Mit diesen drei Tipps klappt die Einführung von Asana

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Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag wurde im Rahmen unserer Gastautorenserie von Ashley Wright verfasst, Director of Marketing and Communications bei The Seattle School.

Vor einem Jahr entschied das Führungsteam der Seattle School of Theology & Psychology, einer Hochschule im Herzen von Seattle, Asana in den administrativen Teams zu implementieren. Eines unserer strategischen Ziele war es in diesem Jahr, effektive Systeme und Strukturen aufzubauen, die eine dynamische Zusammenarbeit fördern würden. Wir hatten bereits einige wichtige Veränderungen hinter uns und waren bereit, auch in den zentralen Bereichen wie unseren digitalen Produkten und Online-Programmen voranzukommen. Beim Erreichen dieses Ziels spielten unsere Bemühungen und Systeme für eine gute Zusammenarbeit eine zentrale Rolle. Folgende drei Faktoren trugen in unserem ersten Jahr maßgeblich zum Erfolg der Einführung von Asana bei.

Erklären Sie, warum Sie sich für Asana entschieden haben

Für uns als Hochschule hat Forschung natürlich einen zentralen Stellenwert. Als wir im Bericht von Forrester Wave lasen, das Asana führend unter der kollaborativen Work Management Software ist, wussten wir, dass unsere Entscheidung richtig war. Mit Asana haben wir uns ein hervorragendes Tool ausgesucht, das uns bei der Zusammenarbeit wirklich unterstützen konnte. Wir haben die kostenlose Version von Asana bereits in acht verschiedenen Teams verwendet und wollten die Plattform nun auch für das kollaborative Work Management nutzen. 

Unter Berücksichtigung unserer Ziele für die Zusammenarbeit, habe ich unsere größten Schwachstellen aufgezeigt und unserem Team erklärt, wie wir mit Asana besser zusammenarbeiten können.

Schwachstelle: Wir mussten das Rad für wiederkehrende Prozesse wie die Einführung neuer Mitarbeiter, die Eventplanung und Kampagnen-Workflows jedes Mal neu erfinden. Dadurch haben wir wertvolle Zeit verloren und konnten nicht herausfinden, an welchen Stellen wir unsere Prozesse verbessern mussten. 

• Lösung: Indem wir Projekt-Vorlagen für sich wiederholende Prozesse erstellen, können wir auf einen Blick erkennen, wer was bis wann erledigt – selbst wenn mehrere Teams zusammenarbeiten, um einen Meilenstein zu erreichen. 

Schwachstelle: Unseren Vertriebs- und Produktteams fehlten bei der Planung und Einführung neuer Online-Kurse oft wichtige Informationen und Updates. 

• Lösung: Mit Projektstatusupdates und Meilensteinen können wir unseren Fortschritt mitverfolgen. Die Zeitleistenansicht hilft uns zu erkennen, welche Aufgaben eines Projektes voneinander abhängig sind. 

Schwachstelle: Die Abteilungen für Personalwesen und Buchhaltung nutzten für Genehmigungen und Anfragen vor allem Formulare in Papierform. Dadurch war es praktisch unmöglich, den aktuellen Status von Arbeitsvorgängen zu kennen. 

• Lösung: Hier kommen Formulare und Genehmigungen ins Spiel. Wir können Formulare für Zahlungsanforderungen und vierteljährliche Mitarbeitergespräche einrichten sowie schnelle Genehmigungen für einfache Anfragen erhalten.

Als wir klar vor Augen hatten, wie wir diese Schwachstellen durch die Verwendung von Asana beheben konnten, wussten wir, was es zu tun gab. Es war uns bewusst, dass diese Veränderungen in unseren Arbeitsprozessen einige Anstrengungen erfordern würden. Wir brauchten einen gut durchdachten Plan, um Asana erfolgreich einzuführen. 

Ziehen Sie bei der Einführung an einem Strang

Beträchtliche Veränderungen in einem Unternehmen müssen gut geplant sein. Und die Implementierung einer neuen Anwendung für 60 Mitarbeiter war auf jeden Fall ein großes Vorhaben. Wir können bereits auf andere wenig erfolgreiche Implementierungen zurückschauen – deshalb war mir klar, dass die Art und Weise wie wir die Einführung planten und unsere Mitarbeiter einschulten, entscheidend dafür war, ob wir unser Ziel – eine erfolgreiche Zusammenarbeit – erreichen würden. 

Wir haben wirklich jede Gelegenheit am Schopf gepackt, die sich uns geboten hat, um den Umgang mit Asana zu erlernen: Wir haben an allen Schulungen mit unserem Kundenerfolgsmanager von Asana teilgenommen und unsere Mitarbeiter zur Teilnahme an den Veranstaltungen der Asana Together World Tour und am Asana Botschafter-Programm ermutigt. Mit diesen Sitzungen schafften wir es, unsere Mitarbeiter mit unserer Vision und unserem Enthusiasmus für Asana anzustecken. In einem nächsten Schritt haben wir in jedem Team sogenannte „Vorreiter“ bestimmt und ein Schulungsteam auf die Beine gestellt, das die Implementierung unterstützten sollte. Dieses Team machte sich sofort an die Arbeit und erarbeitete bewährte Methoden und Normen für die Verwendung von Asana in unserer Bildungseinrichtung. Gemeinsam haben wir ein „Handbuch für unsere Verwendung von Asana“ erstellt, dass wir immer weiterentwickeln. Dieses Handbuch ist auch das erste Projekt, das neuen Mitarbeitern bei ihrer Einführung zur Verfügung gestellt wird. Es umfasst alle relevanten Informationen von Benennungskonventionen für Projekte bis zur Kommunikation in Aufgabenkommentaren und dem Diskussionen-Tab in einem Projekt.  

Dieser gemeinsame Arbeitsbereich des Vorreiter-Teams wurde zum Beispiel für die Zusammenarbeit, zu der wir alle unsere Teams inspirieren wollten. 

Messen und erweitern Sie Ihre Nutzung

Nach drei Monaten, in denen wir an Schulungen teilnahmen und unsere Umgangsnormen mit unseren Vorreitern entwickelten, baten wir alle Asana-Nutzer, eine Umfrage zu ihrem Umgang mit Asana auszufüllen. Mehr als 80 % der Nutzer gaben an, dass ihnen die Arbeit mit Asana außergewöhnlich bzw. ziemlich leicht fiel. Dieses Ergebnis hat uns ermutigt und zeigte uns, dass unser Einführungsplan erfolgreich war. Wir ermittelten dann jene Mitarbeiter, die noch weitere Schulungen benötigten und organisierten umfassende Einzeltrainings, damit auch sie Asana verstanden und den Umgang damit lernten. Und unsere Asana-Entdeckungsreise geht weiter: Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird oder Asana eine neue Funktion einführt, lernen wir neue Möglichkeiten kennen, wie die Software unsere Teams bei einer noch besseren Zusammenarbeit unterstützen kann. 

Vernetzung: Das Herzstück unserer Zusammenarbeit 

Asana ist ein zentraler Bestandteil unserer täglichen Zusammenarbeit. Es ist jetzt einfach, Fortschritts-Updates von Projekten zu finden, eine Veranstaltung zu planen und Genehmigungen für Zahlungen zu erhalten. Auch die Aktualisierung und Duplizierung von Workflows oder Projekten ist ein Kinderspiel. In Asana gibt es so viele kreative Lösungen für die Zusammenarbeit – und unser Team freut sich, durch bessere Vernetzung und Zusammenarbeit bessere Beziehungen zu fördern.