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Le ROI des espaces de travail numériques

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Ces 18 derniers mois auront permis une prise de conscience des dirigeants d’entreprise. Ces derniers savent désormais que la mise en place d’environnements de travail et de collaboration flexibles constitue bien souvent la condition sine qua non pour assurer la continuité des activités, que les équipes soient de retour en entreprise, décentralisées ou aient opté pour une formule hybride. Les chiffres ne mentent pas et en 2020, les logiciels de collaboration ont connu un succès fulgurant : rien qu’au cours des six premiers mois de l’année, les outils de collaboration ont attiré autant d’utilisateurs qu’en cinq années « normales ». Dans une étude récente menée par IDC (document n° US48130821, août 2021), 86 % des entreprises affirment que disposer d’applications de collaboration performantes les aide à conserver leurs talents les plus brillants.

La transformation numérique désigne le fait d’opérer des changements en profondeur au sein d’une organisation de manière à pouvoir innover et faire évoluer l’ensemble ou une partie de ses activités. Le tout à un rythme bien plus soutenu que celui des entreprises traditionnelles, afin de développer de nouvelles méthodes de travail.

Les faits sont incontestables. Pour autant, la collaboration numérique n’a pas été une mince affaire pour certaines entreprises, quand bien même ces dernières témoignaient d’une volonté réelle de faire évoluer leurs pratiques. Tandis que la fin de l’année 2021 approche doucement, une question subsiste néanmoins : comment les dirigeants peuvent-ils concevoir des espaces de travail qui encouragent une culture de collaboration et accélèrent la transformation numérique ?

Nous nous sommes récemment entretenus avec Wayne Kurtzman, directeur de la recherche sociale, communautaire et collaborative chez IDC, pour obtenir son point de vue sur la transformation numérique. Nous lui avons également demandé de quelle manière les entreprises peuvent aborder l’avenir de la collaboration et s’y projeter.

D’après vos recherches, et en tenant compte du contexte de ces 18 derniers mois, quel sens donner à la transformation numérique ? Pourquoi tant d’entreprises éprouvent-elles des difficultés à évoluer ?

Les environnements de travail numériques permettent principalement de rapprocher les individus et de faire en sorte qu’ils communiquent aisément pour se sentir davantage reliés à leurs activités. Certaines entreprises se sont concentrées sur le travail en soi, en oubliant de faire le lien entre les employés. Or, cette mise en relation est l’élément déclencheur de toute transformation. La collaboration désigne l’ensemble des efforts collectifs entrepris pour accomplir un travail efficace. Avec les bons outils, la technologie encourage l’évolution des équipes et leur permet de mieux travailler ensemble.

Nous sommes également conscients que de nombreuses entreprises se voient forcées de prendre des décisions difficiles : vaut-il mieux opter pour un retour en entreprise à temps partiel (approche hybride), à temps plein ou poursuivre le travail à distance ? De tels choix ont des répercussions non négligeables sur la culture des entreprises et le lien social entre les équipes.

Les recherches d’IDC révèlent que nombre d’entreprises peinent à opérer leur transformation numérique ; ces difficultés sont directement liées à la culture de ces mêmes entreprises. Pour assurer une transformation numérique réussie, les dirigeants doivent réussir à trouver à la fois les bons outils technologiques, mais aussi des processus adaptés à leurs équipes, afin de proposer aux individus un environnement de travail numérique et collaboratif. Toutefois, même lorsqu’une entreprise parvient à adopter les technologies et processus appropriés, la partie n’est pas gagnée pour autant. Développer une culture de collaboration saine en s’appuyant sur ces outils est sans doute le plus difficile, en particulier pendant cette période si spéciale qui nous impose le travail à distance ou hybride.

En outre, ces structures doivent aussi trouver le moyen d’aider les équipes à travailler ensemble efficacement et leur faire confiance quant à leur capacité à se dépasser, même en mode décentralisé. Elles doivent impérativement opter pour la collaboration numérique afin d’assurer la continuité de leurs activités. Les chiffres en témoignent : 86 % des entreprises affirment que disposer d’applications de collaboration performantes les aide à conserver leurs talents les plus brillants.

Si l’on devait créer une culture de l’innovation par ingénierie inverse, d’après vous, quelles mesures les dirigeants devraient-ils prendre en priorité pour espérer changer la donne ?

Le plus grand défi des entreprises, partout dans le monde, reste la mise en place d’une communication efficace. Notre capacité à échanger et collaborer au travail exige un changement de mentalité de la part des dirigeants, et ce, à tous les niveaux de l’entreprise. Les organisations qui sont parvenues à « apprendre, désapprendre et réapprendre », pour citer le sociologue Alvin Toffler, ont fait preuve d’une plus grande ouverture d’esprit et obtenu de meilleurs résultats. Pour développer leurs activités, la plupart de ces entreprises ont dû gagner de nouveaux marchés émergents.

Nous avons observé que la pandémie a changé le point de vue de nombreuses entreprises sur les espaces de travail numériques. Tout d’abord, ces dernières se sont vues forcées d’opter pour le travail à distance ; désormais, elles souhaitent y recourir davantage, car elles ont constaté que cette forme de travail a permis un sursaut de productivité pendant la pandémie. Soyons clairs, investir dans la collaboration peut avoir des répercussions positives sur les indicateurs commerciaux clés d’une entreprise, notamment le recrutement, la fidélisation, le bien-être des employés et, en définitive, le chiffre d’affaires.

Selon vous, comment faire pour que les dirigeants adoptent un arsenal technologique adapté à leurs activités alors que de nouvelles plateformes et fonctionnalités font chaque jour leur entrée sur le marché ?

Au moment de choisir l’écosystème d’outils technologiques adapté à votre équipe, il y a plusieurs éléments à garder en tête.

Tout d’abord, entourez-vous d’un maximum de collaborateurs clés pour définir précisément vos besoins et identifier les avantages de chaque outil. IDC constate qu’en moyenne, plus de quatre dirigeants contactent leurs subordonnés du service informatique avant l’achat de solutions collaboratives. En faisant appel à des employés qui n’occupent pas des postes à hautes responsabilités, vous obtenez un point de vue concret sur un domaine spécialisé et vous remportez l’adhésion du plus grand nombre lors de l’adoption de la solution choisie.

En outre, l’outil concerné devrait vous permettre d’implémenter des processus depuis un espace de contrôle centralisé. Tout au long de la journée, les travailleurs de la connaissance ne cessent de basculer entre de multiples applications et outils. Inutile d’allonger la liste : recherchez plutôt la solution technologique qui permettra à vos employés d’être moins dispersés et de travailler plus sereinement au quotidien.

Enfin, l’outil envisagé doit répondre aux besoins de l’entreprise et aux compétences de ses employés : facilité de déploiement, prise en charge d’un large éventail d’intégrations, sans oublier les impératifs de sécurité, de gouvernance et de conformité. Entourez-vous d’une équipe d’assistance compétente et assurez-vous que le retour sur investissement soit à la hauteur.

En savoir plus sur la transformation numérique

Envie d’en savoir plus sur la transformation numérique et les logiciels de collaboration ? Regardez dès maintenant notre webinaire et découvrez le témoignage complet de Wayne Kurtzman d’IDC.

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