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Guia do gerente de como combater a exaustão

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Nota do editor: este artigo foi publicado originalmente no site Quartz.

Infelizmente, o estresse extremo no trabalho deixou de ser um problema pouco conhecido. Ano passado, 71% dos profissionais sentiram-se exaustos pelo menos uma vez. Além disso, a quantidade de profissionais que avaliaram sua saúde mental como péssima subiu de 5% para 18%, sendo que 42% classificaram o próprio nível de estresse como alto ou altíssimo. Esse nível elevado de estresse e pressão é um sinal claro dos tempos em que vivemos.

Nessa mesma pesquisa, que faz parte do índice Anatomia do trabalho 2021 da Asana, quase metade dos entrevistados mencionaram o excesso de trabalho como principal agente causador da exaustão. Ou seja, o inimigo está dentro do escritório. Junto com os eventos de 2020 (uma pandemia global, eleições decisivas nos EUA e o mundo todo lidando com racismo e antinegritude sistêmicos), é surpreendente que as pessoas ainda consigam ir trabalhar.

Os efeitos do excesso de trabalho vão além dos funcionários a nível individual; à medida que a exaustão aumenta, o engajamento diminui, e a empresa inteira sente o impacto. Mesmo assim, os gerentes podem implementar várias mudanças para ajudar a reduzir a exaustão e o estresse, aumentar a clareza e o foco dos funcionários, e reforçar a resiliência das empresas. 

1. Abra um canal de diálogo

Os gerentes precisam ser comunicadores proativos, criando um diálogo aberto no qual todos se sintam à vontade para compartilhar suas experiências. Fóruns de feedback, como reuniões individuais e sessões de perguntas e respostas, proporcionam aos funcionários um espaço para compartilhar informações valiosas com os líderes, que, por sua vez, podem usar esses dados para moldar a cultura da empresa e evitar a exaustão.

Uma comunicação fluida também aumenta a flexibilidade em outras áreas. Permita-se experimentar estilos e práticas de trabalho diferentes, como o método pomodoro ou os sprints de foco. Comece a adotar e ajustar essas práticas, levando em consideração o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, principalmente se estiver trabalhando de casa. Incentive os funcionários a delinearem e comunicarem seus limites, respeite-os e certifique-se de que os outros façam o mesmo.

2. Explique tudo detalhadamente

A flexibilidade não funciona quando não há clareza. Atualmente, 26% dos prazos são perdidos a cada semana, devido principalmente a expectativas inatingíveis ou processos confusos. Para evitar essas ciladas, os gerentes precisam dedicar o tempo necessário a estabelecer instruções ou diretrizes especificas para os projetos com antecedência. Eles também devem estar preparados para atribuir quaisquer importantes funções aos funcionários, aperfeiçoar os processos e superar as dificuldades. Isso ajudará a equipe a começar novas iniciativas a todo vapor e a sustentar um nível real de produtividade, além de evitar a perda de prazos.

Se alguma tarefa passar despercebida, o que pode acontecer com qualquer pessoa, cabe aos gerentes detectarem ou, pelo menos, apontarem esse deslize. Para isso, os gerentes devem acompanhar de perto os projetos sem cair nas armadilhas da microgestão. É um equilíbrio delicado, mas recursos como as plataformas de gestão do trabalho e o diálogo aberto permitem que os gerentes monitorem a carga de trabalho de sua equipe e coordenem, deem sua opinião ou intervenham sempre que necessário.

3. Promova a autonomia

Os líderes precisam permitir que os funcionários tenham controle sobre como querem trabalhar. Embora ainda seja essencial manter a equipe coesa, dar essa autonomia aos funcionários é uma abordagem saudável que combate a causa principal da exaustão e age dentro do modelo de demanda-controle-suporte, que os gerentes podem usar com funcionários individualmente, com toda a equipe ou mesmo com toda a empresa.

Os princípios básicos desse modelo reduzem a sobrecarga individual, dando aos funcionários mais controle sobre suas tarefas, e aumentam o apoio que lhes permite realizar o trabalho a ser feito. Diminuir a sobrecarga pode traduzir-se em uma redução do alcance de certos cargos que acabaram acumulando responsabilidades de forma excessiva. Aumentar o controle pode surgir na forma de um horário de trabalho mais flexível ou mais horas de folga. Aumentar o apoio envolve mais que desincumbir alguém de uma tarefa. Os seus funcionários precisam de ajuda para pagar alguém que cuide dos filhos? Existe um espaço onde possam desabafar suas frustrações? Demanda, suporte ou controle: um ou mais deles podem ser implementados e ajustados ao contexto da sua empresa.

Outra das principais formas de prestar suporte é reconsiderar o repouso. Os profissionais do conhecimento dormem, em média, menos de sete horas por noite, e então acordam e repetem a rotina no dia seguinte. Também cabe ao líder definir as expectativas e servir de exemplo de como priorizar os momentos de folga e descanso. Incentive momentos de desconexão total, faça cumprir os períodos de férias mínimos e encoraje os funcionários a encerrar sessão nos softwares depois de concluírem seu trabalho.

4. Minimize as distrações

Já se deparou com dificuldades para concluir um trabalho porque estava distraído com outro? O índice Anatomia do trabalho revela que a “organização para o trabalho” (comunicações sobre tarefas, pesquisas de informações, alternância entre aplicativos, gestão de prioridades variáveis e acompanhamento do status dos projetos) preenche 60% do dia de um funcionário. Os funcionários passam menos de metade do dia realizando o trabalho especializado e seguindo a estratégia que foram contratados para fazer e seguir. Como chegamos a este ponto?

Pense em quantos aplicativos e plataformas precisa acessar durante o dia: e-mail, mensagens instantâneas, planilhas, calendários, etc. Encontrar o seu caminho entre tudo isso enquanto monitora as informações que precisa armazenar e compartilhar pode parecer uma corrida eterna em uma daquelas rodinhas de hamster. Ferramentas abrangentes, intuitivas e velozes, como a Asana, permitem-lhe agilizar os processos de gestão do trabalho da sua equipe, eliminando boa parte dos trabalhos repetitivos.

Isso também ajudará os gerentes e funcionários a desmistificar, de uma vez por todas, a realização de mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Nos tempos atuais de glamorização da vida agitada, o que tradicionalmente se conhece por realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo, no fundo, não passa de uma alternância ineficiente entre tarefas, um processo agravado quando se está com todos os aplicativos abertos ao mesmo tempo. Muitas vezes, realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo leva a trabalhos duplicados, perda de prazos e frustração. Em vez disso, os gerentes podem estabelecer um horário que deverá ser reservado para que o trabalho seja realizado de forma ininterrupta, agendando reuniões e comunicações fora desse período protegido.

5. Combata a síndrome do impostor

Quase dois terços dos participantes da pesquisa sentiram na pele os sintomas da síndrome do impostor, uma forma de autodúvida crônica que pode levar os profissionais a se sentirem inadequados, independentemente de suas conquistas ou habilidades. Se os seus funcionários não sentirem que podem contribuir de forma positiva para o sucesso da empresa, bem como para o seu próprio sucesso, eles acabarão desistindo de tentar.

A luta contra a síndrome do impostor começa assim que um funcionário entra na empresa, e deve estar presente no plano de ação de todos os gerentes, principalmente no contexto da COVID-19. Quase 80% dos recém-contratados que passaram a ocupar seus cargos durante a pandemia desenvolveram a síndrome do impostor, em contraste com os 57% que começaram a ocupar seus cargos antes de 2020. Isso pode ter ocorrido porque o trabalho remoto oferece oportunidades consideravelmente limitadas de reunir-se, comemorar conquistas e fortalecer o espírito de equipe entre os colegas. A empresa, o RH, as equipes e, principalmente, os gerentes são coletivamente responsáveis por fazer com que os novos funcionários se sintam bem-vindos desde seu primeiro dia de trabalho. Fazer a integração de recém-contratados à equipe e criar um espaço no qual se sintam confiantes e à vontade para expressas suas ideias, mostrar quem são de verdade e enfrentar desafios motiva-os para que deem o melhor de si no trabalho.

Até mesmo funcionários que trabalham numa empresa há muito tempo podem desenvolver a síndrome do impostor, principalmente pais cujos filhos ficam em casa (67%), o que justifica reforçar uma e outra vez os esforços mencionados aqui. Recorde aos funcionários o valor e genialidade deles comemorando os seus êxitos, publicamente e a sós. Não precisa ser uma comemoração tradicional (afinal, o distanciamento social não acabou), mas reconhecer as conquistas dos seus funcionários diante deles e de outras pessoas dá a todos os membros da equipe, não só ao funcionário em questão, a coragem e a autoconfiança necessárias para que continuem progredindo.

Para mais análises de gestão do trabalho e planos de ação, confira o índice Anatomia do trabalho 2021.

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