Gestão de equipes descentralizadas: três formas de construir uma equipe com diversos fusos horários coesa e integrada

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Hoje em dia, o trabalho colaborativo está mais global e conectado do que nunca. Na posição de líderes de equipes globalmente descentralizadas e com membros na Europa, Ásia, Austrália e Estados Unidos, vivenciamos isso na prática todos os dias. Jessica é chefe da equipe de Marketing de receita e Joshua lidera a equipe de Marketing de engajamento na Asana. 

Um dos aspectos mais desafiadores da gestão dos membros de equipes descentralizadas em diversas regiões é desenvolver um espírito de equipe. De que maneira podemos desenvolver vínculos sólidos entre pessoas que trabalham em diversos lugares (ou países) diferentes, e como conseguir mantê-los com o passar do tempo? 

Enquanto as lideranças de algumas organizações começam a analisar a melhor maneira de reabrir os escritórios e reintegrar as equipes — seja de forma totalmente presencial, totalmente remota ou híbrida — gostaríamos de compartilhar o que aprendemos ao longo dos anos em que vimos liderando equipes descentralizadas. Aqui estão três maneiras de manter uma equipe distribuída por diferentes fusos horários coesa e integrada. 

Crie conexões desde o primeiro dia

Quando as empresas tiveram de migrar subitamente para o trabalho remoto, as equipes que ainda estavam em processo de contratação de novos membros enfrentaram o desafio de fazer a integração dessas pessoas à distância, algo que tem sido (e continuará sendo) a realidade dos líderes das equipes globalmente descentralizadas. 

Com menos oportunidades para compartilhar informações pontuais, é importante termos ainda mais cuidado e critérios na integração de um novo membro de equipe que vá trabalhar em outro local. Documente e compartilhe tudo o que esse novo membro precisa saber para ter um bom desempenho em sua função. Na equipe de Marketing de receita, temos um projeto de integração que estabelece os nossos processos, os projetos principais, os participantes e os arquivos. O projeto de integração também inclui tarefas para nos lembrar de convidar os novos colegas a participar dos projetos centrais da nossa equipe, dos canais no Slack e das reuniões recorrentes. Assim, podemos lhes dar as boas-vindas adequadamente em qualquer lugar do mundo. 

Também é importante agendar reuniões individuais entre o novo funcionário e a maior quantidade possível de colegas de equipe que também trabalhem fora do escritório-sede. Essas reuniões podem variar desde sessões de briefing formais até uma conversa casual durante um café (virtual), possibilitando assim que o novo membro da equipe tenha a oportunidade de construir relacionamentos com os seus principais colegas de trabalho. Além disso, a Jessica também realiza uma sessão de integração mensal com os novos contratados para lhes apresentar a cultura e os valores da equipe de Marketing de receita. 

Maximize as reuniões de equipe

Somos grandes entusiastas da realização de reuniões ao vivo com os membros da nossa equipe para estabelecermos uma relação de afinidade e cultura de equipe. Quando todos se encontram ao mesmo tempo, as conversas fluem naturalmente, e você e a sua equipe têm um tempo exclusivo para se conhecerem melhor, mesmo que à distância. 

Na equipe de Marketing de engajamento, fazemos uma breve reunião semanal às segundas-feiras, na qual nos cumprimentamos, conversamos um pouco sobre o fim de semana e cada um de nós fala sobre aquilo em que está trabalhando. Esta reunião é realizada às 9h ou às 16h (horário do Pacífico), alternadamente, para favorecer os membros que estão na região da Europa/Oriente Médio/África numa semana, e os que estão na região da Ásia-Pacífico e Japão, na outra. Aqueles que não puderem participar ao vivo enviam um pequeno vídeo gravado em que falam sobre as suas prioridades para a semana, e nós assistimos a esses vídeos durante a reunião. 

No Marketing de receita, a equipe da Jessica realiza uma reunião geral mensal com todos os membros. A cada mês, um membro da equipe prepara uma breve apresentação de cinco minutos (com base no método PechaKucha) sobre si mesmo, que pode abranger desde o seu desenvolvimento profissional até informações pessoais e familiares. Esse é um jeito excelente de as pessoas se conhecerem mesmo quando não trabalham no mesmo escritório. 

Reuniões individuais também são essenciais para criar conexões entre os membros de uma equipe descentralizada. Independentemente da localização individual dos membros da sua equipe, faça reuniões semanais com os seus subordinados diretos, e mensais com os indiretos. Esta é uma das maneiras mais valiosas de utilizar o seu tempo, pois você aprenderá muito sobre o que tem se passado em outras regiões, e os membros da sua equipe terão um momento exclusivo da sua atenção para tirar dúvidas sobre perguntas para as quais nem sempre conseguem respostas. 

Assegure-se de que os membros da sua equipe se sintam vistos e reconhecidos

Sejamos sinceros: membros de equipes que trabalham em diferentes locais têm mais dificuldade de serem reconhecidos pelo trabalho que desempenham. Infelizmente, o ditado “o que os olhos não veem, o coração não sente” aplica-se perfeitamente a estas circunstâncias. Se você gere uma equipe descentralizada, adote uma abordagem verdadeiramente cuidadosa e criteriosa para encontrar oportunidades de fazer com que os membros da sua equipe que trabalham em outras regiões sejam vistos e reconhecidos pelas suas contribuições. 

Um exemplo disso seria solicitar que façam uma apresentação em alguma reunião de equipe ou reunião geral. Na Asana, realizamos uma reunião do tipo “Show and Tell” a cada seis semanas, na qual um membro de cada departamento apresenta as realizações recentes ou o trabalho em andamento. Essa é uma excelente maneira de gerar visibilidade em toda a empresa para os membros de equipes globais. 

Lembre-se também de encontrar formas de reconhecer publicamente um trabalho bem-feito. O reconhecimento pode se dar de maneira simples, como em uma breve mensagem no canal da equipe no Slack ou, se vocês tiverem premiações de equipe, como temos no Marketing de receita da Asana, faça a nomeação dos membros que não trabalhem no escritório-sede. É tão gratificante comemorar as conquistas individuais com toda a equipe! 

Quer aprender mais dicas e práticas recomendadas para o trabalho de equipes híbridas num ambiente de trabalho descentralizado? Leia outras publicações da nossa série sobre a gestão de equipes descentralizadas.