Les astuces d’Asana : passer rapidement de la demande initiale à la livraison finale

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Si votre équipe réceptionne des demandes de travail, vous savez à quel point il peut être difficile de les traiter en temps utile, de manière efficace et sans que cela ne devienne un casse-tête. Vous devez non seulement assurer la bonne réception de toutes les informations nécessaires, mais également garantir que les demandes sont traitées dans le bon ordre et qu’aucune tâche ne se perd dans la bataille. 

Heureusement, vous n’avez à pas à tout porter sur vos épaules ! Nous vous avons en effet concocté une méthode plus efficace : mettez en pratique ces quatre conseils Asana pour simplifier l’ensemble du processus, de la demande initiale à la livraison finale. 

Étape n° 1 : simplifier le processus de réception des demandes avec les Formulaires

Premier obstacle dans le processus de réception des demandes : comment s’assurer que toutes les informations dont vous avez besoin sont bien transmises au bon endroit dès le départ ? Si vous n’avez pas mis en place de procédure officielle, vous devez certainement recevoir des demandes en provenance de nombreuses sources : e-mails, messages Slack et peut-être même sous la forme de tâches isolées sur Asana. 

Lorsque les demandes sont éparpillées entre différentes applications et ne suivent pas toutes le même modèle, difficile de savoir si tout a bien été traité. Afin d’éviter cela, servez-vous des Formulaires Asana pour poser les bonnes questions et simplifier le processus, aussi bien pour vos collègues que pour vous-mêmes. Tout le monde peut remplir et envoyer ce type de formulaire, même les personnes extérieures qui ne disposent pas d’un compte Asana. 

Et désormais, grâce à l’arborescence des formulaires, vous pouvez élaborer vos formulaires de manière à ce que les membres de votre équipe ou vos clients ne répondent qu’aux questions pertinentes. Les phrases comme « Si vous avez répondu Oui à la question précédente… » ne sont plus qu’un mauvais souvenir. Il suffit à la place de configurer un formulaire dynamique qui ne présente que les questions utiles en fonction des réponses saisies.

Étape n° 2 : automatiser les tâches manuelles avec les Règles

Une fois toutes les informations nécessaires recueillies, il est essentiel de les transmettre aux bonnes personnes. Généralement, cette étape est manuelle et chronophage, ce qui vient empiéter sur les tâches les plus utiles. Les Règles sont là pour y remédier et s’assurent que tous les détails arrivent à bon port. 

Une règle est constituée de deux éléments : un déclencheur et une action. Pour automatiser votre processus de demande de travail, commencez par utiliser comme déclencheur l’ajout d’une nouvelle tâche au projet (ce qui se produit pour chaque formulaire envoyé). Ensuite, configurez l’action de votre choix. Vous pouvez attribuer automatiquement des tâches à vos collègues, ajouter ces derniers en tant que collaborateurs, modifier les valeurs des champs personnalisés, ajouter les tâches à d’autres projets, etc. Les possibilités sont nombreuses ! Consultez le guide d’Asana pour en savoir plus.

💡Astuce : les clients Asana Business et Enterprise ont la possibilité de choisir plusieurs déclencheurs et actions par règle. Par exemple, vous pourriez créer une règle avec deux déclencheurs et une action sur ce modèle : si une nouvelle tâche est ajoutée au projet et si elle possède une échéance -> attribuer cette tâche à tel membre de l’équipe.

Étape n° 3 : suivre la charge de travail de l’équipe avec la Gestion des ressources 

Une fois le travail attribué, vous devez pouvoir vous assurer que personne n’est submergé de demandes. C’est pourquoi aucun processus de réception des demandes ne saurait être complet sans système de gestion des ressources. 

Servez-vous de la Gestion des ressources pour suivre en temps réel la charge de travail de chacun à partir d’une vue centralisée. Ainsi, vous serez à même de réattribuer les tâches et d’éviter à vos collègues de finir en burnout, le cas échéant.

Étape n° 4 : faciliter le partage des retours et le processus d’approbation

Dans le cas de demandes de création, quelles qu’elles soient, vous aurez certainement besoin d’intégrer un processus d’approbation. Sans système adéquat, le feedback risque de se perdre, et des livrables pourtant proches de leur version finale peuvent mettre des jours à arriver. Et ce n’est pas tout, puisque c’est toute la communication autour du feedback qui se complique.

Pour simplifier l’ensemble du processus d’approbation, il suffit de marquer une tâche Asana classique comme Approbation. L’habituel bouton Marquer comme terminée en haut de la tâche est alors remplacé par trois options : Approuver, Demander des modifications et Rejeter. Ainsi, les personnes responsables peuvent communiquer leurs attentes d’un seul clic, en toute transparence. 

💡Astuce : la fonction Révision (bouton Donner son avis) permet d’indiquer toute demande de modification ou suggestion directement sur un PDF ou une image. Cliquez simplement sur la pièce jointe en question et ajoutez une note pour expliquer clairement ce qui doit être changé. Cette note prend la forme d’une tâche, avec un responsable et une échéance.

Créez votre processus de réception des demandes de travail sur Asana

Intégrez votre processus de réception des demandes de travail à Asana pour que plus rien ne vous échappe. C’est déjà fait ? Partagez vos meilleures astuces dans les commentaires ci-dessous !