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5 clients d’Asana nous expliquent comment supprimer les silos d’information

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L’année dernière, les équipes du monde entier ont connu de véritables montagnes russes dans l’évolution de leurs modes de travail. Pour de nombreuses entreprises, le passage brutal du travail en présentiel au télétravail a bouleversé la communication au sein des équipes. En télétravail, l’un des plus grands défis est de s’assurer que les membres de votre équipe gardent le contact et coordonnent leurs efforts. En effet, les équipes qui travaillent sur plusieurs fuseaux horaires et jonglent entre différents outils dans leur environnement de travail ont aisément tendance à être réduites à leur petit univers. 

Asana s’efforce d’aider les équipes du monde entier à atteindre leurs objectifs en toute transparence, que ce soit en présentiel, à distance ou une combinaison des deux. Voici comment quelques-uns de nos clients utilisent Asana pour supprimer le travail en vase clos, collaborer efficacement avec leurs équipes et améliorer la visibilité globale sur le travail en cours. 

Discovery Digital supprime le travail en vase clos grâce aux intégrations

Avant d’utiliser Asana, les équipes de contenu de Discovery Digital Studios pour TLC, Animal Planet et Food Network suivaient la production à l’aide de feuilles de calcul et de chaînes d’e-mails. En l’absence de processus standardisé pour le suivi des dépendances, il était difficile de savoir quand une tâche était terminée et quand la suivante était prête à être commencée. Le travail n’était pas toujours fait dans les temps, des formats étaient oubliés et certains éléments étaient tout simplement laissés de côté, car ils n’étaient pas communiqués aux bonnes personnes.

Après avoir déployé Asana, l’équipe a pu l’associer aux outils qu’elle utilisait déjà. Grâce à l’intégration Asana pour Outlook, ses membres peuvent transformer les actions à traiter liées à leurs e-mails en tâches Asana, et ce directement depuis leur boîte mail. Ils peuvent également ajouter des e-mails à une tâche sous forme de commentaire, ce qui permet de réduire l’encombrement de la boîte de réception tout en conservant les informations importantes.

« Avant d’utiliser Asana, il nous manquait un processus clair et cohérent. Les projets suivaient leur cours, mais la mise à jour des feuilles de calcul n’était pas effectuée en temps voulu, au point parfois de tomber dans l’oubli. Nous devions alors engager des indépendants chargés de faire le grand ménage dans les projets pendant six mois. »

Mike Singer, directeur des opérations de contenu, Discovery Digital Studios

Aujourd’hui, les équipes de production de Discovery Digital peuvent voir les dépendances entre différents projets et collaborent donc plus efficacement. Auparavant, elles s’échangeaient des e-mails pour connaître les mises à jour de statut. Désormais, elles peuvent s’affranchir de tout cloisonnement de l’information, et repérer les jalons et mises à jour de statut importants sans avoir à en faire la demande auprès des autres membres de l’équipe. 

Dr. Martens standardise ses processus grâce à Asana

Avant d’adopter Asana, l’équipe marketing international de la célèbre marque de chaussures Dr. Martens gérait les nouvelles demandes de création sur une feuille de calcul. Le travail arrivant de toute part (réunions, e-mails ou discussions au détour d’un couloir), aucun outil ne permettait d’obtenir une vue d’ensemble des projets et les autres équipes n’étaient pas en mesure de visualiser la charge de travail du service du marketing international.

Aujourd’hui, les designers de Dr. Martens en poste au Royaume-Uni et à travers l’Europe utilisent Asana pour gérer leurs activités et communiquer au sujet des ressources créatives. Les formulaires Asana permettent à l’équipe de standardiser la réception de nouvelles demandes de création, tandis que les règles automatisées attribuent immédiatement une demande au designer le plus qualifié pour la mission. Les ressources créatives restent ainsi cohérentes d’une campagne à l’autre. 

« L’un des principaux atouts d’Asana ? La possibilité de visualiser la charge de travail de mon équipe. C’est un vrai plus et pas seulement pour moi : l’ensemble de nos collaborateurs a une meilleure visibilité sur le travail en cours et définit ainsi les priorités de façon optimale. »

Stacey Kemp, responsable du développement des services de marketing créatif, Dr. Martens (Airwair International Ltd.)

L’équipe de Dr. Martens n’échange plus d’e-mails ou de documents papier pour se tenir informée des dernières informations. Grâce à Asana, l’équipe a pu standardiser toutes les demandes de ressources créatives et a ainsi réduit les cloisonnements d’informations, même entre plusieurs pays. 

Showpo génère automatiquement ses calendriers de projet à partir de modèles

Au cours d’une récente phase de croissance, l’équipe à la tête de l’entreprise australienne de e-commerce Showpo a cherché à améliorer ses processus internes. Les équipes travaillaient en vase clos, ce qui limitait la transparence au sein de l’entreprise et rendait difficile l’alignement sur ses principaux objectifs. Les équipes géraient les campagnes dans des feuilles de calcul qui n’étaient pas mises à jour, ce qui engendrait une certaine confusion, ainsi qu’un manque de responsabilisation.

Aujourd’hui, tous les processus de Showpo sont gérés sur Asana. De la production numérique aux lancements mode, les équipes peuvent suivre les campagnes et les lancements saisonniers. Elles ont créé des modèles qui remplissent automatiquement les tâches et les dates de manière à pouvoir structurer rapidement les futures campagnes, ce qui leur a permis d’augmenter leur efficacité de 30 %.  

« Asana a permis une bien meilleure collaboration et coordination entre nos équipes. Tous nos projets importants sont maintenant gérés sur cette plateforme. »

Jane Lu, PDG, Showpo

La fluidité du processus a simplifié la communication et augmenté la productivité globale de l’équipe de Showpo. Maintenant qu’elle a la possibilité de créer des modèles pour les tâches récurrentes, plus rien ne lui échappe. Tout étant clairement documenté sur Asana, l’équipe travaille en synergie sans avoir à organiser de réunions d’avancement : tout le monde est sur la même longueur d’onde et dispose des mêmes informations, adieu les vases clos ! 

La Wikimedia Foundation diversifie son affichage de projet pour plus de transparence

Avec des campagnes menées dans pas moins de 30 pays et 20 langues, l’équipe chargée des collectes de fonds en ligne pour le compte de la Wikimedia Foundation (l’organisation à but non lucratif derrière Wikipédia) a de nombreux projets sur le feu en même temps et voit beaucoup de ses activités se chevaucher. Réussir à tout gérer demande donc une gestion de projet complexe sur plusieurs fuseaux horaires. Au début, l’équipe gérait ce projet colossal exclusivement à l’aide de feuilles de calcul. 

« Grâce à Asana, les employés ne sont plus perdus et n’ont plus à s’interroger au sujet des dates. En cas de changement de programme, l’équipe en est informée et tout est clairement documenté. Plus besoin d’attendre la prochaine réunion ou discussion, tout est accessible au même endroit. »

Thea Skaff, responsable principale des campagnes mondiales de collecte de fonds, Wikimedia Foundation

Maintenant que l’équipe utilise Asana, la création de calendriers pour les campagnes est devenue un jeu d’enfant. Les membres de l’équipe ont désormais une idée claire du délai de production de chaque type de campagne et livrable. Ils peuvent également visualiser bien plus précisément des dizaines de détails qui éclairent les décisions de planification importantes. Que votre équipe consulte le projet en vue Calendrier, Chronologie, Liste ou Tableau, elle peut voir tous ces détails dans le format qui lui convient le mieux.

Cette visibilité accrue sur les tâches, responsabilités et échéances de chacun a permis d’atténuer le stress, de réduire les risques, d’améliorer la communication et d’augmenter la capacité de travail de l’équipe. Travailler sur des fuseaux horaires différents n’est plus synonyme de travail en vase clos : les équipes peuvent visualiser toutes les campagnes, quels que soient le pays et le fuseau horaire, à partir d’un même endroit sur Asana.

La Maison Parfums Christian Dior centralise ses informations clés sur Asana

Avant d’adopter la plateforme Asana, l’équipe de Parfums Christian Dior devait s’appuyer sur des feuilles de calcul complexes pour suivre différentes informations, notamment le statut. Les données étaient saisies à la main, envoyées aux personnes concernées par e-mail et mises à jour à la main une fois de plus. Par exemple, lorsque l’équipe avait besoin de l’approbation d’un collègue pour des photographies à utiliser en publicité, il leur fallait envoyer leur demande par e-mail, ce qui pouvait retarder le processus d’une bonne semaine.

Désormais, l’équipe de planification et de traitement répertorie les mises à jour de statut, les notes de projet et les échéances au même endroit : sur Asana. Plus besoin d’écumer des feuilles de calcul, d’importuner ses collègues en leur demandant où ils en sont, de fouiller dans les fichiers partagés, etc. Aujourd’hui, tout est associé aux tâches Asana correspondantes. Tout ce temps gagné permet à l’équipe de se concentrer sur les produits et de faire le travail qui lui plaît.

« Asana propose plusieurs vues très pratiques : les vues détaillées sont utiles à l’équipe, tandis que la direction bénéficie d’un aperçu général de tous les projets de la marque en même temps. »

Thibault Delavault, Marketing Planning & Process Manager, Parfums Christian Dior

Autre conséquence positive : toute l’organisation bénéficie de plus de transparence et les différents services peuvent travailler en synergie, en évitant les vases clos. Citons par exemple l’équipe des opérations, qui peut suivre les activités en rapport avec l’élaboration des formules, mais aussi l’équipe numérique, qui se tient au courant des dernières nouveautés du merchandising. Grâce à Asana, il leur est bien plus facile de collaborer à l’achèvement de leurs objectifs communs. De son côté, l’équipe de direction a une vue d’ensemble sur la totalité des activités de l’entreprise.

Gagnez en transparence en supprimant le travail en vase clos 

Alors que les équipes commencent à retourner au bureau après un an de télétravail, il est plus important que jamais de s’assurer que tous les membres de votre équipe ont accès aux dernières informations, à tout moment et en tout lieu. Que votre équipe soit au bureau, décentralisée ou entièrement à distance, Asana vous aide à garder le contact et à coordonner les efforts entre les services, les sites et les outils.

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