Семь самых популярных графиков Asana для работы с аналитической информацией в реальном времени

Читайте эту статью на французском, немецком, португальском, испанском, традиционном китайском, английском, нидерландском, корейском, шведском , итальянском, польском, или японском языке.

Бывает ли у вас чувство, будто вам не хватает информации о работе коллектива? Вам известно, что задачи выполняются и работа идёт, но вы не знаете, насколько эффективно работает коллектив.

Функция «Универсальная отчётность» позволяет в реальном времени получать аналитическую информацию о работе сотрудников и видеть, какие действия необходимо предпринять, например: запросить дополнительный бюджет, увеличить численность персонала или перераспределить работу. Создавая панели мониторинга разных типов, можно извлекать данные по любому проекту и коллективу, просматривать информацию в реальном времени и выявлять проблемы, прежде чем они станут серьёзными.

Что представляет собой универсальная отчётность? Давайте подробнее рассмотрим семь графиков, которые пользователи Asana любят использовать для отслеживания всех аспектов своей работы.

1. Состояние работы всегда под контролем

Не дайте задачам застать вас врасплох. С помощью этих графиков можно посмотреть, что ещё предстоит сделать, а что уже просрочено. Быстро проверяйте состояния дел по каждому направлению работы коллектива, чтобы всегда быть на два шага впереди любых неожиданно возникающих задач.

2. Лучше предотвратить перегрузку, чем устранять её последствия

Сколько часов предстоит отработать вашему коллективу на этой неделе? В 2020 году авторы «Указателя структуры работы» обнаружили, что 87% работников умственного труда работали допоздна, а 7 из 10 испытывали перегрузку. Чтобы ваши сотрудники не перегружались, необходимо понимать объём и схему распределения рабочей нагрузки в коллективе. С помощью этой информации можно грамотно перераспределить работу или использовать её для аргументации в пользу привлечения дополнительного персонала или подрядчиков.

3. Прогнозирование необходимых ресурсов на будущее при чётком понимании источников запросов

Начали ощущать неравномерное поступление запросов? Определите характер задач, принимаемых в работу вашим коллективом, чтобы понимать, как лучше распределить ресурсы и расставить приоритеты. Собираете ли вы отчётные данные регулярно раз в неделю или проверяете состояние дел время от времени по мере необходимости, вы можете контролировать ситуацию по всем проектам и точнее прогнозировать запросы.

4. Контроль этапов рабочего процесса и прогнозирование узких мест

Получите общее представление о том, на каких этапах находятся проекты вашего коллектива. При больших объёмах работы возможность видеть её этапы значительно облегчает задачу устранения препятствий и предотвращения авралов. Теперь можно распознавать тревожные признаки и своевременно смещать сроки выполнения, прежде чем на вашу команду обрушится поток задач.

5. Работа в рамках бюджета и своевременный запрос дополнительных средств

Часто возникает ситуация, когда коллектив подходит к завершению проекта и только тогда становится очевидным факт превышения бюджета. А в некоторых случаях было бы здорово знать, что в наличии есть средства, которые можно перенаправить с одного проекта на другой. Создав график для контроля бюджета, можно быстро оценить примерный масштаб проекта и следить за тем, чтобы работа выполнялась в рамках бюджета. Это позволит контролировать расходы по всем проектам и удерживать их в запланированных пределах.

6. Возможность сосредоточится на высокорезультативной работе

Было ли у вас так, что, взглянув на всю проделанную коллективом работу где-то в конце квартала, вы вдруг поняли, что занимались в основном малозначимой работой? Возможность видеть уровень приоритетности задач позволяет направить усилия коллектива на высокорезультативную работу и не заваливать его задачами, которые могут подождать.

7. Сведение к минимуму незавершённых задач

Если ваш коллектив отслеживает работу по количеству открытых заявок, например, в случае отдела сопровождения клиентов или службы поддержки ИТ, вы наверняка стремитесь снизить это количество. Просто уточните количество открытых заявок и их источники, а затем вместе с коллективом расставьте приоритеты, чтобы оперативно разобраться с этими обращениями.

Вся аналитическая информация в одном месте

Готовы погрузиться в данные, с которыми работает ваш коллектив? Получайте актуальную аналитическую информацию, позволяющую выполнять работу в срок. Начните пользоваться универсальной отчётностью уже сегодня.