分散チームの管理: 時差を乗り越え、チームの結束を高める 3 つのコツ

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現代におけるコラボレーションは、これまで以上にグローバル化し、複雑につながり合っています。Asana の収益マーケティング部門の Jessica とエンゲージメントマーケティング部門の Joshua は、ヨーロッパ、アジア、オーストラリア、米国にまたがるグローバルチームのリーダーとして、このことを日々、痛感しています。

世界各地に分散するチームメンバーの管理において、特に困難な課題の一つが、チームの結束を高めることです。国や地域を越えて、緊密なつながりを築き、長期的にそれを維持していくにはどうすればよいでしょうか。

組織によっては、リーダーたちがオフィスを再開し、チームで以前のように働く方法を考えはじめています。オフィス主体か、完全リモートか、その両方を取り入れた複合スタイルか。この記事では、私たちが長年、分散チームを率いてきた経験に基づいて、時差を乗り越え、チームの結束を高める 3 つのコツをご紹介します。

初日からつながりを作る

会社が突然リモートワークに移行した場合、採用活動を行っていたチームは、あちこちに分散している新規採用者のオンボーディングをどうするかという問題にぶつかります。世界中に散らばるグローバルチームのリーダーがずっと抱えてきた、そしてこれからも抱える問題です。

情報を気軽に共有できる機会が少ないため、別の場所で働くチームメンバーのオンボーディングには、特に意識してきめ細かく対応しましょう。チームの新メンバーが自分の役割をしっかり果たすために必要なすべてを文書化して共有します。収益マーケティングチームでは、プロセス、主要プロジェクト、ステークホルダー、ファイルの概要をまとめたオンボーディングプロジェクトを用意しています。オンボーディングプロジェクトには、新しいチームメイトをチームの主要プロジェクト、Slack チャンネル、定期会議に招待するタスクも設定されています。こうすることで、新メンバーを抜かりなく迎え入れることができるのです。

また、所属オフィスにこだわらず、できるだけ多くのチームメイトと新規採用者の 1on1 ミーティングを設定することをおすすめします。正式なブリーフィングセッションから、カジュアルなバーチャルコーヒータイムまで幅広い機会を作れば、新メンバーがこれから主に協力して働くメンバーたちと人間関係を築くきっかけになります。Jessica も、新規採用者とオンボーディングセッションを毎月開催して、収益マーケティングチームの価値観やカルチャーを紹介しています。

チームミーティングを最大限活用する

Asana では、チームとライブでミーティングを行うことで、信頼とチームカルチャーが培われると確信しています。全員がライブで一堂に会することで、会話が自然に流れ、離れていてもお互いを知り合う濃密な時間を持つことができます。

エンゲージマーケティングチームでは、毎週月曜日にスタンドアップミーティングがあり、週末の様子を話すなど軽く雑談してから、各自が取り組んでいる作業について全員の情報を共有します。このミーティングはEMEA 地域のメンバーに合わせて午前 9 時 (太平洋標準時) と APAC および日本のチームに合わせて同午後 4 時に隔週で設定されています。ライブで参加できないメンバーには、その週の優先事項について短いビデオを録画してもらい、ライブミーティングで共有します。

一方、Jessica の収益マーケティングチームでは、チーム全員が参加する月例の部門全体の会議があります。毎月、1 人のチームメンバーが、キャリアの経緯や家族のことまで、自分自身について 5 分間の短いプレゼンテーション「ぺちゃくちゃ」を行います。これは揃って同じオフィスにいなくても、メンバーが互いに知り合える素晴らしい方法です。

1on1 ミーティングも、分散チーム内でつながりを作るために欠かせません。チームメンバーの働く場所がどこであっても、直属の部下とは毎週、その下の階層の部下とは月に 1 回、ミーティングを行いましょう。こうしたミーティングは部門長にとって、他の地域で何が起きているかを詳しく知る貴重な機会になり、チームメンバーにとっては、部門長とじっくり話し、普段はなかなか聞けない内容について質問できる時間になります。

チームメンバーに「承認されている」安心感を与える

リアルトーク: さまざまな場所で働いているチームメンバーは、自分の仕事が認められているとなかなか感じられないのが実情です。「去る者は日々に疎し (視界に入らなければ、忘れられる)」という格言は、残念ながら現実なのです。分散チームを管理している方は、さまざまな地域の部下たちが、それぞれの貢献を示し、評価される機会を、特に意識して見つけるように心がけましょう。

たとえば、チームミーティングや部門の全体ミーティングで発表してもよいでしょう。Asana では、6 週間に 1 回、ショー・アンド・テルを開き、各部門からメンバー 1 名が、最近の成果や進捗中の仕事について発表します。これは、グローバルチームのメンバーも、全社レベルで自分の仕事ぶりを知ってもらえる絶好の機会です。

また、メンバーがよい仕事をしたときは、必ず公にそれを認めるようにします。チームの Slack チャンネルで簡単に感謝のメッセージを流すのもよい方法です。あるいは Asana のマーケティングチームのように「チーム賞」を設けている場合は、所属オフィスがあなたと異なるチームメンバーも推薦するようにしましょう。個人の達成したことをチームで幅広く祝うことは満足感を高めます。

分散ワークが主流になった世界における、複合チームワークについてのヒントやベストプラクティスをお探しなら、Asana の分散チームの管理シリーズの記事をお読みください。