Consejos de Asana: 4 formas de estar más organizado en el trabajo este nuevo año que llega

Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués o japonés.

Año nuevo, vida nueva. Pero… ¿los mismos hábitos para organizarte? No, gracias. 

Si has prometido que este año serás más organizado, no estás solo. Según el Índice de la anatomía del trabajo 2021, ser más organizado y terminar el trabajo a tiempo es uno de los tres propósitos principales para el 2021. Pero a pesar de que millones de personas en todo el mundo se fijan metas para el año nuevo, encuestas anteriores han demostrado que menos del 8 % realmente las cumplen. El motivo es que las promesas de año nuevo son versiones ambiciosas de lo que las personas quieren ser. Cuando un año nuevo comienza, hacer una promesa para el año venidero es una excelente manera de mostrar tus intenciones al mundo. 

Pero si lo que te prometiste es tener el trabajo bajo control en el 2021, tienes suerte; estás por formar parte del 8 % de las personas que cumplen las metas de Año Nuevo. Prueba estos cuatro consejos para cumplir lo que te has propuesto y desarrollar tus habilidades organizativas en este nuevo año con Asana.

1. Arranca el día con Mis tareas y la Bandeja de entrada

La mejor manera de organizar el trabajo es empezar con una imagen clara de lo que tienes pendiente. Con Mis tareas y la Bandeja de entrada puedes ver todo lo que tienes asignado (Mis tareas) y las notificaciones relevantes sobre los trabajos que sigues (Bandeja de entrada). 

Comienza el día con Mis tareas. Si todavía no lo has hecho, organiza tu bandeja de Mis tareas con las secciones. Usa Tab + N para crear una sección y organizar mejor tu trabajo en Mis tareas. Organiza las secciones por tipo de tarea, prioridad, alcance o por los trabajos que se encuentran bloqueados. Para más inspiración, mira algunos ejemplos de estrategias organizativas para Mis tareas.

Después, revisa la Bandeja de entrada para ver si hay notificaciones nuevas. La Bandeja de entrada es el punto de control para cualquier notificación relevante. Para usar la Bandeja de entrada de un modo más eficiente, identifica y archiva las notificaciones, así el desorden se irá reduciendo. Una vez que veas una notificación, respóndela o crea una tarea de seguimiento a fin de capturar el trabajo. Después, archívala. 

2. Mira la información clave del proyecto con el Resumen

Cuando te enfrentas a un proyecto nuevo, a veces puede ser difícil entender cuál es el plan y cuáles, los objetivos del proyecto. Las cuatro vistas principales de proyectos son excelentes para gestionar y llevar a cabo los trabajos. Pero también necesitas contar con una base donde planificar y organizar todo. 

Este es el motivo por el que presentamos el Resumen del proyecto, el sitio que reúne todo lo necesario para que tengas claridad y compartas contexto. En el Resumen del proyecto puedes organizar toda la información más importante del proyecto, como el brief del proyecto, los roles de quienes participan en él, documentación importante, logros clave y mucho más. 

Organízate con el Resumen del proyecto:

1. Completa el resumen de todos los proyectos que gestiones. 
2. Ve al resumen del proyecto siempre que alguien comparta un proyecto nuevo contigo. Desde allí puedes obtener toda la información que necesitas sobre el plan y el propósito de cada proyecto. 
3. Revisa el resumen del proyecto con frecuencia. Allí podrás hallar todas las actualizaciones de estado y también, las notificaciones recientes con información importante. 

3. Automatiza el trabajo con las Reglas

Uno de los motivos por los que nos sentimos desorganizados en el trabajo es que todas las pequeñas tareas ocupan espacio en nuestra mente y nos restan parte de nuestro preciado tiempo. De hecho, los empleados dedican en promedio el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, en vez de dedicarlo a las estrategias y al trabajo cualificado. Para organizarte mejor y centrarte en el trabajo que importa, usa las Reglas; reducirás parte del trabajo manual. Para crear una regla, primero deberás definir el disparador. Cuando el disparador se active, se producirá una acción. 

Usa las Reglas para:

• Distribuir el trabajo a los miembros correctos de los equipos. Asegúrate de que tu proyecto cuente con un campo personalizado relacionado con el trabajo del equipo (p. ej., crea un campo personalizado de “Tipo de solicitud” para asociar los trabajos que hace cada miembro del equipo en particular). Después, usa las reglas para asignar automáticamente las tareas en base a ese campo personalizado (p. ej., asigna todas las tareas de “ilustración” a Dave o todas las de “redacción” a Blaire).
• Clasificar los envíos de tareas con los Formularios. Si tienes un formulario preparado para tu proyecto, los envíos nuevos que se hagan de los formularios aparecerán como tareas. Crea una regla para agregarte automáticamente y para agregar también a los demás involucrados como colaboradores de la tarea; para que no se pierda en medio del desorden. O bien, si debes responder a todos los formularios enviados dentro de las 48 horas de recibidos, asígnate los envíos a ti mismo y define como fecha de entrega dos días después de haberlos recibido.
• Agregar tareas a otros proyectos. Por ejemplo, si das seguimiento a todas las ventas en un proyecto principal que abarca a todo el departamento, no te será conveniente agregar cada venta de forma manual al proyecto del equipo. En cambio, crea una regla que agregue automáticamente las tareas al proyecto principal del departamento cada vez que se actualice un campo personalizado (p. ej., “Venta cerrada”) o cuando una tarea se cambie a alguna otra sección específica dentro de tu proyecto (p. ej., “Ventas en curso”).
• Mover automáticamente las tareas a través del tablero de tu proyecto. Si trabajas en un equipo técnico, probablemente uses la vista de Tablero para dar seguimiento a los procesos continuos, como el seguimiento de errores o la planificación de sprints. La belleza de las vistas de proyectos al estilo Kanban nos permite apreciar detalles de un vistazo acerca del estado de las tareas, según las columnas en las que se encuentren. En vez de mover las tareas de forma manual entre las columnas, crea una regla para mover tareas a ciertas columnas en particular según sus campos personalizados. Tanto tu equipo como tú podrán centrarse exclusivamente en su próximo sprint.

4. Obtén una vista panorámica del trabajo con los Portafolios

A veces, puede parecer que uno hace malabares, pero no del bueno, cuando hay que gestionar varios proyectos a la vez. Para reducir el desorden mental y aumentar la organización en el trabajo, agrupa los proyectos e iniciativas similares con los Portafolios. 

Los Portafolios son excelentes para organizarte si:

• Gestionas un equipo pequeño pero te cuesta ver el trabajo de forma organizada. Incluso si el trabajo se captura en diferentes proyectos, puedes usar los Portafolios para ver todo en un solo lugar. De este modo, en vez de tener que andar buscando dónde están los proyectos importantes, tienes acceso al trabajo de todo el equipo en un lugar central. 
• Gestionas iniciativas que abarcan varios departamentos y procesos complejos. Sin un panorama preciso ni un sistema organizado para controlar el trabajo, los proyectos se pueden retrasar fácilmente; pero claro que es difícil acordarse de controlar todos los proyectos. En cambio, coloca todos los proyectos que supervisas en un mismo portafolio para adquirir una vista panorámica de los estados de todos los proyectos desde un solo lugar. Entonces, si el estado de un proyecto está en riesgo o con retraso, podrás analizar el trabajo en profundidad para poder volver a poner el proyecto en curso. 
• Quieres empezar con la gestión de recursos. La gestión de recursos es una excelente opción para brindar apoyo a tu equipo y evitar el agotamiento. Según el Índice de la anatomía del trabajo 2021, el 71 % de los trabajadores cognitivos manifiestan haber sufrido algún tipo de agotamiento al menos una vez durante el 2020. Con los Portafolios, también puedes acceder a la Gestión de recursos, para poder ver exactamente qué tiene pendiente cada uno en todos los proyectos que gestionas. En base a esa información puedes reasignar muy fácilmente las tareas en caso de que el trabajo de alguien exceda su capacidad productiva.

Año nuevo, vida nueva

Empieza el año nuevo con el pie derecho. Después de este 2020, es algo que necesitamos todos. Y ten en cuenta que estos consejos no son solo para enero. Con estos cuatro consejos, puedes forjar hábitos laborales excelentes para el 2021 y así continuar avanzando con los objetivos de tu organización a lo largo de todo el año. 

Para más consejos, lee acerca de las Mejores prácticas en el blog de Asana.