Wie Asana mithilfe von Asana seine verteilten Teams steuert
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Vernetzt zu bleiben ist kein Kinderspiel. Doch im Zuge des Wechsels zur Telearbeit mussten viele Teamleiter im Handumdrehen lernen, verteilte Teams zu steuern. Lesen Sie hier, wie fünf Manager von Asana ihre Teams beim ortsunabhängigen Arbeiten unterstützen.
Welche Funktionen von Asana nutzen Sie und Ihr Team, um sich auch vom Homeoffice aus zu vernetzen?
Parijat Talkad, Manager, Talent Acquisition Operations, San Francisco
„Wir nutzen ein gemeinsames Projekt für die Tagesordnung, in der wir Themen sammeln, die wir besprechen müssen und Links zu relevanten Ressourcen teilen (z. B. zu bewährten Methoden für ortsunabhängige Vorstellungsgespräche). Außerdem klären wir hier auch alle Fragen zu Abwesenheiten und Vertretungen. Dieser letzte Punkt ist besonders hilfreich, denn auf diese Weise können wir alle Vertretungen schnell und einfach einplanen. Zudem hilft es uns, unsere Aufgaben zu planen und auf kurzfristige Planänderungen zu reagieren – ohne ein Meeting mit dem gesamten Team einberufen zu müssen.
Da wir all diese Informationen in einem Abschnitt sammeln, hat mein Team die Möglichkeit, über Probleme und Bedenken zu sprechen und Lösungsvorschläge zu teilen. Das ist das virtuelle Pendant zu persönlichen Fragen, Updates und Feedback. Außerdem haben wir dadurch einen zentralen Ort, an dem sich unsere weltweiten Teammitglieder austauschen, Neues lernen und Feedback und Ratschläge erhalten können. Auch wenn unsere gemeinsame Tagesordnung durchaus eine größere Rolle beim ortsunabhängigen Arbeiten gespielt hat, war es vor allem von immenser Bedeutung für die Vernetzung innerhalb des verteilten Teams.“
Jenny Thai, Head of Content, San Francisco
„Beim Managen meines verteilten Teams unterstützen mich diese drei Asana-Funktionen am meisten:
- Projekte. Von wöchentlichen Einzelgesprächen bis hin zu Gruppenmeetings verwende ich Projekte für die Tagesordnung, in der ich die Diskussionsthemen und Nachbereitungsaufgaben für jedes Meeting erfasse. Dadurch ist es einfach, Einträge für die Tagesordnung vorab zu sammeln, damit mein Team und ich unsere Meetingzeit optimal ausschöpfen können.
- Diskussionen. Videokonferenzen sind oft zeit- und energieraubend! Wenn ich also ein Update habe, das ich auch asynchron über eine Statusaktualisierung oder ein Kommentar teilen kann, mache ich das über Asana und muss nicht noch ein weiteres Meeting einberufen.
- Portfolios. Mein Team arbeitet an vielen unterschiedlichen Marketing-Initiativen – von Produkteinführungen bis hin zu Content-Marketing. Um hierbei den Überblick zu bewahren, verwende ich Portfolios. So sehe ich alle Statusaktualisierungen auf einen Blick und kann bei Bedarf bestimmte Projekte öffnen, um weitere Informationen zu sehen.“
Kim Pak, Head of Culinary, San Francisco
„Unser Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Planung, indem es Rich-Text-Hyperlinks verwendet und Aufgaben bei Bedarf zu mehreren Projekten hinzufügt. Aufgaben werden stets in Echtzeit aktualisiert, sodass die Teammitglieder immer über die benötigten Informationen verfügen.“
Ariel Tavares Grilo, Localization Manager, Dublin
„Die Mitglieder unseres Lokalisierungsteams sind über die ganze Welt verstreut. Alle unsere Sprachexperten, Projektmanager und Desktop-Publishing-Spezialisten arbeiten in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen. Schon vor COVID-19 haben wir Asana als Work Management Tool für unsere gesamte Kommunikation verwendet. Die Übersichtlichkeit, die uns Asana bietet, ist der Schlüssel für die gute Vernetzung und Abstimmung in unserem Team.
Wir haben zum Beispiel für jede Sprache ein eigenes Forumsprojekt angelegt, in welchem sich unsere Sprachexperten über ihre Arbeit austauschen und bei Wunsch auch Neuigkeiten, Vorschläge, Ideen oder Kommentare einbringen können. Das gibt allen Teams die Möglichkeit, zu jeder Zeit und in verschiedenen Situationen miteinander zu kommunizieren. Durch das Kommentieren von verschiedenen Aufgaben entsteht so ein wunderbares, gemeinsames und freundliches Arbeitsumfeld. Für diese Projekte sorgen wir mit Regeln dafür, dass jeder zu für ihn relevanten Aufgaben hinzugefügt wird und so auf dem Laufenden bleibt.“
Ashley Waxman, Head of Employer Brand & Organic Social, San Francisco
„Seit wir vollständig ortsunabhängig arbeiten, verwendet unser Team Fälligkeitsdaten und vor allem Fälligkeitszeiten. Das fördert eine klare Kommunikation und eindeutige Verantwortlichkeiten, was besonders wichtig ist, da wir Informationen nicht persönlich austauschen können. Man mag denken, dass Fälligkeitsdaten selbstverständlich sind, aber bei manchen Aufgaben geht es vor allem darum, Informationen zu kommunizieren. Diese sind nicht unbedingt handlungsbedürftige Elemente von größeren Projekten und benötigen daher kein Fälligkeitsdatum. Die Zuweisung eines Fälligkeitsdatums stellt sicher, dass die Person – sollte sie die Aufgabe anfangs übersehen – sie am Fälligkeitstag in ihrer Inbox und im Heute-Abschnitt unter „Meine Aufgaben“ sieht.
Uhrzeiten sind auch sehr hilfreich, um Prioritäten zu kommunizieren. Wenn Sie Aufgaben von Ihrem Manager erhalten, aber keine Möglichkeit haben, diese persönlich zu besprechen, kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Aufgabe Sie als erstes angehen sollen. Wenn ich weiß, dass eine Person gerade viel zu tun hat, versuche ich immer, eine Uhrzeit für die Aufgaben festzulegen, damit sie dementsprechend die Prioritäten setzt.“
Haben Sie schon einmal einen neuen ortsunabhängigen Mitarbeiter durch den Einführungsprozess geführt? Wie hat Ihnen Asana dabei geholfen?
Parijat Talkad, Manager, Talent Acquisition Operations, San Francisco
„Seit dem Umstieg zur Telearbeit habe ich vier neue Personalkoordinatoren in mein Team eingeführt.
Schon vor der Umstellung auf Homeoffice-Arbeit haben wir für jeden neuen Angestellten ein eigenes Projekt mit dem Einführungszeitplan, Aufgaben und Hilfsmaterialien erstellt. Das sorgt bei jedem Teammitglied für Klarheit. Durch das Projekt weiß der neue Teamkollege, was in einer bestimmten Woche zu erledigen ist, welche Aufgaben einer Handlung bedürfen und welche Aufgaben als Unterlagen oder Referenzen dienen. Dadurch können sowohl ich als auch das neue Teammitglied effizient und klar über Aufgaben sprechen, zu denen eventuell zusätzliche Informationen nötig sind.
Indem ich bei der Einführung alle notwendigen Unterlagen an einem Ort beisammen habe, kann ich den Fortschritt meines neuen Teamkollegen jederzeit einsehen – und brauche dazu kein persönliches Meeting. Außerdem gibt mir das die Möglichkeit, bei einem Videoanruf dann wirklich auf die Person einzugehen: Ich kann mich erkundigen, wie es ihr geht und mehr über sie erfahren.“
Kim Pak, Head of Culinary, San Francisco
„Ja! Normalerweise ist die zeitliche Planung für die Einführung neuer Teammitglieder ins Gastroteam aufgrund des Tagesgeschäfts schwierig. Sich diese Zeit zu nehmen und in Asana wirklich einzutauchen, gibt unseren neuen Teammitgliedern die Chance, die großartigen Funktionen von Asana zu erkunden und sich daran zu gewöhnen.“
Ariel Tavares Grilo, Localization Manager, Dublin
„Unsere Einführungen finden immer ortsunabhängig statt, da unser Team über den ganzen Globus verstreut arbeitet. Damit dieser Prozess organisiert abläuft, erstellen wir für jedes neue Teammitglied ein eigenes Projekt für die Einführung. So können wir an einem Ort den Einführungsprozess eines jeden neuen Angestellten ganz einfach im Auge behalten und alle seine Aktivitäten planen.“
Welche Teambuilding-Aktivitäten haben Sie mit Ihrem Team während der Homeoffice-Zeit unternommen?
Parijat Talkad, Manager, Talent Acquisition Operations, San Francisco
„Wir haben mehrere Teambuilding-Aktivitäten durchgeführt, vor allem deshalb, weil die Hälfte meines Teams erst zu uns kam, als wir schon alle im Homeoffice waren. Außerdem arbeiten ein paar unserer Teammitglieder in unseren weltweit verteilten Niederlassungen. Einige Beispiele für diese Aktivitäten sind:
- Tägliche Arbeitsblöcke: Um das gemeinsame Arbeiten im Büro zu simulieren (wo wir unseren Kollegen einfach eine Frage stellen können), haben wir einen Anruf eröffnet, bei dem man bei Bedarf schnell ein- und wieder aussteigen kann.
- Tägliche virtuelle Kaffeepausen: Im Büro trinken wir üblicherweise gemeinsam einen Kaffee und tauschen uns dabei aus. Daher haben wir ein freiwilliges, wiederkehrendes Meeting von 15 Minuten eingeführt, bei dem sich unsere Teammitglieder kennenlernen, austauschen und ihre Arbeitsbeziehungen vertiefen können.
- Monatliche Spiele und Happy Hours: In den letzten Monaten sind viele virtuelle Spiele aufgetaucht, und mein Team und ich haben diese gleich genutzt. Unser Lieblingsspiel ist eine Online-Version von Pictionary. Das ist für mich als Manager etwas, das auf jeden Fall Priorität hat, denn es ist eine tolle Möglichkeit, abzuschalten und das Team besser kennenzulernen.
Mit Asana kann man auch wunderbar GIFs, Memes und Lobessticker verschicken. Diese verwenden wir ganz oft in unserem Team-Chat und sorgen so für Spaß und Freude bei der Arbeit!“
Jenny Thai, Head of Content, San Francisco
„Gleich nach dem Umstieg zum Homeoffice führten wir eine Teamübung durch, um über unsere CliftonStrengths-Ergebnisse zu reflektieren. Der Zeitpunkt war perfekt, denn es hat allen geholfen, individuelle Arbeitsstile und -präferenzen besser zu verstehen. Wenn man nicht an einem Ort zusammenarbeitet, können der Kontext und feine Nuancen schnell untergehen. Daher ist es umso wichtiger, achtsam mit Kollegen und deren Kommunikationsweise und Präferenzen bei der Zusammenarbeit umzugehen.“
Kim Pak, Head of Culinary, San Francisco
„Das Gastroteam liebt es, Video-Mashups zu erstellen. Daher haben wir für das Unternehmen ein lustiges Kochvideo zusammengestellt, in dem wir zeigen, wie wir gemeinsam kochen, egal wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden.“
Ariel Tavares Grilo, Localization Manager, Dublin
„Zu Beginn, als wir ins Homeoffice wechselten, erstellten wir eine Aufgabe mit vielen Kommentaren, lustigen Fakten über uns selbst und Fotos. Heute zählen wir 28 Beteiligte und mehr als 275 Kommentare, Fotos und GIFs – das verbindet unser weltweites Team über alle Landesgrenzen hinweg.“
Ashley Waxman, Head of Employer Brand & Organic Social, San Francisco
„Ich leite ein kleines Team von drei Personen. Um sicherzustellen, dass jeder die Art unserer Kommunikation und Zusammenarbeit mitbestimmt, ist jeder im Laufe der Woche für etwas zuständig, das die Vernetzung des Teams fördert. So plane ich die Tagesordnung für unsere Teammeetings am Montag, eine andere Person plant die Tagesordnung für unsere Freitagsmeetings und die dritte Person postet vor dem Wochenende immer etwas Lustiges in unserem Teamkanal – dadurch lernen wir uns auch persönlich besser kennen.
Ich finde es großartig, dass jeder etwas beiträgt, das zu seinen Interessen und Stärken passt. Außerdem steigt unsere Verantwortlichkeit dem Team gegenüber, denn wir wissen, dass sich die anderen darauf verlassen, dass wir unseren Teil erfüllen.“
Abschließende Tipps für Manager ortsungebundener Teams?
Parijat Talkad, Manager, Talent Acquisition Operations, San Francisco
„Das ortsunabhängige Arbeiten und die physische Entfernung kann ein Gefühl großer Distanziertheit erzeugen. Verwenden Sie daher Tools, die Ihnen helfen, vernetzt zu bleiben – entweder in Echtzeit oder asynchron. Entwickeln Sie einen Kommunikationsrahmen, der für Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrem Team sorgt, damit alle Erwartungen geklärt sind. Durch klare Fristen, Zielsetzungen und Erwartungen wird das Team effektiver beim Umsetzen von Veränderungen und Maßnahmen und stimmt sich besser über Aufgaben und Projekte ab.
Machen Sie Pausen, trinken Sie etwas, bewegen Sie sich, und das Wichtigste: Seien Sie geduldig und nett zu sich selbst.”
Jenny Thai, Head of Content, San Francisco
„Wir alle lernen momentan, ortsunabhängig zu arbeiten, und müssen uns erst daran gewöhnen. Daher ist es auch vollkommen in Ordnung, jetzt noch nicht die Antworten auf alle Fragen parat zu haben. Holen Sie sich Feedback von Ihrem Team darüber, was gut funktioniert und wo es noch Verbesserungspotential gibt, und haben Sie keine Scheu davor, im Laufe der Zeit immer wieder danach zu fragen.“
Ariel Tavares Grilo, Localization Manager, Dublin
„Alle Funktionen von Asana helfen uns bei der Organisation und Nachverfolgung unserer Arbeit und geben uns einen Echtzeit-Überblick darüber, wer was bis wann erledigt. Aber unser Team arbeitet mit einer hohen Auslastung bei sehr kurzen Fristen. Daher spielt die Funktion Workload für uns eine Schlüsselrolle. Dank dieser Funktion kann ich beim Zuweisen neuer Aufgaben darauf achten, sie ausgeglichen zu verteilen. Mit Workload habe ich einen klaren Überblick über die aktuelle Auslastung meines Teams und kann basierend auf Verfügbarkeiten und Kapazitäten Aufgaben priorisieren oder neu terminieren. Ich empfehle jedem ortsunabhängigen Teamleiter, Workload zu benutzen.“
Ashley Waxman, Head of Employer Brand & Organic Social, San Francisco
„Seien Sie flexibel und fragen Sie Ihr Team regelmäßig nach Feedback über die Zusammenarbeit im Team. Ortsunabhängig zu arbeiten verlangt neue Normen und Erwartungen und es braucht Zeit, einen neuen Rhythmus zu finden, der für alle passt. Für eine positive und produktive Teamdynamik ist es von größter Bedeutung, Vertrauen aufzubauen und eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich Ihr Team wohl fühlt, um Ihnen als Teamleiter Feedback zu geben.“
Arbeiten von überall aus? Natürlich, mit Asana!
Managen Sie ein ortsunabhängiges Team? Erfahren Sie hier, wie Ihnen Asana helfen kann, besser zusammenzuarbeiten und sich effektiv zu vernetzen – egal wo Sie arbeiten. Oder sind Sie daran interessiert, Teil unseres Teams zu werden? Dann sehen Sie sich gleich unsere offenen Stellen an.
