Asana の展開を成功させる 3 つのヒント
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編集メモ: このブログ記事は、The Seattle School のマーケティングおよびコミュニケーションディレクター、Ashley Wright 氏による寄稿記事です。
1 年前、シアトル中心部にある神学校と大学院である The Seattle School of Theology & Psychology の経営チームは、事務方のために Asana を導入することを決定しました。その年の戦略目標の一つが、柔軟なコラボレーションを支援する効果的なシステムと組織を作ることだったためです。私たちは大きな変化の時期を迎えており、デジタルプロダクトやオンラインプログラムという重点分野での成長を目指して準備を進めていました。その支援として、コラボレーション強化の努力やシステムが非常に重要だったのです。Asana 導入の 1 年目に確実に展開に成功するために、私たちはそのカギとなる次の 3 つのことを実施しました。
Asana に適したケースを構築する
高等教育機関として、私たちは研究や調査に重きを置いています。Forrester Wave のレポートで、Asana がコラボレーションのためのワークマネジメントのリーダーに挙げられていることを知って、私たちはコラボレーションの目標を達成するために、正しいツールを選択したと確信しました。すでに 8 つのチームで無料版の Asana を使っていたので、それをさらに広げて、協働的なワークマネジメントに活用したいと考えました。
戦略的なコラボレーション目標を念頭に、私は本学の抱える大きな問題点をピックアップして、Asana を活用すれば各チームがいかにうまく連携できるかを示すことにしました。
問題点: オンボーディングやイベント計画、キャンペーンのワークフローなど、反復可能なプロセスを一から作成しなくてはならない。このため、貴重な時間が失われ、プロセスの改善ポイントを探すことができない。
- 解決策: 反復可能なプロセスのプロジェクトテンプレートを作成することで、誰がいつまでに何をするのかを簡単に確認して、複数のチームが協力してマイルストーンを達成できる。
問題点: 新しいオンラインコースを計画、リリースする際に、セールスチームと製品チームが変更やアップデートの最新情報を追跡できない。
- 解決策: プロジェクトステータス更新とマイルストーンによって、進捗を追跡し、タイムラインビューで、プロジェクト全体のタスクの依存関係を視覚的にわかりやすく確認する。
問題点: 人事と経理部門は大部分の承認やリクエストを紙の様式に頼っており、それぞれの仕事がプロセスのどの段階にあるのか追跡しにくい。
Asana を使ったこうした問題点の解決策についてビジョンが定まると、私たちはすぐにそれに全力で取り組みはじめました。しかし、こうしたプロセスの改善には労力がかかること、そして成功するにはよく練られたプランが必要であることも理解していました。
Asana の導入に一致して取り組む
組織の大きな変革には計画が必要です。そして 60 名のスタッフに新しいツールを導入することは大がかりなプロジェクトと言えます。これまでにこうしたツールの導入に失敗した経験が何度かあったため、Asana の導入をいかに計画し、その使い方のトレーニングをスタッフにどう提供するかに、コラボレーション改善の目標の成否がかかっていると考えました。
そこで利用できる学習のチャンスは最大限利用しました。Asana のカスタマーサクセスマネージャーによる計画とトレーニングのセッションをフル活用し、スタッフに Asana Together World Tour イベントに参加するよう促し、Asana アンバサダープログラムを受講するように推奨しました。こうしたセッションは、私たちの Asana に関するビジョンと熱意を広める上で重要な決め手になりました。さらに、各チームで「リードユーザー」を決め、トレーナーと連携して Asana の導入をサポートするチームを作りました。このチームの活躍で、たちどころに The Seattle School における Asana のベストプラクティスやルールの概要がまとまりました。彼らの協力で「Asana の使用ガイド」を作成し、現在も改訂を続けています。この「ガイド」は新しいユーザーがオンボーディングの際に最初にアクセスするプロジェクトでもあり、プロジェクトの名前の付け方から、タスクのコメントとプロジェクトの会話タブの使い分け方法まで、Asana の利用についてすべてをカバーしています。
このリードユーザーチームをコラボレーションできるスペースにしたことで、私たちがチーム間で育てたいと考えていたコラボレーションのモデルを示すことができました。
使用状況を測定して拡大する
リードユーザーたちと約 3 か月間トレーニングやルールの作成を行ったあと、全 Asana ユーザーに「Asana 理解度調査」というアンケートの記入を依頼しました。80% 以上のユーザーが Asana を非常にうまく使いこなしている、あるいはある程度使いこなせていると回答しました。これは私たちの目標達成への大きな後押しとなり、これまでの展開プランが成功だったことの確認になりました。さらにトレーニングが必要なスタッフを特定して、1on1 でより詳細なトレーニングセッションを設定することで、Asana を理解し、使用法を習得できるように支援しました。新しいスタッフのオンボーディングや新機能のリリースに合わせて、引き続き Asana を使ってチームのコラボレーションをいっそう改善する新たな方法を探っています。
つながりを中心に
Asana は本学のスタッフが日々、協力して仕事をする上で、大きな役割を果たしています。現在、プロジェクトの進捗更新の確認、イベントの計画、支出の承認取得、ワークフローやプロジェクトの更新や再現など、すべてが明確になり、簡単に行えるようになりました。Asana にはコラボレーションを後押しするさまざまなクリエイティブなツールが備わっています。Asana によるつながりとコラボレーションの向上を通じ、職場の関係を変革するというミッション達成に向けて、今後もチームが邁進していくものと信じています。
