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リアルタイムでインサイトを取得するために Asana のお客様が愛用している 7 つのチャート

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チームの仕事に関する情報が不足していると感じたことはありませんか?タスクが完了して仕事が進んでいることはわかっていても、チームが効率的かつ持続可能な方法で活動しているかどうかはわからないかもしれません。

プロジェクト横断レポートを使うと、チームの作業状況をリアルタイムで把握し、予算の追加要求、人員の追加、仕事の割り当て変更など、どのようなアクションを起こせばよいかを知ることができます。あらゆる種類のダッシュボードを作成することで、あらゆるプロジェクトやチームのデータを取り込み、リアルタイムの情報を確認し、問題を早期に発見することができます。

プロジェクト横断レポートとはどのようなものでしょうか。この記事では、Asana のお客様があらゆる角度から仕事の進捗状況を把握するために愛用している 7 つのチャートをご紹介します。

1. いつでも仕事の進捗状況を把握できる

突然のタスクに慌てることはありません。これらのチャートを確認すれば、何が近日中に予定されていて、何が期限超過なのかが一目瞭然です。チームの各分野で何が起こっているかをすばやくチェックし、想定外の仕事に対しても常に余裕を持って対応することができます。

2. バーンアウトを未然に防ぐ

チームは今週、何時間仕事をしなければならないのでしょうか?2020年の「仕事の解剖学」インデックスでは、ナレッジワーカーの 87% が残業をしていると回答し、10 人に 7 人がバーンアウト (燃え尽き症候群) を経験していることがわかりました。チームメンバーが仕事を抱え過ぎないように、今後の仕事量とチーム内の割り当て状況を把握しておきましょう。必要に応じて仕事を割り当て直したり、この情報を利用して人員や請負業者の数を増やすよう提案したりすることもできます。

3. リクエストがどこから来ているのかを把握し、将来のニーズを予測する

仕事リクエストの内容に偏りが感じられたら、チームに届いている仕事の種類を把握し、どこにリソースや優先順位を移すべきかを把握しましょう。週に 1 度のステータスレポートを作る場合も、たまにチェックするだけの場合も、プロジェクト全体を把握し、ニーズをより的確に予測することができます。

4. ワークフローのステージを把握し、ボトルネックを予測する

チームのプロジェクトがどのステージにあるかを俯瞰しましょう。始動待ちの仕事が大量にありませんか?ステージごとに仕事を見ることができれば、ボトルネックや期日直前の急ぎの仕事にも、事前に対処しやすくなります。これにより、チームに大量のタスクが押し寄せてくる前に、兆候を察知して期限を先回りして変更することができます。

5. 費用を予算内に収め、追加を求めるタイミングを把握する

多くのチームが経験していることですが、プロジェクトの終盤になって予算オーバーに気づくことがあります。あるいは、あるプロジェクトから別のプロジェクトに再配分できる資金があることを知っていればよかったと思うこともあるでしょう。チャートを作成して予算をモニタリングすることで、プロジェクトの推定範囲や、それに対して仕事が順調に進んでいるかをすぐに把握することができます。すべてのプロジェクトにどれだけの予算が使われているかを把握し、費用を予算内に抑えましょう。

6. インパクトの大きな仕事にチームを集中させる

四半期末にチームが行った仕事を振り返ったとき、優先度の低い仕事にチームが注力していたことに気づいたことはありませんか?優先度の観点からタスクをチェックすることで、チームがインパクトの大きな仕事に時間を費やし、優先度の低いタスクに振り回されていないことを確認できます。

7. チームの「インボックスゼロ」を目指す

カスタマーサクセスや IT 部門のように、チケットで仕事の進捗状況を管理するチームなら、たまっている仕事の数は低く抑えたいものです。未解決のチケットがどのくらいあるのか、またどの地域や部門にあるのかをすぐに確認し、チームと協力してリクエストに優先順位をつけ、「インボックス (受信箱) ゼロ」を目指すことができます。

すべてのインサイトを 1 か所で

チームのデータをもっと深く分析してみませんか?アクションにつながるインサイトを得て仕事をスムーズに。プロジェクト横断レポートを早速使ってみましょう。

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