Gestión de equipos descentralizados: 3 formas de construir un equipo unido, pese a las diferentes zonas horarias

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Hoy en día, la colaboración es más global y está más conectada que nunca. Como líderes de equipos que están distribuidos por todo el mundo —en Europa, Asia, Australia y EE. UU. (Jessica lidera el equipo de Marketing de Ingresos y Joshua, el de Marketing de Participación de Asana)—, nuestra vida gira en torno a esto todos los días. 

Uno de los aspectos más desafiantes de coordinar un equipo con integrantes ubicados en varias regiones es fortalecer los vínculos del equipo. ¿Cómo creas conexiones estrechas entre países (o regiones) y cómo las mantienes a lo largo del tiempo? 

Puesto que los líderes de algunas organizaciones están comenzando a pensar en cómo reabrirán las oficinas y reunirán a sus equipos, ya sea que trabajen en la oficina, de manera completamente remota o sean equipos híbridos, queríamos compartir lo que hemos aprendido a lo largo de los años como líderes de equipos descentralizados. Te presentamos 3 formas de construir un equipo unido pese a las diferentes zonas horarias. 

Crea conexiones desde el primer día

Cuando las empresas repentinamente tuvieron que comenzar a trabajar de forma remota, los equipos que aún estaban contratando tuvieron que lidiar con la problemática de cómo incorporar empleados nuevos de diferentes lugares. Esto ha sido, y seguirá siendo, una realidad para los líderes de equipos distribuidos a nivel global. 

Dado que tienes menos oportunidades para compartir información de manera espontánea, sé más reflexivo y consciente al incorporar a un miembro del equipo que se encuentra trabajando desde otra ubicación. Documenta y comparte todo lo que esta persona necesita saber para llevar a cabo su función de manera exitosa. En el equipo de Marketing de Ingresos, tenemos un proyecto para incorporaciones que describe nuestros procesos, proyectos clave, participantes y archivos. El proyecto para incorporaciones también incluye tareas para invitar a los nuevos compañeros a los proyectos principales de nuestro equipo, a los canales de Slack y a las reuniones periódicas. De esta forma, podemos darles una gran bienvenida en todas partes. 

También querrás programar reuniones individuales entre el empleado nuevo y tantos compañeros de equipo como sea posible fuera de su oficina. Estas reuniones pueden variar desde sesiones informativas formales hasta charlas de café informales (de manera virtual), para brindarle al nuevo empleado la oportunidad de comenzar a desarrollar relaciones con sus principales colaboradores. Jessica también lleva a cabo una sesión de incorporación mensual con los empleados nuevos para presentarles cuáles son los valores y la cultura del equipo de Marketing de Ingresos. 

Maximiza las reuniones de equipo

Creemos firmemente en la importancia de reunirnos de forma sincrónica con nuestros equipos para construir buenas relaciones y generar una cultura. Cuando todos se reúnen en vivo, las conversaciones fluyen de forma natural y tú y tu equipo tienen un momento especial para conocerse mejor, incluso a la distancia. 

En el equipo de Marketing de Participación, hay una reunión semanal todos los lunes en la que nos saludamos, charlamos sobre el fin de semana y compartimos con los demás en qué estamos trabajando cada uno de nosotros. Esta reunión se alterna entre las 9 a. m. y las 4 p. m. hora del Pacífico, por lo que una semana podemos hacer la reunión con los miembros del equipo que están en EMEA y la siguiente, con quienes están en APAC y Japón. Las personas que no pueden asistir en vivo, graban un video corto en el que hablan de sus prioridades semanales, y vemos estos videos en la reunión en vivo. 

Por el lado de Marketing de Ingresos, hay una reunión general mensual para todos los miembros del equipo de Jessica. Cada mes, un miembro del equipo hace una breve presentación de cinco minutos (específicamente, una PechaKucha) sobre sí mismo, que va desde su trayectoria profesional hasta su familia. Es una excelente manera de hacer que las personas se conozcan incluso cuando no estamos todos en la misma oficina. 

Las reuniones individuales también son esenciales para crear vínculos en un equipo descentralizado. Independientemente del lugar en que se encuentre cada miembro del equipo, reúnete con tus subordinados directos una vez por semana y con tus subordinados indirectos una vez por mes. Esta es una de las mejores maneras de utilizar tu tiempo, ya que aprenderás mucho sobre lo que está sucediendo en otras regiones, y los miembros de tu equipo tendrán un momento de calidad contigo para hacer preguntas sobre cosas para las que generalmente no obtienen respuestas. 

Asegúrate de que los miembros del equipo sientan que se reconoce lo que hacen

Charla honesta: es más difícil para los miembros del equipo que trabajan en diferentes ubicaciones recibir reconocimiento por su trabajo. La frase “Ojos que no ven, corazón que no siente” es, lamentablemente, una realidad. Si estás gestionando un equipo descentralizado, busca de manera deliberada e intencional oportunidades para que los miembros de tu equipo que están en otras regiones obtengan visibilidad y reconocimiento por sus contribuciones. 

Una ocasión para eso sería realizar una presentación en una reunión de equipo o en una reunión general de departamento. En Asana, organizamos una reunión de la empresa del tipo “Muestra y cuenta” cada seis semanas en la que un miembro de cada departamento presenta los logros recientes o el trabajo en progreso. Esta es una excelente manera en la que los miembros del equipo global pueden obtener visibilidad a nivel de la empresa. 

Asegúrate también de buscar formas de reconocer públicamente por un trabajo bien hecho. Puede ser tan simple como un mensaje rápido en el canal de Slack de tu equipo o, si entregan premios de equipo como lo hacemos nosotros en el equipo de Marketing de Asana, asegúrate de nominar a miembros del equipo que no necesariamente pertenezcan a tu misma oficina. Es muy gratificante celebrar los logros individuales con el equipo en general. 

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