Asana のチームが Asana を活用する方法: 分散チームの管理
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つながりを維持するのは容易なことではありません。にもかかわらず、リモートワークに移行に合わせて、チームリーダーたちは短期間で分散チームの管理に適応しなくてはなりませんでした。リモートワーク中、Asana の 5 人のマネージャーたちがチームのコラボレーションを支えてきた方法をご紹介します。
全員がリモートで働く中で、チームのつながりを維持するために役に立った Asana の機能は何ですか？
Parijat Talkad、サンフランシスコ本社、人材獲得部マネージャー
“共有の会議の議題プロジェクトにトピックを集めて、リモートで行う採用候面接のベストプラクティスなどリソースへのリンクをシェアし、オフィス外でのバックアップの必要性について話し合います。この最後に挙げたものが非常に重要で、どのコーディネーターのバックアップを誰がするかを、すばやく簡単に共有できます。おかげで、タスクのスケジュール管理や、単発的なスケジュールの問題への対処もしやすく、しかも全員を会議に招集する必要がありません。
こうした情報をすべて 1 つのセクションに集めることで、問題や懸念事項、思いついた解決策などをチームで共有でき、対面での質問や情報のアップデート、フィードバックに似た状況を作り出しています。また、世界中に散らばるチームメンバーがフィードバックやアドバイスを伝えあい、学習できるセンターのような場所としても機能しています。以前から、世界のチームメンバーがつながりを感じ続けられるツールとして非常に活躍してきましたが、リモートワークになってから、共有の会議の議題プロジェクトの役割はいっそう広がりました”
Jenny Thai、サンフランシスコ本社、コンテンツ部門長
“私が分散チームを管理するために利用する Asana の機能のトップ 3 をご紹介します。
- プロジェクト 毎週の 1on1 ミーティングからグループ会議まで、すべての会議で話し合いのトピックやフォローアップアイテムの管理に会議の議題プロジェクトを活用しています。前もって議題を簡単に集め、選択しておけるので、チームと一緒に、会議の時間を最大限有効に使えます。
- 会話 ビデオ会議疲れは現実にある問題なので、個別に共有しても構わないような内容は、ミーティングをスケジュールする代わりに、Asana のステータスアップデートやコメントを使ってシェアします。
- ポートフォリオ 私のチームは、製品リリースからコンテンツマーケティングまで、幅広いマーケティング関連のイニシアチブに取り組んでいます。そのため、すべてを把握するのに重宝しているのが、ポートフォリオ。一目でステータス更新を確認しつつ、必要に応じて、特定のプロジェクトを掘り下げることもできます”
Kim Pak、サンフランシスコ本社、調理部門長
“私たちのチームは、必要に応じてリッチテキストのハイパーリンクを使ったり、タスクを複数のプロジェクトに追加したりして、毎日の運営計画を円滑に進めています。タスクはリアルタイムで更新されるので、チームメンバーはいつも、必要な背景情報を把握していられます”
Ariel Tavares Grilo、ダブリンオフィス、ローカリゼーションマネージャー
“ローカリゼーションチームでは、各言語の担当者、プロジェクトマネージャー、DTP 担当者は、タイムゾーンが異なるさまざまな地域に拠点を置いており、チームメイト全員が世界中に散らばっています。新型コロナウィルスの感染拡大が始まる前から、Asana をワークマネジメントツールとして活用し、すべてのコミュニケーションをとってきました。Asana で実現される可視性こそ、チームのつながりを維持し、足並みを揃えるカギです！
たとえば、言語ごとにフォーラムプロジェクトがあり、各言語の担当者はそれぞれの仕事について連絡しあうだけでなく、ニュースや提案、意見やコメントを必要に応じて共有できます。フォーラムプロジェクトによって、多様な状況の中でチームが常に活発に交流し、さまざまなタスクにコメントすることで、すばらしい、協調的でフレンドリーな環境を作り出すことに成功しています。また、そうしたプロジェクトにルールを設定し、全員を関連のタスクに追加して、確実に情報共有できるようにしています”
Ashley Waxman、サンフランシスコ本社、エンプロイヤーブランド & オーガニックソーシャル部門長
“フルタイムでリモート勤務になってから、私たちのチームでは「期日」、それも特に「締め切り時間」を活用してきました。こうすることで、対面で状況を把握できないときに特に重要な、コミュニケーションと責任にまつわる明確性を確保できます。期日はあって当然だと思われがちですが、タスクによっては情報を伝達することが目的で、必ずしも大きなプロジェクトに属するアクションアイテムとは限りません。でも、期日を割り当てておけば、初めにタスクを割り当てられたときに担当者が見逃しても、期日がくれば受信トレイとマイタスクの「今日」のセクションに表示され、気が付くことができます。
締め切り時間も、優先度を伝えるうえでとても便利。マネージャーからタスクを受け取っても、マネージャーと直接話す機会がなければ、どれから手をつけるか決めるのが難しい場合があります。相手がたくさんの仕事を抱えているときは、タスクに締め切り時間を設定するようにして、それに基づいて優先度を決めてもらうようにしています”
リモートチームのメンバーのオンボーディングを行いましたか？そのとき、Asana をどのように活用しましたか？
Parijat Talkad、サンフランシスコ本社、人材獲得部マネージャー
“リモートワークに移行してから、4 名の採用コーディネーターを新規にチームに迎えました。
リモートワークに移行する前も同じですが、直属の部下のオンボーディングスケジュール、タスク、リソースを管理する専用プロジェクトを作成しています。こうすることで、チームメンバー全員が明確に状況を把握できますし、新規採用者はその週に何を達成すべきなのか、アクションが必要なタスクはどれか、どのタスクが参考資料として有益なのかを理解できます。このおかげで、私自身も新しいチームメンバーも、さらに詳しい説明が必要なタスクについて、効率的に明快なやりとりができています。
オンボーディング中、すべてのリソースを 1 か所に用意しておくことで、新しいチームメイトの進捗をオフラインでチェックできます。ミーティングで確認する必要がないため、ビデオコールで顔を合わせる際は、様子を尋ねたり、どうしているか確認したり、相手についてもっと深く知ったりすることに、時間をかけられます”
Kim Pak、サンフランシスコ本社、調理部門長
“普段は日常業務があるため、新しい調理部門のチームメンバーにとって、オンボーディングのスケジュールはうまくいかないこともあるのですが、今回、Asana を学ぶ時間があったため、新メンバーは Asana のすばらしい機能を学習し、使いこなせるようになりました”
Ariel Tavares Grilo、ダブリンオフィス、ローカリゼーションマネージャー
“私たちのチームは世界中で働いているため、オンボーディングプロセスはすべて、いつでもリモートで行っています。プロセスを整理するため、新規採用者それぞれについて専用のオンボーディングプロジェクトを作成しています。この方法で、すべての作業を 1 か所でスケジュールし、各自のオンボーディングプロセスを簡単にフォローアップすることができます”
リモートワーク中、チームの団結を高めるアクティビティを何か行いましたか？
Parijat Talkad、サンフランシスコ本社、人材獲得部マネージャー
“チームの団結力を高めるアクティビティはいくつか行っています。ことに、チームメンバーの半数が、リモートワークを始めてからチームに加わりましたし、数名は世界の他のオフィスで働いていますので。次のようなプログラムがあります。
- 日常業務の質問コーナー: 隣同士に座って執務しながら簡単に同僚に質問できる環境を再現するために、必要に応じていつでも出入りできるコールを設けています。
- 毎日のバーチャルコーヒーブレイク: 普段、オフィスではみんなでコーヒーを手に雑談します。そこで、15 分間の参加自由のミーティングを繰り返し開くようにして、チームメンバーがお互いに知り合ったり、近況を話したり、仕事上の関係を継続して築けるようにしています。
- 毎月のゲーム & ハッピーアワー: この数か月で、たくさんのオンラインゲームがリリースされ、私のチームもその恩恵を受けています。人気なのは、お絵かきゲーム「Pictionary!」のオンライン版です。マネージャーとして、このイベントの優先順位は間違いなく高いですね。リラックスして、チームのことをよく知るのにぴったりな方法ですから。
それから、Asana は GIF 画像やミーム、感謝の機能なども充実しているので、チームのチャットで積極的に使って、みんなを笑顔にしています！”
Jenny Thai、サンフランシスコ本社、コンテンツ部門長
“ちょうどリモートワークが始まったとき、チームで自分たちの CliftonStrengths の結果を振り返り、それぞれの強みを検証するエクササイズをやったんです。このおかげで、全員が個々の働くスタイルや好みをより深く理解できたので、いいタイミングでしたね。同じ場所で働いていないと、状況のコンテキストやニュアンスをつかむのが難しいので、コミュニケーションをとり、コラボレーションするうえで、メンバーが好む方法に気を配ることはますます重要になります”
Kim Pak、サンフランシスコ本社、調理部門長
“調理チームは、動画をつなぎ合わせてマッシュアップを作るのが大好きなので、会社のために楽しい料理のデモ動画を作成しました。どこにいても一緒に料理できるようにね”
Ariel Tavares Grilo、ダブリンオフィス、ローカリゼーションマネージャー
“リモートワークに切り替わったとき、タスクを作成して、自分たちについての愉快なエピソードや写真などを共有し、メンバーみんなで山ほどコメントし合いました。現在のところ、28 名のコラボレーターが 275 以上のコメントや画像、GIF などを投稿して、世界中に散らばるメンバーたちがつながり合うために役立っています”
Ashley Waxman、サンフランシスコ本社、エンプロイヤーブランド & オーガニックソーシャル部門長
“私のチームは 3 名と小さいので、チームとしてのコミュニケーションの取り方や、コラボレーションの方法を一緒に作り上げるために、全員が参加するようにしています。1 週間の中で、それぞれ、チームのつながりを作る担当があります。私は、月曜のチームのスタンドアップミーティングの議題を用意し、別のメンバーが週の終わりのスタンドアップの議題を担当。最後の一人が、金曜日にチームのチャンネルにちょっとしたお知らせを投稿します。これはとても楽しいものが多くて、個人的にお互いを知るのに役立っています。
それぞれが自分の関心や強みを生かす仕事をしているのがすばらしいと思っています。それに、自分が担当の仕事を実行するのを他のメンバーが待っていると思うと、責任感も高まります”
最後にリモートチームのマネージャーたちに伝えたいアドバイスは？
Parijat Talkad、サンフランシスコ本社、人材獲得部マネージャー
“リモートワークで、物理的にチームメンバーと離れていることで、孤立感を持つ場合もありますが、手持ちのツールを使って、リアルタイムでも、時間差でも、つながりを維持しましょう。チームでコミュニケーションをとる方法について枠組みを決めると、全員が安心でき、仕事の要件も明確になります。期日、結果、仕事に期待される内容がはっきりすれば、変化を起こし、積極的に行動するチームの力がいっそう引き出され、また、タスクやプロジェクトについて足並みを揃えることができます。
それから、休憩をとり、水分摂取を忘れず、ストレッチをしましょう。何より大事なのは、自分自身に優しくなることです”
Jenny Thai、サンフランシスコ本社、コンテンツ部門長
“誰もが今、リモートワークについて学習し、適応しようとしている最中です。ですから、今すぐすべての答えを出せなくても構いません。何がうまくいくのか、改善すべき点は何か、チームからフィードバックをもらい、やりながら考えるということを恐れず、前に進んでいきましょう”
Ariel Tavares Grilo、ダブリンオフィス、ローカリゼーションマネージャー
“Asana のどの機能も、仕事の整理や追跡に役立ち、おかげで誰がいつまでに何に取り組んでいるのか、リアルタイムで確認できます。ですが、私たちのチームは締め切りまでの時間が非常に短い大量の仕事を管理しているため、カギとなるのがワークロードです。この機能のおかげで、うまくバランスをとりながら、新しいタスクを割り当てられます。ワークロードを使えば、チームの現在の余力を明確に把握し、優先度を決め、チームの予定やキャパシティに合わせてすばやくスケジュールを組み替えられます。すべてのリモートチームのマネージャーにおすすめの機能です”
Ashley Waxman、サンフランシスコ本社、エンプロイヤーブランド & オーガニックソーシャル部門長
“柔軟性を持ち、運営方法についてチームからのフィードバックを頻繁に求めましょう。リモートで働くことで、ルールや各人に期待される内容も変化します。全員にとって快適なリズムができるまで、しばらくかかるでしょう。信頼関係を築き、チームが安心してフィードバックを寄せられる余裕を作ることが、マネージャーにとって、積極的で生産的なチームの流れを生むために不可欠です”
Asana を使ってリモートワーク
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