Accueil des nouveaux employés à distance : les astuces d’Anna Binder, directrice des ressources humaines

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Les équipes qui recrutent encore peuvent rencontrer des difficultés à intégrer leurs nouveaux employés entièrement à distance. Même avec l’aide des appels vidéo et en ayant établi des canaux de communication clairs, certaines étapes du programme d’accueil divergeront en raison des nouveaux standards érigés depuis l’adoption du télétravail.

Nous avons demandé à Anna Binder, directrice des ressources humaines pour Asana, de nous donner quelques conseils afin d’aider les nouvelles recrues à se sentir investies et permettre aux managers de tous horizons d’apporter le même degré d’attention et d’authenticité aux accueils à distance qu’aux accueils habituels sur site. Lisez la suite pour découvrir ses astuces.

Quelques conseils pour aider les managers à accueillir de nouvelles recrues à distance

1. Créer du lien avec les nouveaux collègues en amont

Les nouveaux employés doivent se sentir connectés à leur équipe. Il est donc conseillé aux responsables de contacter les nouveaux arrivants pour faire connaissance avant leur prise de poste. Asana encourage les nouvelles recrues à s’investir en leur communicant les informations nécessaires en amont, en leur expliquant à quoi s’attendre pour leur premier jour et en faisant les présentations auprès de leur future équipe.

Assurez-vous d’être convié à tous les échanges préalables à l’intégration pour offrir un soutien supplémentaire. Les nouveaux arrivants ont souvent des questions au sujet de leur poste, et c’est d’autant plus le cas en ces temps incertains. Une communication directe avec leur responsable et leurs collègues leur permet d’obtenir des réponses, tuant ainsi dans l’œuf les incertitudes éventuelles.

Asana encourage également la mise en place d’un programme de mentorat entre les nouvelles recrues et les membres actuels de l’équipe ou d’une équipe complémentaire. Il s’agit de créer des binômes entre les nouveaux éléments et des mentors, en excluant les managers des employés concernés (personne n’a envie de faire crouler son responsable sous une avalanche de questions dès la première semaine). Certains collègues sont donc désignés comme référents. Concrètement, on attribue à chaque nouvel arrivant un mentor sélectionné parmi une liste de volontaires pour l’accueillir. Chaque recrue peut ainsi se référer à une personne de confiance, qui fait office de guide et lui apporte toute la motivation et le soutien moral nécessaire. Le mentor ou référent joue un rôle d’autant plus important dans le cas d’une intégration à distance : lors des premières semaines, il est le point de contact privilégié du nouvel employé et lui permet de se renseigner sur son environnement de travail.

2. Tout miser sur le premier jour

L’intégration est un moment clé dans la vie d’un employé, qui n’est pas sans lui rappeler son premier jour d’école. Toutefois, ce processus vise souvent bien plus à préparer les personnes concernées à se mettre au travail qu’à les aider à s’adapter à une nouvelle culture et à trouver leur place pour exprimer leur personnalité.

Pour bien accueillir les nouveaux employés à distance, il faut commencer par s’assurer que toutes les ressources essentielles (répertoires d’équipe, calendriers partagés, canaux internes de communication, etc.) sont aisément et clairement accessibles, sans toutefois en faire la priorité de la journée. Vous devez ensuite faire tout votre possible pour que les nouveaux arrivants aient l’impression de se trouver dans la même pièce que leurs collègues. Pour ce faire, vous pouvez établir une communauté en ligne réservée aux nouveaux employés sur Slack, ou encore organiser des repas de bienvenue virtuels et des pauses café à distance avec leurs futurs collègues.

En fin de journée, prenez quelques minutes pour recueillir les impressions de votre nouvel employé à distance, faire le point sur son premier jour et lui laisser l’opportunité de partager son ressenti. N’hésitez pas non plus à lui demander s’il aurait des pistes d’amélioration ou des ajustements à proposer pour se sentir mieux intégré. Procéder ainsi permet aux nouvelles recrues de se sentir entendues et acceptées dès leur arrivée.

3. Ne pas parier sur les mêmes normes de communication

Les normes de communication instituées pour une équipe en présentiel ne fonctionnent pas toujours à distance. Prenez le temps d’établir un nouveau « contrat » indiquant les normes à suivre par votre équipe travaillant à domicile, les attentes de communication et la régularité du suivi. Vous devrez ensuite clarifier ces attentes auprès de vos nouvelles recrues.

La création d’une équipe à distance inclusive passe aussi par un accès aisé à toutes les activités en cours et à une bonne visualisation du lien entre le travail de chacun et les objectifs d’équipe à plus grande échelle. Asana permet aux membres de l’équipe de rechercher toutes ces informations et d’y accéder, quel que soit leur emploi du temps. Et ça marche ! D’après l’enquête « L’Anatomie du travail : équipes à distance », près des deux tiers (62 %) des employés des quatre coins du monde font une plus grande utilisation des outils de collaboration, de messagerie et de visioconférence depuis qu’ils travaillent à la maison. En outre, près de 25 % des employés aux États-Unis se servent d’outils de collaboration pour la première fois.

Faites preuve d’ouverture d’esprit et de transparence à l’égard les nouvelles recrues : demandez-leur de vous indiquer le moyen de communication qu’ils préfèrent et entendez-vous sur les modalités de collaboration. Pour instaurer une relation de confiance dès le début, Asana encourage les managers à montrer leurs propres faiblesses, à parler ouvertement de leur expérience de travail à la maison et à révéler leurs limites. Une fois mis en confiance, le nouvel employé se sent à l’aise pour communiquer son ressenti, ce qui lui permet de nouer des relations solides et durables avec ses responsables et son équipe.

4. Présenter plusieurs communautés professionnelles à votre nouveau collègue

Faire partie d’une équipe à distance risque d’engendrer un certain isolement et de compliquer l’intégration des nouveaux arrivants, à l’échelle de l’équipe comme à celle de l’entreprise. Pour que cette transition se fasse en douceur et de manière aussi inclusive que possible, demandez au nouvel employé s’il souhaite être mis en relation avec certaines communautés au sein de l’entreprise ou rejoindre des groupes-ressources d’employés particuliers.

Veillez tout particulièrement au bien-être des groupes les plus touchés par les répercussions du travail à distance. Les minorités sous-représentées, les parents et les membres d’équipe sur d’autres fuseaux horaires doivent faire face à des bouleversements supplémentaires liés au télétravail. Les intégrer au plus vite aux communautés d’entreprise reste donc le meilleur moyen de créer une communauté inclusive et d’encourager les nouveaux employés à exprimer leur personnalité.

Vous commencez sur un nouveau poste à distance ? Suivez ces conseils essentiels pour un télétravail réussi

1. Clarifier les limites et les attentes

Aujourd’hui, notre rythme de travail a changé et nous n’avons plus la même vision d’une journée productive classique. D’après l’enquête « L’Anatomie du travail : équipes à distance », près de 60 % des employés dans le monde ont changé leurs horaires de travail et environ 80 % des parents font l’école à leurs enfants en plus de leur travail. Ces bouleversements peuvent désorienter les nouveaux venus, surtout lorsqu’ils doivent gérer plus de responsabilités à la maison, notamment pour participer à la scolarisation à distance de leurs enfants.

Dès l’embauche, vous devez vous renseigner sur le degré de flexibilité accordé par votre employeur et sur les modes de communication à privilégier pour indiquer vos disponibilités lorsque vous travaillez depuis chez vous. Vous pouvez commencer par poser la question au service des ressources humaines et demander de plus amples détails à votre responsable.

Asana encourage tous ses employés à indiquer sur leur calendrier les heures de présence et les indisponibilités, les moments dont ils ont besoin pour souffler, ainsi que les congés prévus régulièrement. Être transparent, c’est aussi faire preuve de bienveillance. Enfin, n’oubliez pas non plus que le travail à la maison ne remplace pas les jours de congés.

2. Rejoindre plusieurs communautés de votre entreprise

Le cas échéant, renseignez-vous auprès de votre responsable au sujet des groupes établis au sein de votre entreprise qui se rapprochent de vos centres d’intérêt, par exemple un groupe-ressource d’employés organisant régulièrement des discussions ou ayant mis en place un canal interne dédié à ce que vous aimez : la pâtisserie, le yoga, le cinéma, la musique, etc. Trouvez comment entrer en contact avec ces groupes afin d’y participer et de faire de nouvelles rencontres.

Les nouveaux employés sont bombardés d’informations. Vous rencontrerez donc peut-être des difficultés à en apprendre un peu plus sur votre nouvelle entreprise en parallèle de votre recherche de communautés à distance. Si vous ne savez pas comment vous impliquer, prenez rendez-vous avec votre responsable ou avec un collègue pour en discuter dès la première semaine. Se greffer à des activités et rassemblements organisés à distance est beaucoup plus compliqué, c’est pourquoi il est essentiel de prendre l’initiative de se renseigner et de poser des questions à ce sujet.

Pour les employés en télétravail, trouver des communautés qui leur conviennent au sein de leur nouvel environnement de travail n’aura jamais été aussi important. Si vous avez du mal à entrer en contact avec toute une communauté, rapprochez-vous d’une personne ou d’un membre d’équipe dont vous avez fait la connaissance et demandez-lui de vous aider à organiser un déjeuner ou une pause café.

Rejoignez notre équipe !

Asana embauche (et accueille) toujours de nouveaux employés à distance. Consultez nos offres d’emploi et postulez dès aujourd’hui.