Asana ヒント: 新しい年に仕事を上手に整理する 4 つの方法
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新しい年、新しい自分。整理の仕方も新しくしましょう。
今年こそは仕事をもっと上手に整理しよう、という目標を掲げる人はたくさんいます。「仕事の解剖学 2021」によると、仕事を上手に整理し、予定通りに完了させることは、2021年の目標でトップ 3 にランクインしています。世界中で数多くの人々が新年の目標を立てはするものの、前回の調査結果では、実際に目標を達成する人はわずか 8% にも満たないことがわかっています。なぜなら、新年の目標は私たちが「こうありたい」と理想とする野心的な自分の姿だからです。新年を迎え、その年の目標を掲げることは、前向きな姿勢を示す素晴らしい手段と言えます。
2021年は仕事をしっかりと、効率よく管理して行こうと決心した方は、目標を達成する 8% の人たちに仲間入りするチャンスです。以下に紹介する 4 つの方法を活用すれば、Asana で仕事を上手に整理するスキルを身に着けて、新年の抱負を達成できます。
1. 1 日はマイタスクと受信トレイからスタート
仕事を整理する最適な方法として、まず最初にその日の予定を明確にします。マイタスクと受信トレイを使えば、自分に割り当てられているすべてのタスク (マイタスク) とフォローしている仕事に関するすべての通知 (受信トレイ) を確認できます。
マイタスクから 1 日をスタート。セクションを使ってマイタスクを整理するのもおすすめです。Tab + N を使ってセクションを作成すれば、仕事を見やすく整理できます。セクションは、タスクタイプや優先度、スコープ、作業単位別に整理できます。それ以外のアイデアは、マイタスクを使って仕事を整理する方法の例で詳しくご紹介しています。
それから、受信トレイに新しい通知がないかを確認します。受信トレイは、関連する通知を管理するミッションコントロールのようなものです。通知があれば対応し、すべてをアーカイブしておけば、情報が散らかることはありません。これが受信トレイを最も効果的に使用する方法です。通知を読んだら、返信するか、フォローアップタスクを作成して、それが済んだらアーカイブします。
2. プロジェクトの概要を使って、プロジェクトの主な情報を表示する
プロジェクトに新しく参加するとき、その計画と目標を把握するのが難しいことがあります。プロジェクトの 4 つのメインビューは、作業の管理と実行にとても便利ですが、作業の計画と整理を行うためのホームベースが別途必要となります。
そのために Asana が導入したのが、プロジェクトの概要です。チームのために透明性を高め、コンテキストを共有するワンストップショップとしての役割を果たします。「プロジェクトの概要」を使えば、プロジェクトの要旨や関係者の役割、重要なドキュメント、主要なマイルストーンなど、プロジェクトを計画する上で最も重要な情報をすべて整理できます。
以下の方法でプロジェクトの概要を使って仕事を整理できます。
- 管理しているすべてのプロジェクトで概要を入力します。
- 誰かから新規プロジェクトを共有されるたびに、プロジェクトの概要にアクセスしましょう。プロジェクトの計画と目標について必要なすべての情報を確認できます。
- プロジェクトの概要を頻繁に確認します。プロジェクトのすべてのステータス更新や重要な情報に関する継続的なアクティビティフィードを確認できます。
3. ルールを使ってルーチン作業を自動化する
仕事が整理されていないと感じる理由の 1 つとして、頭の中のスペースと貴重な時間を占める細々としたタスクの存在があります。実に、一般的なナレッジワーカーは、1 日の 60% を戦略的な作業や専門性を要する作業ではなく、仕事のための仕事に浪費しています。大切な仕事をうまく整理し、集中力を高める方法として、ルールを使い、こうした手作業をある程度減らすことができます。ルールを作成するには、まず最初にトリガーを定義します。そのトリガーが発生すれば、それに合わせてアクションが実行されます。
ルールを使って以下のようなことを行えます。
- 仕事を適切なチームメンバーにルーティングする。 プロジェクトにはチームの仕事に関連するカスタムフィールドを作成しましょう (例: 各チームメンバーが担当する異なる作業にマッピングされる「リクエストタイプ」のカスタムフィールドを作成する)。そして、ルールを使い、そのカスタムフィールドを基に自動的にタスクを割り当てます (例: 特定のメンバーにすべての「イラスト」タスクやすべての「コピーライト」タスクを割り当てる)。
- フォーム送信により作成されたタスクをトリアージする。プロジェクト専用のフォームをセットアップすると、フォーム送信がタスクとして表示されます。自動的に自分自身と重要な関係者がコラボレーターとしてタスクに追加されるルールを作成すれば、タスクが混乱の中で失われることはありません。また、48 時間ですべての送信に回答すると決めている場合は、送信されるフォームの対応作業を自分自身に割り当て、その期日をフォームの受信日の 2 日後に設定します。
- タスクを別のプロジェクトに追加する。たとえば、 部門全体で取り組むメインのプロジェクトで、セールスチームによって成立されるすべての取引を追跡するという場合、チームプロジェクトで成立される新しい取引をメインのプロジェクトに 1 つずつ手作業で追加していたのでは手間がかかります。そこで、カスタムフィールドが更新される (例:「取引成立」に更新される)、またはタスクがプロジェクト内の特定のセクションに移動される (例:「進行中の取引」のセクションに移動される) ときに、こうしたタスクを自動的に部門のメインのプロジェクトに追加するルールを作成します。
- ボードプロジェクトでタスクを自動的に列ごとに進める。エンジニアリングチームに参加している方は、バグ追跡やスプリント計画など、進行中のプロセスを追跡するのにボードビューをお使いではないでしょうか。かんばんスタイルのプロジェクトビューを使うメリットは、タスクのある列を見れば、そのステータスが一目でわかるという点です。手動で各タスクを列ごとに移動させるのではなく、各々のカスタムフィールドに応じて特定の列に移動させるルールを作成しておけば、チームメンバー全員が次のスプリントに集中できます。
4. ポートフォリオを使って作業の現状を俯瞰する
複数のプロジェクトを管理していると、ジャグリングをしているような気分になることがあります。それも、楽しいということではありません。頭の混乱を減らし、仕事を上手に整理するには、ポートフォリオを使って類似のプロジェクトとイニシアチブをグループ化すると便利です。
以下が当てはまる場合は、ポートフォリオで仕事を整理すると非常に便利です。
- 小規模のチームを管理していて、仕事について整理されたインサイトを得られなくて苦労している場合。作業が複数のプロジェクトにまたがっている場合でも、ポートフォリオを使えばすべての情報を 1 か所に表示できます。そうすれば、チーム全体の作業を 1 か所で確認できるため、関連する各プロジェクトをわざわざ検索する手間が省けます。
- 部門をまたぐイニシアチブや複雑なプロセスを管理する場合。入念な監視体制や、作業の現状を確認するための体系化されたシステムがなければ、プロジェクトは軌道から外れやすくなり、各プロジェクトの現状を確認するのも忘れがちになってしまいます。代わりに、管理しているすべてのプロジェクトをポートフォリオに入れておけば、1 か所で各プロジェクトのステータスを俯瞰できます。そうすれば、たとえプロジェクトがリスクありや要対応のステータスに陥っても、その原因となっているタスクを掘り下げて、プロジェクトをまた軌道に乗せることができます。
- ワークロードマネジメントに着手したい場合。ワークロードマネジメントは、チームを支え、メンバーのバーンアウト (燃え尽き症候群) を防ぐのにもってこいの手段です。「仕事の解剖学インデックス 2021」によると、ナレッジワーカーの 71% が 2020年の間に少なくとも一度はバーンアウトを体験したと報告しています。ポートフォリオでは、ワークロードも確認できるので、自分が管理する複数のプロジェクトにおいて各メンバーが抱える正確な仕事量を確認し、仕事量の多すぎるメンバーがいれば、簡単にタスクを再割り当てできます。
新しい年、新しい自分
新しい年は、全力で好スタートを切りましょう。2020年を乗り越えた今、誰もが好スタートを必要としています。また、これらのヒントは 1 月だけを意識したものではありません。これら 4 つのヒントを活用すれば、2021年を通して素晴らしい仕事習慣を身に着け、次の新年に向かって引き続き組織全体の目標を前進させることができます。
この他のヒントを得るには、Asana ブログで他のベストプラクティスについてお読みください。
