e recomendar mudanças de pessoal ou de priorização para manter os projetos em dia.
Equilibre as prioridades da equipe com a Gestão de recursos
Fazer a gestão de equipes e manter a eficácia das pessoas se resume a encontrar o equilíbrio ideal. Equilíbrio ideal entre as responsabilidades, prioridades, tarefas e projetos diários.
A Gestão de recursos ajuda a alcançar aquele equilíbrio ideal de produtividade que evita o esgotamento ao proporcionar percepções quanto à disponibilidade individual de cada membro da equipe a qualquer momento. Se você perceber que alguém está particularmente sobrecarregado, basta arrastar e soltar as tarefas dessa pessoa na visualização de Gestão de recursos para reequilibrar o trabalho e manter todos trabalhando da melhor forma possível.
Priorize o trabalho certo e alinhe as equipes às iniciativas estratégicas com as Metas
Criar uma cultura de responsabilização não levará a sua equipe tão longe quanto poderia se vocês não estiverem priorizando o trabalho certo para alcançar as metas. Uma pesquisa mostra que a maioria dos funcionários não tem uma compreensão clara sobre como o seu trabalho se relaciona às metas da empresa, nem sobre quais foram as metas corporativas estabelecidas. Muitas vezes, esse desalinhamento é um sintoma do monitoramento de metas em planilhas e slides, portanto, desconectado do trabalho diário.
As Metas, o mais novo recurso da Asana, ajudam a solucionar esse problema ao fornecer um núcleo de informações único para que você possa definir, monitorar e gerenciar todas as metas da sua equipe, tudo isso dentro da Asana. Assim, é possível priorizar o trabalho certo e visualizar exatamente quando e onde as iniciativas da equipe estão em risco, antes que seja tarde demais. Além disso, você pode vincular portfólios e projetos de apoio às metas para mostrar como o trabalho se desenvolve em direção às iniciativas estratégicas.
Compromisso por uma maior responsabilização
Quando os gerentes e os membros das equipes confiam uns nos outros para a realização do trabalho e se comunicam com clareza e transparência, a equipe inteira prospera. Compartilhe conosco abaixo, no campo de comentários, quais recursos você utilizará para desenvolver mais responsabilização, e se esquecemos de mencionar algum dos seus favoritos!
