Wie Asana-Kunden in 5 Schritten isolierte Arbeitsbereiche auflösen
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Das Jahr 2020 war eine wahre Achterbahnfahrt der Veränderungen für Teams weltweit. In zahlreichen Unternehmen brachte der abrupte Wechsel von Präsenz- zu ortsunabhängiger Arbeit die Art und Weise, wie Teams kommunizieren, durcheinander. Eine der größten Herausforderungen bei der Telearbeit besteht darin sicherzustellen, dass die Teammitglieder in Verbindung bleiben und sich untereinander abstimmen. Durch die Zusammenarbeit über unterschiedliche Zeitzonen hinweg oder die Nutzung verschiedener Tools bei der Telearbeit werden Teams durch schlechten Informationsaustausch allzu häufig ausgebremst.
Hier bei Asana konzentrieren wir uns darauf, Teams weltweit dabei zu helfen, ihre Ziele mit dem nötigen Durchblick zu erreichen – ob das nun im Büro, per Telearbeit oder durch eine Kombination aus beidem erfolgt. Im Folgenden erfahren Sie, wie einige unserer Kunden Asana nutzen, um den Informationsaustausch zu gewährleisten, effektiv mit ihrem Team zusammenzuarbeiten und Transparenz in Hinblick auf die laufende Arbeit zu schaffen.
Discovery Digital reduziert isolierte Technologien mithilfe von Integrationen
Vor dem Einsatz von Asana verfolgten die Content-Teams von Discovery Digital Studios von TLC, Animal Planet und Food Network die Produktion mithilfe von Tabellen und E-Mails. Da es keinen standardisierten Prozess zur Nachverfolgung von Abhängigkeiten gab, war es schwierig nachzuvollziehen, wann eine Aufgabe erledigt war und die nächste beginnen konnte. Aufgaben wurden nicht immer pünktlich erledigt, bestimmte Formate gerieten in Vergessenheit, und einige Aufgaben blieben einfach auf der Strecke, weil sie nicht an die richtige Person weitergeleitet wurden.
Nach der Einführung von Asana war das Team in der Lage, Asana mit den bereits verwendeten Tools zu verknüpfen. Mit der Asana für Outlook-Integration kann das Team E-Mail-Aktionspunkte direkt aus dem Posteingang in Asana-Aufgaben umwandeln. Zudem kann jede E-Mail als Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt werden, wodurch der Posteingang entlastet und gleichzeitig wichtige Informationen gespeichert werden.
„Bevor wir uns für Asana entschieden, gab es keinen klaren, einheitlichen Prozess. Unsere Tabellen wurden bei der Bearbeitung von Projekten nicht laufend aktualisiert. Manchmal wurden sie sogar vergessen und gingen ganz verloren. Zweimal jährlich beauftragten wir externe Anbieter, um massive Arbeitsrückstände aufzuholen.“
Mike Singer, Content Operations Director, Discovery Digital Studios
Die Produktionsteams von Discovery Digital arbeiten jetzt wesentlich effektiver zusammen, weil sie die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Projekten sehen können. Früher tauschten die Teams wegen Status-Updates E-Mails aus. Jetzt können sie ihre bisher voneinander abgeschotteten Arbeitsbereiche miteinander verbinden und wichtige Meilensteine sowie Status-Updates sehen – ohne andere Teamkollegen danach fragen zu müssen.
Dr. Martens standardisiert seine Prozesse mit Asana
Vor der Einführung von Asana verwaltete das globale Marketingteam der beliebten Schuhmarke Dr. Martens eingehende Kreativanfragen in einer Tabelle. Da die Arbeit aus allen Richtungen eintraf – Meetings, E-Mails und Gespräche auf dem Gang – gab es keine übergreifende Möglichkeit, Projekte von Anfang bis Ende zu betrachten, und keinen zugänglichen Ort, an dem andere Teams die Arbeitsauslastung der globalen Marketingabteilung einsehen konnten.
Heute nutzen die Designer von Dr. Martens in Großbritannien und Europa Asana, um ihre Arbeitsabläufe zu verwalten und über gestalterische Mittel zu kommunizieren. Asana-Formulare ermöglichen es dem Team, eingehende Kreativanfragen zu standardisieren, und Automatisierungsregeln weisen eine Anfrage sofort dem hierfür am besten geeigneten Designer zu. So bleiben die gestalterischen Mittel über alle Kampagnen hinweg einheitlich.
„Einer der größten Vorteile von Asana ist der Einblick in die Auslastung meines Teams – nicht nur für mich, sondern auch für andere Beteiligte, die nun besser verstehen, woran wir arbeiten und welche Prioritäten wir setzen müssen.“
Stacey Kemp, Creative Services Manager, Dr. Martens (Airwair International Ltd.)
Das Dr. Martens-Team tauscht nicht länger E-Mails und Ausdrucke aus, um an die neuesten Informationen zu kommen. Durch die Standardisierung aller Anfragen für Kreativressourcen mit Asana überwindet das Team isolierte Arbeitsbereiche –- sogar über mehrere Länder hinweg.
Showpo verwendet Projektvorlagen zum automatischen Ausfüllen von Zeitplänen
Angesichts einer kürzlich durchlaufenen Wachstumsphase wollte das Team des führenden australischen E-Commerce-Unternehmens Showpo seine internen Prozesse verbessern. Die Teams arbeiteten in isolierten Bereichen, was die Transparenz innerhalb des Unternehmens einschränkte und es den Mitarbeitern schwerfiel, sich auf die wichtigsten Ziele auszurichten. Sie verwalteten Kampagnen in Tabellen, die nicht auf dem neuesten Stand gebracht wurden, was zu Verwirrung und mangelnder Verantwortlichkeit führte.
Heute laufen alle Geschäftsprozesse von Showpo in Asana. Von der digitalen Produktion bis hin zu Modepräsentationen sind die Teams in der Lage, Kampagnen und saisonale Einführungen zu überwachen. Die Teams von Showpo haben Vorlagen erstellt, die Aufgaben und Termine automatisch ausfüllen, sodass sie künftige Kampagnen schneller strukturieren können, was zu einer Effizienzsteigerung von 30 % führte.
„Asana ermöglicht eine weitaus bessere Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Teams. Jedes größere Projekt wird jetzt in Asana verwaltet.“
Jane Lu, CEO, Showpo
Der optimierte Prozess vereinfacht die Kommunikation und erhöht die Gesamtproduktivität des Showpo-Teams. Mit der Möglichkeit, wiederholbare Tätigkeiten in Vorlagen abzubilden, ist sichergestellt, dass alle Beteiligten stets alles Wichtige auf dem Schirm haben. Da alle Punkte klar in Asana dokumentiert sind, ist das Showpo-Team auch ohne Status-Update-Meetings immer informiert. Alle waren auf dem gleichen Stand und hatten die gleichen Informationen zur Verfügung – endlich funktionierte der Informationsaustausch.
Zur besseren Übersichtlichkeit verwendet die Wikimedia Foundation verschiedene Ansichten desselben Projekts
Bei Fundraising-Kampagnen, die in bis zu 30 Ländern und 20 Sprachen gleichzeitig laufen, gibt es viele Überschneidungen und jede Menge Aufgaben für das Online-Fundraising-Team der Wikimedia Foundation, der gemeinnützigen Stiftung hinter Wikipedia. Die Umsetzung erfordert ein komplexes Projektmanagement über mehrere Zeitzonen hinweg. Das Online-Fundraising-Team bewältigte dieses Mammutprojekt zunächst jedoch nur mit Tabellen.
„Dank Asana sind die Mitarbeiter nicht mehr so verloren. Sie müssen sich nicht mehr erkundigen, ob etwas an Tag X passiert. Und sogar wenn sich Pläne schnell ändern, weiß das ganze Team Bescheid, da alles klar dokumentiert ist. Man muss nicht mehr auf ein Meeting oder Gespräch warten. Alle Informationen sind an einem Ort zu finden.“
Thea Skaff, Senior Manager, Global Fundraising Campaigns, Wikimedia Foundation
Seit das Team Asana verwendet, ist das Erstellen von Zeitplänen für Kampagnen ein Kinderspiel. Die Mitarbeiter haben nun ein viel besseres Gefühl für die benötigte Vorlaufzeit von Kampagnen und den erwarteten Ergebnissen. Außerdem genießen sie eine deutlich bessere grafische Darstellung der Dutzenden von Details, die in wichtige Planungsentscheidungen einfließen. Unabhängig davon, ob die Teammitglieder das Projekt in der Kalenderansicht, Zeitleistenansicht, Listenansicht oder Boardansicht betrachten, sie können alle Details in dem Format sehen, das für sie am geeignetsten ist.
Die verbesserte Transparenz über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen hinweg mindert Stress und Risiko, verbessert die Kommunikation und erhöht die Kapazität im gesamten Team. Das Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen bedeutet nun nicht mehr, dass verschiedene Informationsquellen voneinander isoliert sind – Teams sind in der Lage, alle Kampagnen über Länder und Zeitzonen hinweg an einem zentralen Ort in Asana zu sehen.
Parfums Christian Dior nutzt Asana, um wichtige Informationen an zentraler Stelle zu sammeln
Bevor das Parfums Christian Dior-Team begann, Asana zu verwenden, vertraute es auf komplizierte Tabellenübersichten, um Informationen nachzuverfolgen und über den Status auf dem Laufenden zu sein. Die Mitarbeiter gaben Daten zunächst manuell ein und griffen dann wieder darauf zu, um sie anschließend per E-Mail an alle Beteiligten zu senden. Danach führten sie, ebenfalls manuell, eine Aktualisierung der Daten durch. Wenn sie beispielsweise die Genehmigung von Werbefotos durch einen anderen Mitarbeiter erwarteten, durften sie nicht vergessen, zuvor eine E-Mail zu schreiben, um die Genehmigung einzuholen. Derartige Abläufe konnten eine Woche Verzögerung zur Folge haben.
„Das Planungs- und Prozessteam erfasst nun Statusaktualisierungen, Projektnotizen und Termine an ein und demselben Ort: Asana. Es ist nicht mehr nötig, Tabellen zu durchforsten, Kollegen wegen Aktualisierungen zu belästigen oder ihren gemeinsamen Speicher nach Dateien zu durchsuchen, denn sie alle sind jetzt mit der dazu passenden Aufgabe in Asana verknüpft. Durch die Zeitersparnis haben die Teammitglieder mehr Zeit, um die Produktentwicklung voranzutreiben und die Arbeit zu erledigen, die sie begeistert.”
Thibault Delavault, Marketing Planning & Process Manager, Parfums Christian Dior
Zudem gibt es im gesamten Unternehmen viel mehr Transparenz, wodurch der Informationsfluss zwischen den Abteilungen wiederhergestellt ist. Die Abteilungen im operativen Bereich können jetzt beispielsweise sehen, was in der Rezepturentwicklung geschieht, und das digitale Team weiß, was im Merchandising vor sich geht. Es ist wesentlich einfacher, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Gleichzeitig erhält die Geschäftsleitung einen umfassenden Überblick über das gesamte Unternehmen.
Klarheit schaffen, isolierte Arbeitsbereiche auflösen
Wenn Teams nach einem Jahr ortsungebundenen Arbeitens wieder ins Büro zurückkehren, ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass jeder im Team über die laufenden Vorgänge Bescheid weiß – jederzeit und überall. Unabhängig davon, ob Ihr Team zusammen im Büro, über verschiedene Standorte verteilt oder komplett ortsunabhängig arbeitet, Asana hilft Ihnen, über Abteilungen, Standorte und Tools hinweg vernetzt zu bleiben und sich untereinander abzustimmen.
