Podcasts de zero a dez: como a Caspian Studios produz podcasts B2B com a Asana

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

O diretor executivo da Caspian Studios, Ian Faison, afirma que a “revolução do áudio sob-demanda” ainda está em estágio inicial de desenvolvimento. Mesmo assim, o apetite por podcasts tem aumentado vorazmente. Não é mais tão incomum ouvir podcasts ao fazer exercícios, no trajeto de casa para o escritório ou em longas viagens. 

Porém, a transição para o trabalho remoto e os eventos virtuais como resultado da COVID-19 têm gerado demanda por um novo tipo de podcast: os podcasts corporativos B2B, em que empresas podem engajar suas comunidades e proporcionar valor em um formato novo e digitalmente acessível. Ian e o diretor de conteúdo, Ben Wilson, estão na linha de frente desse campo, e a Caspian Studios oferece o que chama de “podcast corporativo como serviço”. Desde fevereiro, ela tem fechado parcerias com empresas como Slack, Zoom, Okta, Oracle, Qualified.com e IBM, entre outras.

Para saber mais sobre o modo de produção e de distribuição dos podcasts da Caspian Studios, tivemos um encontro com Ian e Ben e perguntamos como eles idealizam, criam e promovem os seus podcasts. Vejam o que eles nos contaram:

Pergunta: Antes de falarmos sobre a maneira como vocês produzem tantos podcasts, gostaríamos de saber mais a respeito de vocês dois. 

Ian: Como diretor executivo da Caspian Studios, eu faço de tudo um pouco. Divido meu tempo entre trabalhar com o Ben na criação do conteúdo, e trabalhar com o nosso diretor de sucesso do cliente, Kyle Rusca, gerenciando o relacionamento com os nossos clientes e convidados. Também organizo diversos shows e cuido da sua produção executiva para garantir que tenham a aparência e o toque da Caspian.

Ben: Como diretor de conteúdo, concentro-me no “trabalho nos bastidores”, como gostamos de dizer. Eu trabalho com a nossa equipe de produtores e engenheiros de áudio para transformar um podcast de visão em realidade. Isso inclui supervisionar as fases de iteração, concepção e redação, caso seja um show roteirizado. Depois, realizamos o processo de garantia da qualidade e editamos, para ter certeza de que a qualidade do podcast está dentro dos padrões.

P: O que inspirou vocês a criarem a Caspian Studios?

Ian: Servi o exército durante dez anos e, quando saí, queria muito trabalhar com vendas e marketing. O meu gerente na época não era o melhor dos mentores, então comecei a recorrer aos podcasts, e esse interesse fez-me perceber que havia outras pessoas como eu — profissionais buscando as práticas de negócios inovadoras das pessoas mais inteligentes do mundo — que queriam acessar os executivos e profissionais com esse conhecimento. Por sua vez, havia muitos executivos e profissionais que tinham o conhecimento, mas não tinham uma boa maneira de compartilhar as suas histórias. 

Esses dois grupos — profissionais e executivos — são unidos por um terceiro grupo: as equipes de marketing e as empresas de tecnologia corporativa B2B, que querem uma solução expansível, engajadora e completa para proporcionar valor a seus públicos e clientes. 

Os nossos clientes são diretores e equipes de marketing que desejam criar um podcast incrível e não querem fazer o trabalho todo sozinhos. Eles querem alguém que tenha a experiência necessária e que já tenha feito isso muitas vezes. Nós trabalhamos com cada etapa do processo criativo do podcast: idealização, criação, publicação, criação de site, elaboração do boletim informativo por e-mail, ativos de mídia social, o que for preciso. Se a pessoa vai investir dinheiro em um podcast, ela quer ter a certeza de que o estamos realmente divulgando para novos públicos. Fazemos tudo isso. E o nosso trabalho se integra ao marketing, à geração de demanda e ao mecanismo de vendas dessas empresas. 

 O nosso trabalho na Caspian Studios é proporcionar uma experiência fenomenal ao cliente, criando, por fim, um show excelente. Nós estamos aqui para ajudar os nossos clientes a criarem um show de que tenham orgulho, que os ouvintes adorem e do qual os convidados queiram participar.

Como os podcasts B2B, especialmente aqueles das empresas corporativas, diferem dos podcasts “tradicionais”?

Ian: Eu acredito que os podcasts significam coisas diferentes para pessoas diferentes. Existem inúmeras empresas de produção ao consumidor que estão criando esses shows de sucesso esmagador, mas ninguém estava voltado ao B2B.

“Para mim, nesse mercado mal atendido há pessoas que querem saber como os líderes executivos podem melhorar as suas empresas de modo profissional, organizado e bem executado.”

Ian Faison, diretor executivo da Caspian Studios

Por exemplo, existem equipes de marketing criativo que estão na vanguarda de seus setores. Elas têm muitos segredos e lições excelentes a compartilhar com as outras pessoas que trabalham no mesmo setor. É um serviço totalmente diferente de um podcast tradicional, que é mais voltado para os esportes, cultura pop ou política. Nós criamos podcasts para ouvintes específicos. Por exemplo, o nosso podcast Demand Gen Visionaries foi criado para profissionais de marketing. Já o nosso podcast Over the Edge foi criado para profissionais da área de computação. O nosso objetivo é proporcionar entretenimento educativo com um podcast útil e interessante, com informações que ajudem o ouvinte a se tornar um profissional melhor. Pode ser algo que venha a fazer parte da rotina semanal ou mensal desse ouvinte, e que o ajude a ficar por dentro do que está acontecendo na linha de frente do assunto, vindo diretamente da boca das pessoas que trabalham com isso.  

Pergunta: Pode nos dar mais informações sobre o processo de criação dos podcasts? O quanto eles são padronizados e o quanto variam de podcast para podcast? 

Ben: Depende do estilo do show. Nós temos modelos de padronização de projetos para cada estilo: entrevistas, narrativas ou uma mistura delas, e ajustamos esses modelos de acordo com as necessidades do cliente. 

Por exemplo, em um show estilo entrevista, começamos por identificar quem será entrevistado. Depois, preparamos tudo para a entrevista, incluindo as perguntas que serão feitas e o que mais precisarmos no processo de pré-produção. Depois da entrevista, seguimos com o processo de pós-produção, que inclui edição, inserção de áudio adicional, aprovações, etc. Por fim, lançamos o episódio e o promovemos, e ele chega então aos feeds dos ouvintes.

Ian: A Asana é essencial para nós. Cada aspecto do episódio precisa ser feito corretamente e em uma ordem específica, além de outros detalhes, como os nomes e cargos das pessoas, que precisam ser conferidos com precisão. Nós criamos modelos de projetos personalizados com algo entre 18 e 20 tarefas por episódio. Começamos com uma base sólida e então personalizamos o modelo para o show conforme necessário. Para nós, é crucial acompanhar cada passo do projeto em um único local, para que nada seja esquecido.

Pergunta: Existem tantas partes no processo de produção de um podcast… Como vocês monitoram todo esse trabalho na Asana?

Ian: Lançamos a empresa em fevereiro e uma das primeiras coisas que fizemos foi adquirir a Asana. Eu sabia que usaríamos a Asana para acompanhar o nosso processo desde o primeiro show que criamos, o Winning Retail.

“Se não estiver na Asana, não acontece.”

Ian Faison, diretor executivo, Caspian Studios

Quando começamos um novo show, como o nosso CIO Confidential em parceria com a Okta, o Box, o Slack e o Zoom, criamos uma equipe na Asana e incluímos as pessoas que trabalham nesse show como membros. Depois, cada episódio é gerenciado em um projeto e passa pelo processo de pré-produção, pós-produção e pós-lançamento, com cerca de quatro a dez tarefas em cada uma dessas etapas. 

Ben: Também criamos uma pasta do Google Drive para cada show, e damos acesso à pasta a todas as pessoas da equipe. Dessa maneira, podemos criar documentos e planilhas e compartilhá-los na Asana através da integração com o Google Drive, sem nos preocuparmos se a pessoa terá acesso ou não. 

Ian: É fundamental ter tudo num único lugar. Como mencionei anteriormente, criamos um vasto conteúdo para cada episódio, e todos esses ativos precisam ser criados, aprovados e publicados. 

Pergunta: Como vocês usam a Asana para garantir que estão todos em sintonia?

Ben: A nossa equipe interna é bem pequena, mas trabalhamos com freelancers e prestadores de serviço extremamente talentosos em muitos de nossos shows. Quando integramos um novo produtor, incluímos essa pessoa em um projeto existente e deixamos que ela se familiarize com o processo. Em todos os modelos de projetos, cada tarefa tem o conteúdo e os detalhes exatos de que um produtor precisa para concluir aquela etapa. Isso facilita muito, e tem nos ajudado a expandir. Agora temos dez shows sendo criados simultaneamente, e os modelos na Asana facilitam a integração dos novos produtores para que possam começar a trabalhar de imediato. 

Pergunta: Quais são as suas melhores dicas para a produção de podcasts com a Asana? 

Ian: Sem dúvida, criar uma equipe para o show e usar um modelo de projeto com todas as tarefas inclusas. Assim, você pode copiar o modelo para cada episódio novo. Nos podcasts, existem muitas tarefas pequenas e pouco expressivas que podem ser facilmente esquecidas. Sempre que aparecer uma nova tarefa recorrente, basta incluí-la no seu modelo para que não seja esquecida durante o desenvolvimento do trabalho.  

Ben: Uma coisa imprescindível na criação de podcasts em geral é a consistência. Os podcasts costumam fazer parte da rotina do ouvinte, então ele precisa saber que, quando entrar no feed, o seu podcast estará lá para ele ouvir. Acho que é nesse ponto que muitos criadores de podcasts erram: eles produzem alguns episódios e param. A consistência realmente ajuda a desenvolver uma relação com o público para que ele possa integrar o seu conteúdo como parte da rotina. Os modelos da Asana são essenciais para nos ajudar a manter a consistência. Sabemos exatamente o que precisamos de fazer para lançar o episódio na data correta e promovê-lo ao nosso público.

Ian: Por fim, eu diria que o mais importante é criar conteúdo para o seu público. Para acertar, é preciso ter um profundo entendimento da persona desse público, o motivo pelo qual ele está ouvindo o show e o local de onde está ouvindo. Tudo o mais deriva disso.

P: Quais são os próximos planos da Caspian Studios?

Ian: Produziremos inúmeros shows no ano que vem. Estamos conversando com várias empresas no momento, e desenvolvendo shows que abrangem diferentes assuntos. Estamos sempre produzindo podcasts em série de nível corporativo e líderes no setor, então, se você tiver interesse, acompanhe os nossos canais de comunicação. Se quiser um podcast personalizado, fale conosco! 

Nossa inspiração vem de clientes como a Caspian Studios, que está usando a Asana para realizar a sua missão. Veja o que equipes do mundo inteiro estão fazendo com a Asana.