Asana ユーザーが業務のサイロ化を打破した 5 つの方法
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昨年は、世界中の組織にとって目まぐるしい変化の年でした。多くの企業が急遽、対面での仕事からリモートワークへと舵を切ったことで、それまでのチームのコミュニケーションに混乱が生じました。リモートワークにおける最大の課題の 1 つが、チームメンバーのつながりと情報共有を確実に維持し続けることです。しかしさまざまなタイムゾーンに分散して複数のツールを切り替えながら仕事をするチームは、リモート環境では簡単に分断 (サイロ化) に陥ってしまいます。
Asana では、対面でも、リモートでも、あるいはそのハイブリッドスタイルでも、世界中のチームが明確に仕事の状況を把握して目標を達成できるようサポートすることに注力しています。ここでは、Asana のお客様が Asana を活用してサイロを打破し、チームの効果的なコラボレーションを実現して、進行中の業務全般の可視性を高めることに成功した方法をご紹介します。
ツール連携によってテクノロジーのサイロ化を脱した Discovery Digital
Asana を導入する以前、Discovery Digital Studios の『TLC』『アニマルプラネット』『Food Network』のコンテンツチームは、スプレッドシートとメールスレッドを使って製作を追跡していました。業務の依存関係をトラッキングする標準的なプロセスが決まっていなかったため、タスクが完了し、次のタスクの開始準備が整っても、それを知る手段がありませんでした。業務が期限通りに終わらないこともあり、フォーマットは忘れられ、一部の仕事は、伝えるべき人に伝わっていなかったために放置されるといったこともあったのです。
Asana を導入し、チームはすでに利用していたツールを Asana と連携しました。今では Asana for Outlook 連携によって、メールのアクションアイテムを、受信トレイから直接 Asana のタスクに変換できます。しかもあらゆるメールをコメントとしてタスクに追加できるので、重要な情報を保存しつつ、受信トレイの整理もできるようになりました。
“Asana 以前は、明確で一貫したプロセスがなく、プロジェクトの進行に合わせてスプレッドシートの更新も行われていませんでした。場合によっては、プロジェクトがどこかで抜け落ち、行方不明になってしまうこともありました。私たちは契約スタッフを雇って、半年かけて大規模なプロジェクトの洗い出しをしたものです。”
Mike Singer 氏、Discovery Digital Studios、コンテンツオペレーションズディレクター
現在の Discovery Digital の制作チームは、さまざまなプロジェクトの依存関係を確認できるため、コラボレーションの効率が向上しています。以前は、メールをやり取りしてステータス情報を更新していましたが、今では、コミュニケーションの分断が解消され、誰もが重要なマイルストーンとステータスの最新情報を把握できています。しかも、他のチームメイトの手を煩わせる必要がありません。
Asana を使って統一したプロセスを確立したドクターマーチン
有名靴ブランドドクターマーチンのグローバルマーケティングチームは、クリエイティブのリクエストをスプレッドシートを使って管理していました。そうしたリクエストは、会議やメール、廊下での立ち話まで、あらゆる方面からやってくるため、プロジェクト全体を多様な視点から確認する方法も、他のチームがグローバルマーケティング部門の仕事量をチェックできる場所もありませんでした。
現在、英国をはじめヨーロッパの国々にいるドクターマーチンのデザイナーたちは、Asana を使って業務を管理し、クリエイティブアセットについてコミュニケーションを取っています。Asana のフォームを使うことで、クリエイティブのリクエスト方法を統一し、オートメーションルールによって、リクエストをその業務に最適なデザイナーに即座に割り当てています。こうして全世界の多様なキャンペーンで、一貫性のあるクリエイティブアセットを作成できるようになりました。
“Asana の大きなメリットの 1 つが、チームの仕事量が可視化されたことです。私一人だけでなく、他のステークホルダーも、我々が取り組んでいる仕事や、最適な優先順位の設定方法をよりよく理解できるようになりました。”
Stacey Kemp 氏、ドクターマーチン (Airwair International Ltd.)、クリエイティブサービスマネージャー
ドクターマーチンのチームは、もはや最新情報を共有するためにメールや印刷物をやり取りすることはありません。すべてのクリエイティブアセットのリクエストを Asana に統一したことによって、チームは複数の国にまたがる情報のサイロを解消し、コミュニケーションをつなげることに成功したのです。
タイムラインに予定を自動入力するプロジェクトテンプレートを活用する Showpo
最近、目覚ましい成長を遂げつつある、オーストラリアの E コマース企業、Showpo は、社内プロセスを改善する方法を探していました。部門ごとの業務がサイロ化して、全社的な透明性が低下し、主要な目的について足並みを揃えることが困難になっていたためです。チームはスプレッドシートを使ってキャンペーンを管理していましたが、情報が更新されないため、混乱が生じ、責任の所在も曖昧でした。
現在、Showpo のすべてのビジネスプロセスは、Asana 内で運営されています。デジタル制作からファッションの新作発表まで、キャンペーンや季節ごとのローンチも Asana でモニタリングしています。Showpo のチームは、タスクや期日を自動で入力するテンプレートを作成して、今後のキャンペーン計画をすばやく組み立てることで、効率を 30% もアップしました。
“Asana のおかげで、チーム間のコラボレーションと調整が格段に改善しました。現在、主要なプロセスはすべて、Asana で管理しています。”
Jane Lu 氏、Showpo、CEO
Showpo のチームでは、プロセスの合理化によってコミュニケーションが取りやすくなり、全般的な生産性が向上しました。反復する作業をテンプレート化できるため、業務の見落としを確実に防止できています。すべてを Asana に明確に記録することによって、チームは常に最新状況を把握しているので、ステータス更新のために会議を開く必要もありません。こうして全員が確実に情報を共有することにより、サイロ化の問題は見事、解決したのです。
情報をより明確に把握するために、同じプロセスを複数のビューで確認する Wikimedia Foundation
Wikimedia Foundation (ウィキメディア財団) は、Wikipedia の活動を支える非営利団体です。30 か国、20 言語で資金調達キャンペーンを行うオンライン資金調達チームでは、業務の重複が多く、さまざまなプロジェクトが同時進行しています。これをうまく運営していくには、複数のタイムゾーンでの複雑なプロジェクト管理が必要ですが、チームは当初、このとてつもない事業をスプレッドシートだけで管理していました。
“Asana のおかげで、もう、みんな途方に暮れなくなりました。「これは火曜日だっけ」などと尋ねることもありません。計画がどんどん変わっても、明快に記録されるので、チームは問題なく把握できます。すべて 1 か所で確認できるため、会議やチャットまで待つ必要もありません。”
Thea Skaff 氏、Wikimedia Foundation、グローバルファンドレイジングキャンペーンシニアマネージャー
チームで Asana を使用するようになって、キャンペーンのタイムラインの作成は簡単な作業になりました。キャンペーンの種類や納品物に合わせて、最適なリードタイムの目安がつかめるようになり、重要な計画策定に必要な膨大なデータも以前よりずっと見やすく表示できます。カレンダービュー、タイムラインビュー、リストビュー、ボードビューのどのビューでプロジェクトを表示しても、チームメンバーは各自に最も適したフォーマットで内容を確認できます。
タスク、担当者、期日の可視性が改善したことで、ストレスが減り、リスクは軽減され、コミュニケーションとチームの余力は向上しました。さまざまなタイムゾーンでの作業は、もはや分断を意味しません。多くの国やタイムゾーンを横断するあらゆるキャンペーンを、Asana で一元管理しているため、誰でも確認できるからです。
重要な情報を 1 か所に集約するために Asana を活用するパルファン・クリスチャン・ディオール
Asana のプラットフォームを導入する以前、パルファン・クリスチャン・ディオールのチームは、情報のステータス管理を、複雑なスプレッドシートに頼っていました。データを手入力し、そこから抜き出した情報をメールでステークホルダーに送り、また手動で最新情報を入力するといった手順です。ステークホルダーによる広告写真の承認を待っている場合には、忘れずにメールでフォローする必要がありました。こうしたサイクルによって、1 週間ほどの遅れが頻繁に発生していたのです。
プランニングとプロセスを担当するチームは現在、ステータス更新、プロジェクトメモ、期日を 1 か所、つまり Asana にまとめています。これによって、スプレッドシート内を探し回ったり、最新情報を求めて同僚を煩わせたり、共有ドライブでファイルを検索したりする必要はなくなりました。なぜならそのすべてが Asana のタスクに結びついているからです。こうして効率が向上したおかげで、チームは次々と製品開発を進める余裕が生まれ、愛する仕事に力を注げるようになりました。
“Asana はさまざまなビューがある点が便利です。チームには詳細が確認できるビューがありますし、経営陣は全体像を俯瞰するビューで、ブランドの全プロジェクトを一度に確認できます。”
Thibault Delavault 氏、パルファン・クリスチャン・ディオール、マーケティングプランニング & プロセスマネージャー
また、組織全体の透明性が大幅に改善し、分断を克服して複数部門が協力して業務に当たれるようになりました。たとえばオペレーション部門が、調合部門で進行しているプロジェクトを把握し、デジタルチームでも商品部門の状況がわかるといった具合です。単純に、共通の目標に向けて働きやすくなりました。一方、経営陣はビジネスを大局から俯瞰することが可能になりました。
社内の透明性を向上し、サイロ化を解消しましょう
1 年間のリモートワークの後、チームがオフィスへ回帰しようとしている今、チームの全員がいつどこにいても、進行している業務を確実に把握できることが重要です。オフィス内チーム、分散チーム、完全リモートチームなど、働き方にとらわれず、Asana は人々がつながりを維持し、部門や勤務場所、ツールの違いを乗り越えて情報や認識を共有できるよう、サポートします。
