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Die neue Normalität fördert die Zusammenarbeit und Menschlichkeit

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Anmerkung der Redaktion: Dies ist ein Gastbeitrag von Wayne Kurtzman, IDC Research Director, Social, Communities & Collaboration.

Auch wenn viele Unternehmen im Verlauf des letzten Jahrzehnts bereits kollaborative Anwendungen verwendet haben, wurde dieser Trend jetzt aufgrund der neuen Bedürfnisse, die durch COVID-19 und die einhergehende Verlagerung ins Homeoffice entstanden sind, extrem beschleunigt. Vor der Pandemie betrug das Wachstum dieses Marktes laut IDC jährlich bereits über 20 %. Aber durch die Pandemie ist die Nachfrage nach Tools zur Zusammenarbeit um die Wachstumsrate von fünf Jahren gestiegen. Eine solche rasante Umstellung entsteht durch das Bedürfnis, die Arbeitsweise aller Beteiligten zu verändern – besonders wenn Sie möchten, dass sich Ihr Unternehmen von seinem bisherigen Modell der Geschäftskontinuität löst und sich an die „neue Normalität“ anpasst.

Die Vorteile von guter Zusammenarbeit sind auf das Ersetzen der altbekannten E-Mail durch neue Möglichkeiten zur Vernetzung im Team zurückzuführen. Das spart Zeit und Geld – insbesondere, wenn diese Tools den Teamgeist der Zusammenarbeit unterstützen. Zusammenarbeit beruht nicht nur auf Technologie. Es handelt sich auch um die mentale Bereitschaft, sich als Team zu fühlen und gemeinsam zu gewinnen: einerseits durch den Einsatz der richtigen Technologien, andererseits durch die Überzeugung, dass jeder einen wichtigen Teil zum Team beiträgt. Es ist ein grundlegender und wesentlicher Kulturwandel für Teams und gesamte Unternehmen. 

Weltweite Umfragen von IDC zeigen, dass Unternehmen – trotz prognostizierter Kürzungen im IT-Bereich – mit einem Anstieg der Ausgaben für kollaborative Tools in diesem Jahr rechnen. Prognosen von CEOs sind sogar noch höher. 

Besitzer von Smartphones wussten bereits, dass sie Anwendungen herunterladen konnten, um sich mit ihren Familien, Freunden und Bekannten zu vernetzen. Vielen von ihnen war es ein Rätsel, warum dasselbe nicht auch für ihre Arbeit möglich war.

Aufgrund von COVID-19 müssen Unternehmen ihre Pläne für digitale Transformationen, die eigentlich für mehrere Jahre ausgelegt waren, sofort umsetzen, um ihr Überleben zu sichern. Und Besitzer von Smartphones sind der lebende Beweis dafür, dass die Beschäftigten dafür bereit sind – auch wenn die Arbeitgeber bisher eher zögerlich waren. 

Das Wesen einer guten Zusammenarbeit

Gute Zusammenarbeit basiert auf Sicherheit, Führung und Compliance. Es braucht Vertrauen von beiden Seiten: Sowohl die Beschäftigten als auch die Unternehmer müssen wissen, dass ihre (persönlichen) Daten sicher aufbewahrt werden. 

Im nachstehenden Diagramm sehen sie rechts die Technologien, die für eine effektive Zusammenarbeit benötigt werden. Links sehen Sie den Teamgeist der Zusammenarbeit, den es braucht, um das gemeinsame Arbeiten effektiver zu gestalten.

Die Kommunikationsebene ermöglicht es Menschen, menschlich zu sein und menschlichen Aktivitäten nachzugehen. Dazu gehören Gespräche, Geschäftsmeetings, das Versenden kurzer Nachrichten (wie es auch in der Freizeit stattfindet) und das Zusammenführen von Gruppen in kollaborativen Anwendungen.

Die Inhaltsebene umfasst die benötigten Dateien, Dokumente und Inhalte, die die Mitarbeiter brauchen, um ihre Arbeit erledigen zu können.

Diese zwei Ebenen sind entscheidend – aber vielleicht nicht aus dem Grund, den Sie jetzt vermuten. Wenn Sie es nicht schaffen, in diesen Bereichen solide, einfach zu verwendende Tools zur Verfügung zu stellen, werden Ihre Mitarbeiter auf eigene Tools zurückgreifen. Schließlich arbeiten sie im Homeoffice und wollen zeigen, dass sie produktiv sind. Und sie wissen, welche Anwendungen ihnen dabei helfen können.

Die Produktivitätsebene verleiht jedem Superkräfte. Dabei handelt es sich um Integrationen, die den Workflow mit der Kommunikations- und Inhaltsebene verbinden. Integrationen für Arbeitsmanagement, Zeiterfassung und sogar für Marketingzwecke sorgen für ein beträchtliches Zeit- und Geldersparnis. IDC fand heraus, dass drei oder mehr Integrationen für ein wesentliches Zeitersparnis pro Person sorgen – mehr als 30 Stunden pro Woche.

Der Teamgeist der Zusammenarbeit ist eine Veränderung auf allen Unternehmensebenen, die neue Normen schafft und dafür sorgt, dass das gesamte Arbeitsgeschehen nicht mehr auf Hunderte von einzelnen E-Mails verteilt ist, sondern auf einer einheitlichen Plattform für Zusammenarbeit gebündelt wird. Damit das erreicht werden kann, müssen Menschen das Gefühl haben, dass diese Plattformen ein sicherer Ort sind, an dem sie ihre besten Ideen mit anderen teilen können. Das Konzept der Zusammenarbeit ist für viele neu, daher brauchen sie – besonders jetzt – diese Sicherheit. Wenn man ein bestimmtes Verhalten erreichen möchte, wirken Peer-Mentoring und Verhaltensmodellierung in Teams effektiver, als Vorschläge von Führungskräften. Anerkannte „offizielle“ Peer-Mentoren auf allen Geschäftsebenen können Systemadministratoren außerdem Feedback zur Systemverbesserung geben. Und schließlich können durch die Überwindung von isolierten Bereichen und Regionen relevante Fachexperten einbezogen werden. Diese neuen Stimmen bringen neue Erkenntnisse und neue Lösungsansätze hervor und helfen, Hindernisse zu vermeiden.

Alte Wege gehören der Vergangenheit an

Der schwierigste Teil, wenn es um die Einführung neuer Arbeitsweisen geht, ist die Denkweise, dass „die alten Methoden“ besser waren. Heute weiß nahezu jeder, dass diese alten Methoden keine Option mehr sind. Es ist sinnvoll, die vorhandenen und gewünschten Kompetenzen auszuschöpfen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unabdingbar, die Arbeitsweise durch eine gute Zusammenarbeit zu verbessern und zu erleichtern.

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