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Como a HubSpot utiliza a Asana para alinhar equipes e expandir as operações

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Quando uma empresa cresce rápido, é difícil manter as equipes em alinhamento. Hoje em dia, com o trabalho remoto, as pessoas precisam de cada vez mais tecnologias para executarem o seu trabalho com eficácia. Contudo, nem sempre existe uma forma centralizada de coordená-lo. Por isso, as equipes passam em média 60% do tempo se organizando para poder trabalhar (escrevendo atualizações de status e participando de reuniões coordenativas, por exemplo) em vez de realizarem o trabalho estratégico para o qual foram contratadas.

Alinhar equipes multidisciplinares é desafiador, principalmente em trabalhos remotos. Conversamos com Navi Singh, gestora-chefe de projetos na HubSpot, para entender como o departamento de marketing da empresa utilizou a Asana para alinhar equipes multidisciplinares e expandir as operações. 

Segundo a Navi: “Para as organizações terem sucesso no mundo de hoje, suas equipes precisam de processos que promovam clareza, alinhamento e escala. É nesse contexto que uma robusta plataforma de gestão de trabalho, como a Asana, pode ajudar.” 

Descubra como a Navi implementou a Asana e estimulou a adoção da plataforma na HubSpot, e como isso favoreceu a coesão das equipes e permitiu à empresa ter um maior impacto comercial.

Como você percebeu que estava na hora de procurar uma nova plataforma de gestão de trabalho?

Quando comecei a trabalhar na HubSpot, usávamos diversas soluções para realizar a comunicação e colaboração do trabalho. Com o tempo, os gestores de projetos perceberam que a comunicação com os principais interessados e o monitoramento dos processos eram feitos de maneira discrepante e pouco automatizada. Essa falta de consistência sobrecarregava a equipe gestora.

Precisávamos de uma plataforma que permitisse aos principais interessados acessar informações de forma rápida e fácil. Ao mesmo tempo, ela deveria atender às necessidades dos nossos parceiros criativos. Assim, eles poderiam passar mais tempo criando sem se preocuparem tanto com documentações de rotina. 

Foi nesse ponto que a Asana se mostrou útil e necessária. Primeiro, como uma plataforma de gestão de trabalhos para monitorar tarefas de design e marketing. Depois, como a solução para as revisões, edições e colaborações de trabalhos na organização inteira. A Asana foi adotada inicialmente pelos nossos entusiastas de tecnologia. Não fazíamos ideia de até que ponto ela nos ajudaria, mas sabíamos que era necessário mudar. 

A adoção da Asana se espalhou rapidamente. Tudo começou com a equipe de eventos, mas agora nosso departamento de marketing inteiro também a está usando. E ainda não paramos de expandir.

Navi Singh, gestora-chefe de projetos na HubSpot

Lembro que eu disse para um colega: “Se a Asana já ajudou tanto sem nenhum treinamento das equipes, imagine se fizermos uma implementação adequada?”

De que maneira as suas equipes começaram a adotar a Asana na rotina de trabalho?

Os gestores de projetos sempre buscam garantir que as equipes de trabalho e os principais interessados tenham fácil acesso a todas as informações pertinentes. O problema começa quando os processos são excessivamente manuais para esses gestores. Por isso, sempre nos perguntamos: “Como reduzir a distância entre as partes interessadas e nossos parceiros criativos?” 

Com a Asana, posso organizar projetos de uma maneira que seja compreensível para a equipe criativa e para os gestores. Ao mesmo tempo, consigo planejar relatórios para os principais interessados. A funcionalidade de Geração de relatórios globais me ajuda a criar uma visualização personalizada para os participantes consultarem apenas as informações que lhes interessam. 

Também gosto de usar a funcionalidade de relatórios da Asana para apresentar a situação de um projeto para públicos maiores. A plataforma fornece recursos visuais que me auxiliam a mostrar e explicar informações. Os participantes sempre pedem formas diferentes de visualizar dados, e com a Asana eu consigo adequar a comunicação para cada um deles, sem grande esforço manual.

Para que finalidade você tem mais interesse em usar a Asana no futuro?

Ainda estamos descobrindo a Asana e o potencial dela, e a pergunta que eu sempre tento responder é: “Podemos automatizar o quê?“ 

Por exemplo:

  • Podemos automatizar os relatórios para nossos principais interessados? 
  • Podemos criar um sistema acessível e integrado para o processo de revisão criativa? 
  • Podemos elaborar regras para que os tíquetes recebam certas etiquetas conforme o projeto avança? 

Sim, sim e sim! Isso é o que mais me anima nesta jornada com a Asana. Todos os nossos projetos de mídia são agora desenvolvidos exclusivamente na plataforma, assim como o planejamento de primeiro trimestre da maioria das nossas iniciativas de marketing. Com os fluxos de trabalho da Asana, é possível gerir o projeto desde o recebimento até a entrega e garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados certos na hora certa.

Estou só começando a explorar as infinitas possibilidades que os fluxos de trabalho da Asana oferecem para nós da HubSpot. Fico animada só de pensar nesta jornada e no impacto que ela terá nos nossos negócios.

Para saber mais sobre como a integração HubSpot + Asana pode ajudar a automatizar processos e a transferir tarefas entre equipes e ciclos de negociações, acesse asana.com/pt/apps/hubspot

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