Asana-Tipps: So strukturieren Sie Ihre Arbeit in Asana
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Egal, ob Sie neu bei Asana oder bereits ein erfahrener Nutzer sind: Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Arbeit in Asana strukturieren, ist der erste Schritt zur Verknüpfung von individuellen Aufgaben mit größeren Vorhaben oder Zielen geschafft. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass Mitarbeiter mit doppelter Wahrscheinlichkeit motiviert bei der Arbeit sind, wenn ihnen klar ist, wie ihre individuellen Aufgaben einen Mehrwert für ihr Unternehmen bilden.
Wenn Sie Asanas Bausteine zur Strukturierung der Arbeit in vollem Umfang nutzen, wird Asana zu mehr als einem Projektmanagement-Tool. Tatsächlich handelt es sich dann um eine Work Management-Plattform, die so entwickelt wurde, dass Sie Ihr Team bei der Koordination der Arbeit, der effektiven Zusammenarbeit und beim Erreichen von Zielen unterstützt. Damit Sie und Ihr Team den größten Nutzen aus Asana ziehen, haben wir hier wichtige Tipps für Sie, wie Sie auf allen Ebenen effektiv zusammenarbeiten.
So strukturieren Sie Ihre Arbeit in Asana
Asana wurde entwickelt, um individuelle Aufgaben und Projekte mit der übergeordneten Mission oder den Zielen eines Unternehmens zu verknüpfen. Stellen Sie sich eine Pyramide vor: Jede Aufgabe ist ein Baustein eines Projekts, welches wiederum der Baustein eines Teams ist, usw. Wenn Sie wissen, wie Ihre Aufgaben zum großen Ganzen Ihres Unternehmens beitragen, dann verstehen Sie auch die Hintergründe Ihrer Arbeit und haben die nötige Klarheit, um bestmögliche Leistungen zu erbringen.
Nehmen wir an, Sie sind Marketingleiter des fiktiven Unternehmens Yeti Inc. Im Folgenden erfahren Sie, wie Ihre Arbeit in Asana auf unterschiedlichen Ebenen aussehen könnte.
Unternehmen
Ihr Unternehmen Yeti Inc. steht in Asana an der Spitze der Hierarchie. Teammitglieder werden basierend auf der E-Mail-Domain Ihres Unternehmens zu Ihrem Unternehmen in Asana hinzugefügt. In Ihrem Fall wird z. B. jede Person mit einer E-Mail-Adresse, die auf @yeti.com endet, Teil desselben Unternehmens.
Teams
Teams sind Gruppen innerhalb Ihres Unternehmens. Dabei kann es sich um traditionelle Unternehmensabteilungen wie Technik oder Marketing handeln oder um ein Team, das aus Menschen mit gemeinsamen Interessen besteht. Stellen Sie sich ein Team als eine Arbeitsgruppe vor, in der gemeinsam an einer Reihe von Projekten gearbeitet wird.
Als Marketingleiter bei Yeti Inc. sind Sie Teil des Marketingteams. Aber Sie können mehreren Teams in Asana beitreten. Wenn Sie in Ihrer Position als Marketingleiter z. B. häufig mit dem Designteam zusammenarbeiten, können Sie diesem Team beitreten und somit auf dem neuesten Stand über dessen wichtigste Aktivitäten bleiben.
Alternativ dazu können Sie auch Teams von Yeti beitreten, die keine Abteilung sind, wie z. B. dem Niedersachsen-Team für alle Bewohner dieses Bundeslandes, dem Gastro-Team, das Kochwettbewerbe veranstaltet, oder dem Willkommensteam, das neue Mitarbeiter von Yeti begrüßt und ihnen zur Seite steht.
In der Team-Ansicht können Sie alle Projekte sehen, die in diesem Team erstellt wurden. Sie können auch Gespräche mit dem gesamten Team führen, ohne diese einem bestimmten Projekt zuzuordnen.
💡 Tipp: Erstellen Sie eine Vielzahl an allgemeinen und spezifischen Teams. Sie können zusätzlich zum Marketingteam für die gesamte Marketingabteilung auch gesonderte, kleinere Teams erstellen. Zum Beispiel für Unternehmens-, Veranstaltungs- und Produktmarketing. Verwenden Sie Diskussionen im übergeordneten Team (in diesem Fall im Marketingteam), um die gesamte Abteilung über Vorhaben zu informieren und alle miteinander zu vernetzen.
Projekte
In den Projekten organisieren Sie die Arbeit Ihres Teams. Bei Yeti Inc. erstellen Sie vielleicht Projekte für Teaminitiativen, Ziele, Ideensammlungen, Meeting-Agenden oder andere Tätigkeitsbereiche. Die von Ihnen erstellten Projekte können für Ihr Team oder nur für eine bestimmte Personengruppe sichtbar sein. Allerdings lassen sich Projektmitglieder jederzeit hinzufügen oder entfernen. Sie können Projekte auf verschiedene Weise betrachten. Dazu zählen die Listen-, Board-, Kalender– und Zeitleisten-Ansicht.
💡 Tipp: Über den CSV-Import von Asana können Sie Projekte schnell erstellen. Wenn es aber um einen häufig verwendeten Prozess geht, können Sie das entsprechende Projekt in eine Vorlage umwandeln, die anschließend jeder Person in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht.
Aufgaben
Aufgaben teilen Projekte in durchführbare Schritte ein. Aufgaben können To-dos, Anfragen, Erinnerungen oder Ideen sein. Jede gute Aufgabe beantwortet die Frage: Wer erledigt was bis wann? Stellen Sie also sicher, dass Sie eine verantwortliche Person, eine Aufgabenbeschreibung und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen.
💡 Tipp: Haben Sie eine Aufgabe, die für mehr als ein Projekt bei Yeti Inc. relevant ist? Sie können dieselbe Aufgabe einfach zu mehreren Projekten hinzufügen. So sind die Aufgabendetails für alle sichtbar und sämtliche Beteiligte sind projektübergreifend auf dem aktuellen Stand.
Unteraufgaben
Durch Unteraufgaben werden Aufgaben in kleinere Bestandteile aufgeteilt. Sie ermöglichen es, die Aufgabe in mehrere Schritte zu unterteilen, von denen jeder Schritt einer anderen Person zugewiesen werden kann.
💡 Tipp: Drücken Sie Tab + S, um eine neue Unteraufgabe zu erstellen.
Verknüpfen Sie in Asana individuelle Aufgaben mit größeren Vorhaben
Da Teams auch weiterhin von zu Hause aus arbeiten, ist es besonders jetzt wichtig, einen klaren Überblick über die Arbeit Ihres Teams zu behalten. Sie sollten stets darüber informiert sein, wie größere Projekte, Vorhaben und Ziele mit Ihren Teamaufgaben zusammenhängen. Wenn Ihre Teammitglieder wissen, wie sie mit ihrer Arbeit zu größeren Vorhaben beitragen, schaffen Sie eine gute Basis für Bestleistungen – unabhängig davon, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten.
Auf unserer Ressourcenseite für ortsunabhängiges Arbeiten erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihr Team unterstützen kann. Und wenn Sie jetzt schon startklar sind, können Sie Asana heute noch kostenlos testen.
