10 formas de crear una cultura de responsabilidad en el equipo con Asana
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Sin importar dónde se encuentre trabajando tu equipo, ya sea de forma remota o todos juntos en una oficina, construir una cultura de responsabilidad es la clave para cumplir con tus objetivos y mantener los proyectos al día. Los compañeros de equipo necesitan saber que pueden confiar los unos con los otros en la colaboración de los proyectos; y los gerentes necesitan saber que los colaboradores individuales pueden cumplir con las expectativas y los vencimientos sin tener que recurrir a la microgestión. La comunicación y la transparencia son el eje de la responsabilidad. Los equipos que se comunican con frecuencia y abiertamente entienden las responsabilidades con mayor claridad y cumplen con los acuerdos con mayor facilidad.
Asana ayuda a los equipos a desarrollar la responsabilidad al proporcionar claridad sobre quién está haciendo qué y cuáles son las fechas de entrega de cada trabajo, en una plataforma central. A continuación, te mostramos las 10 características principales que recomendamos para crear tu propia cultura de responsabilidad, desde cualquier lugar.
Para los miembros del equipo
Mantente conectado con la Bandeja de entrada
A diferencia de la bandeja de entrada de tu email, que con frecuencia es más engorrosa que práctica, tu Bandeja de entrada de Asana es una aliada. Aquí no hay correos no deseados. Por el contrario, es el punto central donde se reúne todo el trabajo y las respuestas a solicitudes de todo el equipo. Si se gestiona correctamente, puede ayudarte a generar mayor responsabilidad con menos esfuerzo.
¿Un compañero de equipo te @menciona en un comentario pidiéndote ayuda? Contéstale desde tu bandeja de entrada. ¿Se agregaron tareas nuevas a un proyecto en el que estás trabajando? Asigna una fecha de entrega, agrega colaboradores o modifica la descripción desde tu bandeja de entrada. ¿Se modificó el estado de una entrega de “Sin comenzar” a “En revisión”? Demuestra tu reconocimiento o crea una tarea de seguimiento para revisar con tu compañero más adelante, también desde tu bandeja de entrada. Puedes encontrar más sugerencias sobre cómo usar tu bandeja de entrada como un profesional, con nuestros cinco mejores consejos para gestionar tu bandeja de entrada.
Organiza tu lista de tareas pendientes con Mis Tareas
Mis Tareas es tu lista personal de tareas pendientes de Asana. Te permite visualizar y priorizar tu trabajo diario al mostrarte automáticamente todas las tareas que tienes asignadas con sus respectivos plazos de entrega. La forma más sencilla de crear confianza y responsabilidad con Mis tareas es simplemente finalizando tus tareas en las fechas de entrega establecidas (retomaremos este tema más adelante).
Si tienes muchas tareas asignadas, puedes empezar el día visualizando las tareas en la vista de Calendario u ordenarlas por fecha de entrega para ver qué necesita atención inmediata. Si te encuentras con tareas que están atrasadas o que no podrás trabajar en el día de hoy @menciona al compañero que te asignó dicha tarea e infórmale que necesitas más tiempo. Tu compañero agradecerá el aviso y juntos podrán definir un cronograma más conveniente.
💡Consejo profesional: Mantén tu lista de tareas ordenada y concreta. Organiza y prioriza tus tareas (p. ej., marcándolas para Hoy, Próximo o Más tarde) con los atajos del teclado.
Simplifica la planificación y entrega del trabajo con fechas de inicio, fechas de entrega y dependencias
Estos detalles responden al “para cuándo” de nuestra pregunta “¿quién hace qué y para cuándo?”. Pueden parecer datos menores, pero tienen un gran impacto en la responsabilidad del equipo. Las fechas de inicio informan a los miembros del equipo cuándo pueden empezar a trabajar en una tarea. Las fechas de entrega informan cuándo se espera que se entregue el trabajo. Cuando se usan en conjunto, las fechas de inicio y las fechas de entrega indican el tiempo dedicado a las diferentes actividades y cuándo se puede empezar a trabajar en cada tarea.
Supongamos, por ejemplo, que tu gerente te asigna un informe trimestral con fecha de entrega para el próximo viernes. Al definir las fechas de la tarea de lunes a jueves, dejas en claro que este trabajo será tu prioridad durante toda la semana. Finalmente, las dependencias de la tarea son una excelente forma de comunicar a tus compañeros de equipo que no pueden empezar una tarea hasta que hayas finalizado la tuya. Las dependencias son muy útiles cuando las fechas de inicio y de entrega coinciden (p. ej., tu compañero tiene una tarea asignada para comenzar el lunes, que depende de que tú finalices dicha tarea el mismo lunes).
Agrega un nivel extra de claridad con los campos personalizados
Al igual que las fechas de entrega y dependencias de las tareas, los campos personalizados pueden brindar información sobre una tarea para ayudarte a ti y a tu equipo con los cumplimientos. Algunos de nuestros campos personalizados favoritos son:
- Prioridad: Puedes usar una escala de P0 (prioridad más alta) a P3 (prioridad más baja) para indicarle a tu equipo qué trabajo es más importante en un proyecto dado.
- Progreso de la tarea: Este campo te brinda una visión global del progreso de la tarea (p. ej. sin iniciar, iniciada, finalizada) para que no tengas que contactar a tus compañeros de equipo para pedirles una actualización.
- Requisitos interdepartamentales: Puedes agregar campos personalizados con respuestas binarias (sí o no) para requerimientos que involucran a distintos departamentos como diseño, texto y traducción, y así ayudar a tu equipo a planificar las solicitudes de recursos por adelantado.
💡Consejo profesional: Puedes agregar colores, emojis e incluso enlaces a los campos personalizados para lograr que se destaquen y adaptarlos según tus necesidades específicas.
Transforma las conversaciones en acciones concretas con las integraciones
Seamos realistas, todos somos culpables de solicitar trabajos o favores ocasionales. Pero cuando las solicitudes de trabajo llegan por chat, email u otra herramienta de colaboración, resulta difícil organizarse y cumplir con todo lo que se te pide. Por suerte, Asana se integra con cientos de herramientas de negocios para que puedes transformar tus mensajes y conversaciones en tareas concretas con tan solo unos pocos clics. Algunas de nuestras integraciones favoritas son:
Estas integraciones no solo te ayudan a mantener el nivel de responsabilidad, sino que también permiten que tus compañeros de equipo puedan hacer un seguimiento de las solicitudes y puedan brindar información adicional, como enlaces o archivos adjuntos, para que puedas comenzar a trabajar con toda la información necesaria, en un solo lugar.
Para los líderes de equipo
Supervisa el trabajo de tu equipo con un solo vistazo gracias a los Portafolios
Como líder o gerente de equipo, es probable que seas responsable de varias personas, cada una trabajando en múltiples proyectos con diferentes tareas y logros asociados. El tiempo dedicado a supervisar cada proyecto y garantizar que los miembros del equipo cumplan con sus responsabilidades aumenta rápidamente.
Con los Portafolios puedes obtener una visión integral de todos los proyectos e iniciativas de tu equipo en un solo lugar. Una visualización rápida te permitirá saber qué proyectos están encaminados, cuáles corren el riesgo de retrasarse y cuándo se realizó la última actualización de estado. Desde allí, podrás profundizar en las tareas atrasadas o próximas y hacer un seguimiento con tu equipo para seguir por el buen camino, sin necesidad de recurrir a la microgestión.
Organiza los planes de proyectos complejos con el Cronograma
Cuando coordinas proyectos a gran escala o incluso a largo plazo con tu equipo, es muy importante poder cumplir con los vencimientos. El Cronograma es una vista al estilo de un diagrama de Gantt que puedes usar para ver cómo encaja todo el trabajo junto y para crear planes integrales de proyectos, con responsables, fechas de entrega y dependencias. Si cambian las prioridades, simplemente arrastra y suelta las tareas correspondientes en el cronograma para volver a encaminar a tu equipo, o crea Reglas para ajustar automáticamente las fechas de entrega de las tareas dependientes. En ambos casos, tendrás a todos actualizados con los últimos cambios y responsabilidades para asegurarte de que puedas entregar cada trabajo a tiempo, siempre.
💡Consejo profesional: Puedes convertir las hojas de cálculo en cronogramas con el Importador de CSV de Asana.
Brinda visibilidad sobre el progreso del proyecto con actualizaciones de estado
Si tu equipo se reúne para obtener actualizaciones periódicas de estado o necesitas informar sobre el progreso de un proyecto a un ejecutivo involucrado, los informes de estado son una forma rápida y sencilla de comunicar tus actualizaciones de forma asincrónica.
Con el Estado, puedes crear informes de estado únicos y visualmente atractivos para mostrar los logros y el progreso de tu equipo, o para resaltar tareas específicas, logros y aprobaciones que requieren atención. También puedes acceder a las actualizaciones de estado anteriores para ver el progreso que el equipo ha logrado semana a semana y recomendar cambios respecto al personal involucrado o a las prioridades para mantener los proyectos al día.
Equilibra las prioridades del equipo con la función Gestión de recursos
La clave para gestionar un equipo y asegurar la efectividad de cada miembro es encontrar el equilibrio justo entre las responsabilidades, las prioridades, las tareas diarias y los proyectos.
La función Gestión de recursos te ayuda a alcanzar el equilibrio adecuado entre la productividad y el agotamiento al brindarte mayor información sobre la carga de trabajo de cada miembro del equipo en un momento dado. Si notas que alguien en particular se encuentra sobrecargado, puedes arrastrar y soltar tareas desde la vista de la Gestión de recursos para equilibrar el trabajo y mantener a todos con el mejor rendimiento.
Prioriza el trabajo correcto y alinea a los equipos con las iniciativas estratégicas mediante la función Objetivos
Crear una cultura de responsabilidad solo ayudará a tu equipo si además logras priorizar el trabajo correcto para alcanzar tus objetivos. Las investigaciones han demostrado que la mayoría de los empleados no tienen una clara visión de cuáles son los objetivos que ha establecido la empresa ni de cómo su trabajo se vincula con los objetivos de la empresa. Esta falta de alineación suele ser un síntoma de quienes hacen un seguimiento de objetivos en hojas de cálculo y diapositivas que no se conectan con el trabajo diario.
Nuestra nueva función Objetivos soluciona este problema al brindar una fuente única de referencias para establecer, gestionar y hacer un seguimiento de todos los objetivos de tu equipo, directamente en Asana. Esto te permite priorizar el trabajo correcto y ver exactamente cuándo y dónde las iniciativas del equipo se encuentran en riesgo, antes de que sea demasiado tarde. Puedes vincular proyectos y portafolios a los objetivos para mostrar cómo el trabajo contribuye con las iniciativas estratégicas.
Comprometerse con una mayor responsabilidad
Cuando los compañeros de equipo y los gerentes confían entre sí para hacer el trabajo y comunicarse con claridad y transparencia, todo el equipo prospera. Cuéntanos en los comentarios que se encuentran debajo qué funciones usarás para crear una mayor responsabilidad o si nos hemos olvidado de alguna de tus funciones favoritas.
