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AppLovin erklärt, wie Sie die Neugestaltung Ihrer Website mit Asana koordinieren

Sie können diesen Artikel in Englisch, Französisch, Portugiesisch, Spanisch oder Japanisch lesen.

Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag wurde im Rahmen unserer Gastautorenserie von Lewis Leong verfasst, Projektmanager des Marketingteams von AppLovin.

Meine Reise bei AppLovin begann 2017 als Content Manager und während meiner kurzen Zeit in dieser Position konnte ich das unglaubliche Wachstum des Unternehmens beobachten. Als ich startete war AppLovin eine Plattform, mit der Entwickler von mobilen Apps ihre Apps weiterentwickeln konnten. Heute sind wir eines der weltweit wachstumsstärksten Gaming-Unternehmen. 

Um die neue Geschichte von AppLoving zu erzählen, brauchten wir eine neue Website. Anstatt eine externe Agentur zu beauftragen, entschieden wir uns, alles intern zu erledigen, da unser Lean-Marketingteam so agiler handeln konnte. Katie Jansen, unsere CMO, fragte mich, ob ich das Projekt leiten und Projektmanager des Teams werden wollte. Sie erklärte, dass ihr meine ausgeprägte Detailgenauigkeit und organisierte Arbeitsweise aufgefallen sei, weshalb ich mich gut für eine Position eignen würde, die mit vielen Teams verbunden ist. Ich habe die Chance sofort ergriffen und mich Hals über Kopf in das Projekt zur Neugestaltung der Website mit Asana gestürzt. Dank Asana war es für mich als Junior Projektmanager einfach, ein Projekt dieser Größenordnung mit einem zudem engen Zeitplan von drei Monaten schnell und effektiv zu verwalten. Ein Erfolg, der in einem großen Medienecho gipfelte. 

Wenn auch Sie eine umfangreiche Neugestaltung Ihrer Website mit Asana durchführen möchten, haben wir hier einige wichtige Tipps für Sie. 

Bestimmen Sie alle Beteiligten und Meilensteine

Einer der wichtigsten Schritte bei jedem Projekt ist es, alle Beteiligten und Meilensteine zu bestimmen. Wenn Sie diesen Schritt übergehen, wissen Ihre Teams nicht, wen Sie bei bestimmten Fragen kontaktieren können, wenn ihnen beim Erreichen eines Meilensteins etwas im Weg steht. 

Es ist wichtig, Meilensteine in Asana festzulegen, da diese Projektmanagern wie mir einen Überblick über wichtige Termine geben und uns ermöglichen, Maßnahmen zu ergreifen und Aufgaben an die nächste Person oder das nächste Team weiterzugeben. Durch die Erstellung von Meilensteinen können Projektmanager die Zeitleisten– und Portfolio-Ansicht effektiver nutzen. 

Verwenden Sie die Zeitleistenansicht, um vor dem Start einen Blick aus der Vogelperspektive auf Ihr Projekt zu werfen

In der Planungsphase eines so großen Projektes wie der Neugestaltung einer Website ist ein Blick aus der Vogelperspektive auf das Gesamtvorhaben von unschätzbarem Wert – und die Zeitleistenansicht bietet Ihnen genau das. Beim Erstellen des Projekts listet unser Team zunächst jede Aufgabe in der Listenansicht auf. Dann legen wir Fristen in der Zeitleistenansicht fest, um festzustellen, wo wir je nach Schwierigkeitsgrad jeder einzelnen Aufgabe Zeit sparen oder zusätzlich einplanen müssen. Das sorgt außerdem für einen sinnvollen Umgang mit Erwartungen in Ihrem Team und ermöglicht Ihnen, den Zeitplan bei Bedarf jederzeit anzupassen. Es ist dafür extrem hilfreich, dass man Start- und Enddaten einfach via Drag & Drop verschieben und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben schnell festlegen kann. 

Verwenden Sie Abhängigkeiten, um die Übergabe von Aufgaben reibungslos zu gestalten

Bei der Zusammenarbeit mehrerer Teams kommt es oft vor, das Teammitglieder auf die Fertigstellung anderer Aufgaben warten, damit sie mit ihrer Aufgabe loslegen können. Es ist mühsam, sich an mündliche Übergaben zu erinnern – und genau da kommen Aufgabenabhängigkeiten ins Spiel. Mit Abhängigkeiten in Asana können Sie den Staffelstab an ein Teammitglied weitergeben. Wenn eine Aufgabe als abhängig von einer anderen markiert ist, wird die wartende Person in Asana automatisch benachrichtigt, wenn sie mit ihrer Arbeit beginnen kann. 

Eine weitere bewährte Methode für die Übergabe von Aufgaben ist es, das Arbeitsergebnis an die Aufgabe der nächsten Person anzufügen und ihr via Slack Bescheid zu geben, dass sie mit dem nächsten Schritt beginnen kann. In unserem Team machen wir das mit detaillierten Kommentaren und Aufgabenbeschreibungen, um alle fertigen Ressourcen zu erklären. So kann die nächste Person sofort durchstarten. Unsere Übergaben vom Design- zum Entwicklerteam sind beispielsweise ausgesprochen detailreich, damit unsere Entwickler alle Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Niemand muss lange nach Details suchen.

Dieses Beispiel zeigt, wie detailreich unser Übergabeprozess sein kann.

Kommunizieren Sie mit Ihrem Team via Status-Updates

Wenn es um die Fertigstellung von Arbeitsergebnissen unter Zeitdruck geht, ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Ein Großteil unserer Kommunikation findet in Echtzeit via Slack statt, aber es ist wichtig, zentrale Updates dem gesamten Team zu kommunizieren. Zwar könnte hierfür auch eine E-Mail funktionieren, aber die Status-Funktion von Asana ermöglicht es, ein Projekt mit nur einem Klick als planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig zu markieren und bietet Ihnen weitere Felder für zusätzliche Informationen. Zu den standardmäßigen Abschnitten von Status-Updates zählen: 

  • Zusammenfassung
  • Was wir erreicht haben
  • Blockierte Vorgänge
  • Nächste Schritte

Teams haben auch die Möglichkeit, die Felder des Status-Updates an ihre Bedürfnisse anzupassen. In unserem Team verwenden wir Status-Updates, wenn wir einen wichtigen Meilenstein erreicht haben oder wir auf ein Hindernis gestoßen sind, das die Aufmerksamkeit aller verlangt.

Nutzen Sie Kommentare effektiv

Die Kommentarfunktion von Asana nutzen wir für Informationen, die unsere Teams haben sollten. Wir versuchen, längere Diskussionen in den Kommentaren in Asana zu vermeiden, damit keine unüberschaubaren Kommentarverläufe entstehen. Wir nutzen Kommentare aber für schnelle Updates, die Kommunikation von Hindernissen und die Übergabe von Aufgaben. 

💡Expertentipp: Verwenden Sie die „Oben anheften“-Funktion im Kommentarabschnitt, um wichtige Nachrichten vom Team hervorzuheben. Das können Ergebnisse sein oder Fragen, die geklärt werden müssen, bevor Sie weitermachen können. 

Nutzen Sie die Asana-App und -Integrationen, um Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zu vernetzen

Projektmanager müssen bei so großen Projekten, wie der Neugestaltung einer Website, jedes noch so kleine Detail im Auge behalten. Glücklicherweise macht Asana mit der herausragenden mobilen App und Integrationen mit unzähligen anderen Apps und Services diese Aufgabe einfach. Unser Team verwendet Integrationen mit Slack, Gmail und Google Drive, da unser Unternehmen mit GSuite arbeitet. Dank der Slack-App von Asana können wir Kommentare in verschiedenen Projekten schnell sehen und beantworten. Zu den weiteren wichtigen Integrationen zählt die Adobe Creative Cloud-Integration. Mit ihr können Teams Asana-Aufgaben direkt in Photoshop, Illustrator und anderen Adobe-Produkten sehen und bearbeiten. 

So geht es für AppLovin weiter

Seit unserem großen Website-Projekt letzten Sommer hat das ganze Unternehmen Asana als Projektmanagement-Tool eingeführt. Seither ist es einfacher als je zuvor, teamübergreifend zu kommunizieren, Arbeiten zu koordinieren und effizient vorzugehen. 

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