Cómo Asana usa Asana: la gestión de un equipo distribuido
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Mantenerse conectado no es una tarea fácil pero durante la transición al trabajo remoto, los líderes de equipos han tenido que adaptarse sobre la marcha a la gestión de equipos distribuidos. Descubre cómo estos 5 gerentes de Asana están ayudando a sus equipos a colaborar mientras trabajan de forma remota.
¿Qué funciones de Asana te han ayudado a mantener a tu equipo conectado mientras todos trabajan de forma remota?
Parijat Talkad, gerenta de Operaciones de Adquisición de Talentos, San Francisco
“Tenemos un proyecto de agenda de reuniones compartido, donde recopilamos temas de la agenda que necesitan ser discutidos, compartimos enlaces rápidos a otros recursos (p. ej., mejores prácticas para entrevistar a candidatos de forma remota) y coordinamos la cobertura de días libres. Este último es un punto enorme: es una forma muy rápida y fácil de compartir quién cubrirá a cada coordinador específico. Nos ayuda a programar tareas y a manejar cualquier situación inesperada sin la necesidad de involucrar a todos en una reunión.
“Tener toda esta información en una sola sección le permite a mi equipo compartir problemas, inquietudes o soluciones que hayan encontrado. De esta forma, podemos replicar las preguntas, actualizaciones y comentarios que solíamos hacer en persona. También proporciona una ubicación central para que los miembros de nuestro equipo internacional compartan, aprendan o dejen sus comentarios y consejos. Aunque nuestro proyecto de agenda de reuniones compartido ha desempeñado un papel más importante mientras hemos estado remoto, ha sido extremadamente útil para ayudar a los miembros de nuestro equipo internacional a sentirse conectados”.
Jenny Thai, directora de Contenido, San Francisco
“Las 3 funciones principales de Asana que uso para gestionar a mi equipo distribuido son:
- Proyectos. Uso proyectos de agenda de reuniones tanto para las reuniones individuales semanales, como para las reuniones grupales, para dar seguimiento a los temas a tratar en cada reunión. Esto hace que sea más fácil capturar y organizar elementos de la agenda con anticipación para que mi equipo y yo podamos aprovechar al máximo el tiempo dedicado a las reuniones.
- Conversaciones. La fatiga provocada por las videoconferencias es real, por lo que si hay una actualización que puedo compartir de forma asincrónica mediante una actualización de estado o comentario, lo hago en Asana en vez de programar una reunión.
- Portafolios. Mi equipo trabaja en una amplia gama de iniciativas de marketing, desde lanzamientos de productos hasta marketing de contenido, por lo que uso la función Portafolios para estar al tanto de todo. Puedo ver las actualizaciones de estado con un vistazo y profundizar en proyectos específicos para obtener más detalles si es necesario”.
Kim Pak, directora Culinaria, San Francisco
“Nuestro equipo mantiene la planificación de operaciones diaria funcionando de forma eficaz con el uso de hipervínculos de texto enriquecido y agregando tareas a múltiples proyectos siempre que sea necesario. Las tareas se actualizan en tiempo real, de modo que los miembros del equipo siempre cuentan con el contexto necesario”.
Ariel Tavares Grilo, gerente de Localización, Dublín
“En el equipo de localización, todos nuestros compañeros están distribuidos en diferentes partes del mundo. Todos nuestros especialistas en idiomas, gerentes de proyectos y especialistas en DTP (Desktop Publishing) están ubicados en diferentes regiones, con diferentes zonas horarias. Incluso desde antes de la COVID-19, usábamos Asana como herramienta de gestión laboral para todas nuestras comunicaciones. ¡La visibilidad que brinda Asana es clave para mantener a nuestro equipo conectado y sincronizado!
Por ejemplo, tenemos proyectos de foros por idioma, donde nuestros especialistas pueden conectarse entre sí para discutir sobre su trabajo, compartir noticias, sugerencias, observaciones o comentarios, según lo crean necesario. Esto permite que nuestro equipo interactúe constantemente en diversas situaciones. Al comentar en las diferentes tareas, pueden obtener lo mejor de un entorno maravilloso, amigable y colaborativo. También hemos definido reglas en dichos proyectos para asegurarnos de que todos se unan a las tareas relevantes y estén debidamente informados”.
Ashley Waxman, directora de Marca de Empleador y Redes Sociales Orgánicas, San Francisco
“Desde que trabajamos de forma remota a tiempo completo, nuestro equipo ha usado fechas de entrega y, en particular, horas de entrega. De esta manera, podemos asegurar la claridad de la comunicación y la responsabilidad, lo que es particularmente importante cuando no podemos compartir el contexto en persona. Es fácil dar por hecho las fechas de entrega, pero algunas tareas están destinadas a comunicar información y no necesariamente se crean para realizar acciones concretas en un proyecto más amplio. La asignación de una fecha de vencimiento asegura que si la persona no ve la tarea cuando se le asigna por primera vez, la verá en su bandeja de entrada y en la sección “Hoy” de Mis tareas el día de su vencimiento.
Las horas de entrega también son muy útiles para comunicar prioridades. Cuando recibes una tarea de tu gerente, pero no tienes la oportunidad de hablarlo en persona, puede resultar difícil decidir qué tarea abordar primero. Trato de establecer horas de entrega en las tareas cuando sé que alguien tiene mucho trabajo por hacer, para que pueda definir prioridades”.
¿Has incorporado a un compañero de equipo de forma remota? Si la respuesta es sí, ¿cómo has usado Asana durante el proceso?
Parijat Talkad, gerenta de Operaciones de Adquisición de Talentos, San Francisco
“Desde la transición al trabajo remoto, he incorporado a cuatro nuevos coordinadores de selección de personal a mi equipo.
Algo que hicimos, incluso antes de la transición al trabajo remoto, fue crear un proyecto especializado para el cronograma de incorporación, las tareas y los recursos de cada empleado directo. Esto asegura una mayor claridad para cada miembro del equipo. Con dicho proyecto, el nuevo empleado sabe lo que debe lograr en una semana dada, qué tareas requieren acción y qué tareas son de información útil o referencia. Esto nos permite tener, al nuevo miembro del equipo y a mí, una comunicación clara y efectiva sobre las tareas que puedan requerir un contexto adicional.
Tener todos los recursos organizados en un solo lugar durante la incorporación, me permite verificar el progreso de mi nuevo compañero de equipo sin necesidad de una reunión cara a cara. De esa manera, cuando nos reunamos en una videollamada, puedo tomarme el tiempo para verificar cómo están y conocer más sobre ellos”.
Kim Pak, directora Culinaria, San Francisco
“¡Sí! Generalmente, los cronogramas de incorporación pueden entrar en conflicto con los nuevos miembros del equipo culinario, debido a las operaciones diarias. Tener esta oportunidad de conocer Asana en profundidad le ha dado a los nuevos miembros de nuestro equipo la oportunidad de aprender y adaptarse a las excelentes funciones de Asana”.
Ariel Tavares Grilo, gerente de Localización, Dublín
“Todos nuestros procesos de incorporación son remotos, ya que nuestro equipo trabaja desde distintos lugares del mundo. Para mantener organizadas las actividades de incorporación, hemos creado un proyecto específico de incorporación para cada nueva incorporación. De ese modo, podemos programar todas las actividades en un solo lugar y realizar fácilmente un seguimiento del proceso de incorporación de cada empleado nuevo”.
¿Qué actividades de integración ha realizado tu equipo mientras trabaja de forma remota?
Parijat Talkad, gerenta de Operaciones de Adquisición de Talentos, San Francisco
“Hemos realizado algunas actividades de integración de equipo, especialmente porque la mitad de mi equipo se unió luego de que comenzamos a trabajar remoto y algunos de los miembros de mi equipo se encuentran en nuestras oficinas globales. Estas actividades incluyen:
- Trabajo diario en bloques: Para replicar el trabajo en la oficina uno al lado del otro (donde fácilmente puedes hacerle una pregunta a un compañero de trabajo), creamos una llamada en la que podemos entrar y salir todas las veces que sea necesario.
- Pausas virtuales para el café: Generalmente, cuando estamos en la oficina, el equipo se pone al día tomándose un café. Hemos creado reuniones opcionales y periódicas de 15 minutos para que los miembros del equipo se conozcan, se pongan al día y continúen afianzando sus relaciones de trabajo.
- Juegos mensuales y happy hours: Existen muchos juegos virtuales que han salido en los últimos meses y mi equipo ha aprovechado estas opciones. ¡Nuestro favorito es una versión en línea del Pictionary! Esto es algo que yo, como gerente, definitivamente priorizo, ya que es una excelente manera de relajarse y conocer al equipo.
En Asana también contamos con muchos GIF, memes y Reconocimientos, de modo que estamos constantemente compartiéndolos en nuestro chat del equipo para mantener la diversión y la risa”.
Jenny Thai, directora de Contenido, San Francisco
“En seguida que comenzamos a trabajar remoto, hicimos un ejercicio en equipo para revisar y reflexionar sobre los resultados de nuestra evaluación CliftonStrengths. Esto fue especialmente oportuno porque nos ayudó a todos a comprender mejor los estilos y preferencias de trabajo de cada uno. El contexto y los matices pueden perderse cuando no se trabaja en un mismo lugar físico, por lo que resulta más importante tener en cuenta cómo las personas prefieren comunicarse y colaborar”.
Kim Pak, directora Culinaria, San Francisco
“Al equipo culinario le encanta hacer videos mashup (combinación de múltiples videos), por lo que creamos una divertida demostración de cocina para la empresa sobre cómo cocinamos juntos sin importar dónde estábamos”.
Ariel Tavares Grilo, gerente de Localización, Dublín
“Al comienzo de la transición al trabajo remoto, creamos una tarea con un montón de comentarios, fotos y datos curiosos sobre nosotros mismos. Al día de hoy, tenemos 28 colaboradores y más de 275 comentarios, fotos y GIF para ayudar a nuestro equipo a conectarse desde todo el mundo”.
Ashley Waxman, directora de Marca de Empleador y Redes Sociales Orgánicas, San Francisco
“Tengo un pequeño equipo de tres personas, y para asegurarme de que cada uno participe en la cocreación de cómo nos comunicamos y trabajamos juntos como equipo, cada uno es responsable de una parte de las conexiones del equipo durante la semana. Yo planifico nuestra agenda de actualización de los lunes, otro compañero planifica nuestra agenda de actualización de final de semana y el tercero publica un “mensaje los viernes” en el chat del equipo, que generalmente es muy divertido y nos ayuda a conocernos en un nivel más personal.
Me encanta que cada persona esté haciendo algo alineado a sus intereses y fortalezas. También tenemos más responsabilidad mutua, ya que sabemos que el resto del equipo confía en nosotros para que realicemos nuestra parte”.
¿Algún consejo final para los gerentes remotos?
Parijat Talkad, gerenta de Operaciones de Adquisición de Talentos, San Francisco
“Trabajar remoto y físicamente separado de tu equipo puede hacerte sentir muy lejos, por lo que usa las herramientas que tienes para mantenerte conectado, ya sea en tiempo real o asincrónicamente. Tener un marco de referencia acerca de cómo tú y tu equipo se comunican puede ayudar a todos y proporcionar mayor claridad sobre las expectativas. Cuando hay fechas límites, expectativas y resultados claros, el equipo resulta más efectivo a la hora de impulsar el cambio, realizar acciones o mantenerse alineados a las tareas y proyectos.
Tómate descansos, bebe agua, elonga y, sobre todo, sé amable contigo mismo”.
Jenny Thai, directora de Contenido, San Francisco
“Todos estamos aprendiendo y adaptándonos al trabajo remoto juntos, por lo que está bien si no tienes todas las respuesta en este momento. Invita a tu equipo a opinar sobre lo que sí funciona y lo que podría mejorarse, y no temas repetirlo a medida que avanzas”.
Ariel Tavares Grilo, gerente de Localización, Dublín
“Todas las funciones de Asana nos ayudan a organizar y monitorear nuestro trabajo para tener visibilidad en tiempo real sobre quién hace qué y para cuándo. Pero en nuestro equipo también gestionamos altas cargas de trabajo con plazos muy cortos. La gestión de recursos es clave para nosotros: me ayuda a obtener el equilibrio perfecto a la hora de asignar tareas. Con la función de gestión de recursos, tengo claridad sobre la carga laboral y puedo priorizar y reprogramar tareas basándome rápidamente en la disponibilidad y capacidad de nuestro equipo. Recomiendo la función de gestión de recursos a todos los gerentes que trabajan de forma remota”.
Ashley Waxman, directora de Marca de Empleador y Redes Sociales Orgánicas, San Francisco
“Sé flexible e invita a tu equipo a dar su opinión con frecuencia sobre cómo el equipo opera en conjunto. Trabajar de forma remota significa establecer nuevas normas y expectativas, y lleva tiempo encontrar una dinámica que funcione para todos. Generar confianza y crear un espacio para que tu equipo se sienta cómodo brindándote comentarios como su gerente es fundamental para una dinámica de equipo positiva y productiva”.
Trabaja desde cualquier lugar con Asana
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