5 clientes de Asana nos cuentan cómo eliminaron el aislamiento en el trabajo
Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués, o japonés.
El último año ha sido una montaña rusa de cambios para los equipos en todo el mundo. Para muchas empresas, pasar de trabajar de forma presencial a remota fue un cambio drástico que afectó la forma de comunicarse entre los equipos. Uno de los desafíos más grandes de trabajar de forma remota es garantizar que los miembros del equipo se mantengan comunicados y alineados. Al trabajar en diferentes zonas horarias y con tantas herramientas diferentes en el entorno de trabajo virtual, los equipos con frecuencia terminan trabajando de manera aislada.
En Asana, nuestro enfoque es ayudar a los equipos de todo el mundo a lograr sus metas con claridad, ya sea de forma presencial, remota o una combinación de ambos estilos. A continuación, verás cómo algunos de nuestros clientes usan Asana para eliminar el aislamiento, colaborar de manera eficaz con los equipos y aumentar la visibilidad del trabajo que se realiza.
Discovery Digital elimina el aislamiento tecnológico gracias a las integraciones
Antes de usar Asana, los equipos de contenido de Discovery Digital Studios para TLC, Animal Planet y Food Network realizaban un seguimiento de la producción con hojas de cálculo e emails. Debido a que no había procesos estandarizados para monitorear las dependencias, era difícil saber cuándo se finalizaba una tarea y cuándo se debía iniciar la siguiente. El trabajo no siempre se hacía a tiempo, se olvidaban de los formatos y algunas partes simplemente quedaban relegadas porque no se compartían con las personas adecuadas.
Después de implementar Asana, el equipo logró integrar Asana con las herramientas que ya estaban usando. Gracias a la integración de Asana para Outlook, tienen la posibilidad de convertir las acciones pendientes de los emails en tareas de Asana directamente en sus propias bandejas de entrada. También pueden agregar cualquier email a una tarea en forma de comentario, lo cual reduce la saturación de emails en la bandeja de entrada y guarda la información importante.
“Antes de implementar Asana, no teníamos un proceso claro y congruente. Las hojas de cálculo no se actualizaban a medida que avanzaban los proyectos, incluso a veces se perdían o desaparecían por completo. Tuvimos que contratar equipos externos durante seis meses para que ordenaran y organizaran los proyectos”.
Mike Singer, director de Operaciones de Contenido, Discovery Digital Studios
Hoy en día, los equipos de producción de Discovery Digital colaboran con mayor eficacia porque pueden ver las dependencias de los diferentes proyectos. Anteriormente, los equipos intercambiaban emails para actualizar los estados de estos proyectos. Ahora, los equipos tienen la capacidad de eliminar el aislamiento y ver los logros más importantes y las actualizaciones de estado, y todo sin necesidad de preguntar a otros compañeros de equipo.
Dr. Martens estandariza sus procesos gracias a Asana
Antes de adoptar Asana, el equipo de Marketing Global de la popular marca de zapatos Dr. Martens gestionaba las solicitudes creativas entrantes en una hoja de cálculo. Como el trabajo ingresaba de todos lados —reuniones, emails y conversaciones de pasillo— carecían de una forma integral para visualizar los proyectos de principio a fin y de un espacio donde otros equipos pudieran visualizar la carga de trabajo del departamento de Marketing Global.
Hoy en día, los diseñadores de Dr. Martens en el Reino Unido y el resto de Europa usan Asana para gestionar su trabajo y comunicar sobre los activos creativos. Los formularios de Asana permiten al equipo estandarizar las solicitudes creativas entrantes y las reglas de Automatización asignan instantáneamente una solicitud al mejor diseñador para el trabajo. Esto ayuda a mantener la consistencia de los activos creativos en todas las campañas a nivel mundial.
“Uno de los mayores beneficios de usar Asana fue la visibilidad que obtuvimos de la carga de trabajo de mi equipo; no solo para mí, sino también para que todas las partes interesadas comprendieran mejor nuestro trabajo. Además, hemos podido realizar una mejor priorización del trabao”.
Stacey Kemp, gerenta de Servicios Creativos, Dr. Martens (Airwair International Ltd.)
El equipo de Dr. Martens ya no intercambia emails ni materiales impresos para compartir la información más actualizada. Al estandarizar todas las solicitudes creativas con Asana, el equipo ha logrado cerrar la brecha que generaba información aislada, incluso en varios países.
Showpo utiliza plantillas de proyectos para crear cronogramas automáticamente
En una reciente fase de crecimiento, el equipo de Showpo, la empresa de comercio electrónico líder de Australia, buscaba mejorar sus procesos internos. Los equipos trabajaban de manera aislada, lo cual disminuía la transparencia en toda la empresa y dificultaba la alineación hacia los objetivos clave. Los equipos gestionaban las campañas con hojas de cálculo que no se actualizaban, lo cual terminaba creando confusión y falta de responsabilidad.
Hoy en día, todos los procesos comerciales de Showpo se llevan a cabo en Asana. Desde la producción digital hasta los lanzamientos de moda, los equipos pueden monitorear las campañas y los lanzamientos de temporada. Los equipos de Showpo crearon plantillas que completan tareas y asignan fechas de forma automática para poder estructurar futuras campañas con mayor rapidez. Como resultado, la eficiencia aumentó un 30 %.
“Asana nos ayudó a lograr una mejor colaboración y coordinación en todos nuestros equipos. Todos los proyectos importantes se gestionan en Asana”.
Jane Lu, directora general, Showpo
Se logró simplificar el proceso y esto facilitó la comunicación y mejoró la productividad general del equipo de Showpo. Gracias a la capacidad de usar plantillas para el trabajo repetitivo, ahora pueden asegurarse de que nada se pasará por alto. Al tener todo claramente documentado en Asana, el equipo de Showpo puede estar sincronizado sin tener que realizar reuniones de actualización. Todos manejan la misma información y están en sintonía; ya no más aislamiento.
Wikimedia Foundation utiliza diferentes visualizaciones del mismo proyecto para mejorar la claridad
El equipo de Recaudación de Fondos en Línea de Wikimedia Foundation, la organización sin fines de lucro detrás de Wikipedia, lleva a cabo campañas de recaudación de fondos en hasta 30 países y en 20 idiomas diferentes, con mucho trabajo y actividades que se ejecutan al mismo tiempo. Para poder realizar estas campañas, se requiere de una compleja gestión de proyectos en múltiples zonas horarias. El equipo de Recaudación de Fondos en Línea en un principio solía gestionar este enorme proyecto usando solo hojas de cálculo.
“Con Asana, las personas ya no se sienten perdidas. Ya no necesitan preguntar por las fechas de las campañas. Si los planes cambian de repente, el equipo estará al tanto ya que todo queda claramente documentado. No es necesario esperar hasta que haya una reunión o una conversación al respecto porque todo se puede visualizar desde un mismo lugar”.
Thea Skaff, gerenta sénior, Campañas Globales de Recaudación de Fondos, Wikimedia Foundation
Ahora que el equipo usa Asana, crear los cronogramas para las campañas es muy fácil, ya que cuentan con un sistema optimizado para definir los plazos para cada tipo de campaña y entrega. Asimismo, tienen una mejor visualización de todos los detalles que los ayudan a tomar las decisiones clave para la planificación. Ya sea que usen la vista de Calendario, la vista de Cronograma, la vista de Listao la vista de Tablero, el equipo puede ver todos los detalles en el formato que mejor les convenga.
Al tener una mejor visualización de todas las tareas, encargados y plazos, se logró reducir el estrés, mitigar los riesgos, mejorar la comunicación y aumentar la capacidad productiva en todo el equipo. Trabajar en diferentes zonas horarias ya no significa aislamiento —los equipos pueden ver todas las campañas que se ejecutan en todos los países y zonas horarias desde un lugar centralizado en Asana—.
Parfums Christian Dior usa Asana para centralizar la información clave
Antes de implementar la plataforma de Asana, el equipo de Parfums Christian Dior dependía de complicadas hojas de cálculo para dar seguimiento a la información y a los estados. Ingresaban la información de forma manual, la extraían para enviarla por email y después volvían a ingresar las actualizaciones de forma manual. Por ejemplo, si esperaban que alguien aprobara unas fotografías, tenían que acordarse de enviar un email pidiéndolo. Estos ciclos podían fácilmente causar una demora de una semana.
El equipo encargado de la planificación y los procesos ahora gestiona las actualizaciones de estado, las notas de los proyectos y los plazos en un solo lugar: Asana. No hay necesidad de buscar en las hojas de cálculo, molestar a los colegas pidiendo actualizaciones ni buscar archivos en las carpetas compartidas porque ahora todo está conectado con la tarea correspondiente en Asana. Gracias al tiempo ahorrado, el equipo tiene más disponibilidad para avanzar con el producto y enfocarse en hacer el trabajo que les encanta.
“Es bueno contar con diferentes vistas en Asana: las vistas detalladas son útiles para el equipo, mientras que con las vistas de alto nivel, el equipo directivo puede ver todos los proyectos de la marca al mismo tiempo”.
Thibault Delavault, gerente de Planificación y Procesos de Marketing, Parfums Christian Dior
También hay mucha más transparencia en todo el equipo, lo cual permite que los distintos departamentos trabajen sincronizados y no de manera aislada. El equipo de Operaciones, por ejemplo, ahora puede ver lo que ocurre durante el desarrollo de una fórmula y el equipo digital ahora sabe qué sucede durante la promoción comercial. Sencillamente, es mucho más fácil trabajar con objetivos comunes. Mientras tanto, el equipo directivo obtiene una descripción completa de todo lo que sucede en la empresa.
Aumenta la claridad, elimina el aislamiento
A medida que los equipos comienzan la transición de regreso a la oficina después de un año de trabajar de forma remota, es más importante que nunca garantizar que todos en el equipo sepan lo que sucede en cualquier lugar y en cualquier momento. Independientemente de que tu equipo se encuentre en la oficina, distribuido trabaje completamente remoto, Asana permite que todos se mantengan conectados y alineados en los diferentes departamentos, ubicaciones y herramientas.
