Ziele im gesamten Unternehmen einführen – mit dem Asana-Wandel

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Mit der Zielsetzungsfunktion in Asana haben Teams nun eine Möglichkeit, große Unternehmensziele mit der dafür erforderlichen täglichen Arbeit zu verknüpfen. Um Ihrem Team bei der erfolgreichen Einführung der Zielefunktion zu helfen, benötigen Sie jedoch eine leistungsstarke und etablierte Veränderungsmanagement-Strategie, mit der Sie Ihr Team auf Erfolgskurs bringen. 

Mit einfachen Worten: Sie benötigen den Asana-Wandel.

Der Asana-Wandel setzt bewährte Verfahren des Veränderungsmanagements ein, um Ihr Team bei der Entwicklung eines Leitfadens für eine nachhaltige Umstellung zu unterstützen. Der Weg zum Erfolg besteht aus sechs Schritten:

1. Definition der Beweggründe
2. Status-Quo-Analyse
3. Gestaltung Ihres 1. Workflows
4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen
5. Festigung des Erfolgs
6. Messung & Ausweitung der Nutzung

1. Definieren Sie, warum Ihr Team in Asana Ziele braucht

Bevor Sie die Zielsetzungsfunktion von Asana in Ihrem Unternehmen einführen, ist es hilfreich, Schwachstellen zu identifizieren und zu verdeutlichen, warum Ihr Team Ziele in Asana anwendet. Wenn Ihr Team eine klar definierte Antwort darauf hat, warum es dieses neue System einführt, können Sie die entsprechende Antwort in einer Erklärung zur Frage „Warum Asana?“ festhalten, damit Ihr Team den Hintergrund der Einführung versteht. Zur Formulierung dieser Erklärung, nutzen Sie gern die folgende Vorlage: 

„[Team/Unternehmensname] verwendet Asana, um [diese Projekte und Prozesse zu verwalten]. Dadurch erhoffen wir uns, [diese Problempunkte zu beseitigen] und [diese Ziele zu erreichen].“

Zum Beispiel könnten Sie schreiben: 

„Mein Unternehmen nutzt Asana, um das Festlegen und Verfolgen von Zielen zu verwalten, so dass wir die tägliche Arbeit mit unseren grundlegenden Zielen verknüpfen können. Auf diese Weise hoffen wir, dass alle darüber Bescheid wissen, welche Angelegenheiten von hoher Priorität für uns sind, und dass unsere Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Dingen zugeteilt werden.“ 

Es ist auch entscheidend, zu diesem Zeitpunkt klare Erfolgskennzahlen zu definieren. Wie werden Sie also den Erfolg dieser Einführung messen? Hier sind einige Beispiele:

• Wir werden alle unsere Ziele bis zum 1. Dezember 2020 aus den bisherigen Tabellen migriert haben.
• 100 % der Abteilungsleiter werden ihr nächstes vierteljährliches Update über unsere Ziele in Asana veröffentlichen.

Einberufung Ihres Einführungsteams

Ihr Einführungsteam sind die Menschen in Ihrem Unternehmen, die den Einführungsprozess voranbringen werden. Dies geschieht im Einklang mit Ihrer „Warum Asana?“-Erklärung. Zu diesem Team gehören:

• Der Normeneinführer. Als Einflussnehmer am Arbeitsplatz helfen die Normeneinführer dabei, grundlegende Normen dafür festzulegen, wie Ihr Team die Zielsetzungsfunktion in Asana anwenden wird. Sie helfen auch bei der Beantwortung von Fragen, die Teamkollegen während der Einführung haben. 
• Die Bewusstseinsförderer gehören zum Führungsteam. Sie helfen dabei, Ihre „Warum Asana“-Aussage so zu kommunizieren, dass sich das Team voll einbezogen fühlt. 
• Die Erfolgsmotivatoren: Bei diesen Teammitgliedern handelt es sich in der Regel um einzelne Mitwirkende und Früheinsteiger, die ihren Kollegen helfen, am Ball zu bleiben, indem sie während des gesamten Einführungsprozesses Erfolge feiern.

2. Betrachten Sie, wie Sie Ziele derzeit verfolgen

Die meisten Teams verfügen bereits über ein System zur Festlegung von Zielen. Ihr Team verfolgt Ziele vielleicht in einer Tabelle oder einer Präsentation, aktualisiert diese Dokumente aber nur selten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen zwar der Meinung sind, dass sie Ziele effektiv kommunizieren, die meisten Mitarbeiter aber keine klare Vorstellung davon haben, wie ihre Arbeit nun genau zu diesen Unternehmenszielen beiträgt. Wenn dies der Fall ist, sind Sie nicht allein. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage gaben nur 16 % der Wissensarbeiter an, dass ihr Unternehmen bei der Festlegung und Kommunikation von Unternehmenszielen effektiv sei. Weiterhin hatten nur 26 % ein klares Verständnis davon, wie ihre individuelle Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt.

Bevor Sie Ihr Zielsetzungssystem überarbeiten, sollten Sie verstehen, welches System Sie bereits nutzen. Auf diese Weise können Sie erkennen, was funktioniert und welche Schwachstellen zuerst angegangen werden müssen. Stellen Sie sich dabei die folgenden Fragen:

• Wie sieht Ihr aktueller Zielsetzungsprozess aus?
• Wie berichtet Ihr Team derzeit über den Fortschritt hinsichtlich Ihrer Ziele und mit welcher Häufigkeit?
• Welche Probleme versuchen Sie zu beseitigen, indem Sie Ziele in Asana verfolgen?
• Welche Instrumente setzen Sie derzeit zur Planung und Verfolgung Ihrer Ziele ein (z. B. Tabellen, Slides)? 
• Welche Gewohnheiten muss das Team entwickeln, um die Asana-Ziele in vollem Umfang einzusetzen?

Sobald Sie wissen, wie der Zielsetzungsprozess Ihres Unternehmens derzeit aussieht, können Sie Ihre Einführungsrichtlinien anpassen, um die dringendsten Probleme des Teams anzugehen und gleichzeitig die Verfahren beizubehalten, die sich bereits bewährt haben.

3. Gestalten Sie Ihren ersten Workflow

In diesem dritten Schritt hat Ihr Einführungsteam seine Sternstunde. Wählen Sie in dieser Phase des Asana-Wandels ein vorhandenes Ziel aus, mit dem Sie starten wollen und legen Sie es in Asana an! Während dieses Prozesses sollte sich Ihr Normeneinführer mit dem Einführungsteam treffen, um die Umsetzung dieses ersten Ziels zu steuern. Gemeinsam werden Sie dann damit beginnen, Richtlinien aufzustellen, die bestimmen, wie der Rest des Teams die anderen Ziele umsetzen wird. In unserem Online-Training erfahren Sie mehr über die Ausrichtung von Teams und die Steigerung der erzielten Wirkung.

Diese Richtlinien werden einzigartig und ganz individuell für Ihr Team sein, aber sie könnten folgende Fragen beantworten: 

• Wer kann Ziele erstellen?
• Welches Team hat die Verantwortung für das Ziel?
• Wie und wie häufig werden die Zielverantwortlichen den Fortschritt aktualisieren? 
• Wie funktionieren Teilziele? 
• Nach welchem Prinzip werden Ziele benannt?

Im Gegensatz zu anderen Zielsetzungsinstrumenten verknüpfen Ziele in Asana Ihre alltägliche Arbeit mit Ihren übergreifenden Zielen. In Asana nennen wir das die Pyramide der Klarheit. Es ist entscheidend, dass Ihre ersten Arbeitsabläufe dazu beitragen, zu veranschaulichen, wie die individuelle Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Deshalb hat jedes Ziel einen Abschnitt für unterstützende Arbeitsvorgänge und Portfolios, die zum Erreichen der Ziele beitragen. Sie finden relevante Ziele auch in der Fortschrittsansicht eines Projekts oder Portfolios, in einem Abschnitt mit dem Titel Von diesem Projekt unterstützte Ziele. Ermutigen Sie alle Verantwortlichen der Ziele, zugehörige Arbeiten hinzuzufügen, so dass Sie den Zusammenhang einfach erkennen können. 

4. Führen Sie Ihr Team ein und zelebrieren Sie Erfolge

Sobald Ihr Einführungsteam Richtlinien festgelegt hat, an denen sich die Zielsetzung und die Fortschrittsberichte orientieren, kann sich Ihr Bewusstseinsförderer an die Arbeit machen und andere Teammitglieder aus dem gesamten Unternehmen mit einbeziehen. Wenn Sie die Zielefunktion zum ersten Mal vorstellen, planen Sie eine Teamschulung über die Verwendung von Zielen in Asana ein. Besprechen Sie dabei auch die Erwartungen an die zukünftige Verwendung der Zielsetzungsfunktion und lassen Sie beim ersten Kick-off-Meeting reichlich Zeit für Fragen. 

Es kann auch hilfreich sein, Teammitglieder mit zusätzlichen Informationen zur Zielsetzung auszustatten. Ganz gleich, ob Ihr Team OKRs, KPIs oder eine andere Zielsetzungsmethode verwendet, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, mehr darüber zu lernen, wie man große Ziele setzt. Ihr Erfolgsmotivator kann sich ebenfalls jederzeit daran beteiligen und Teammitglieder motivieren, Erfolge feiern und Leistungen würdigen.

5. Bringen Sie Ihr Team auf Erfolgskurs

In dieser Phase des Prozesses sollten Ihre Teammitglieder die Zielefunktion in Asana bereits völlig eigenständig verwenden. Herzlichen Glückwunsch! Die Einführung eines neuen Tools ist kein Kinderspiel, und Ihr Einführungsteam hat gute Arbeit geleistet, um sicherzustellen, dass der Prozess für alle klar ist und optimal funktioniert. 

Unterstützen Sie Ihre Teammitglieder auch in Zukunft, während sie mit Zielen arbeiten. Achten Sie darauf, dass Ihr Bewusstseinsförderer weiterhin auf die Wichtigkeit der Verwendung von Zielen hinweist und dass Ihr Normeneinführer regelmäßig Zeit einplant, um verbliebene Fragen zu beantworten. Legen Sie einen Zeitplan fest und ermutigen Sie die Teams, ihre vierteljährliche oder jährliche Zielsetzung in Asana durchzuführen. Tauschen Sie bewährte Vorgehensweisen in einem zentralen Asana-Projekt oder in Ihrem bevorzugten Messenger aus. 

6. Messen & erweitern Sie Ihre Nutzung

Blicken Sie bei diesem Schritt im Asana-Wandel auf Ihre ursprüngliche Zielstellung zurück: 

„Mein Unternehmen nutzt Asana, um das Festlegen und Verfolgen von Zielen zu verwalten, so dass wir die tägliche Arbeit mit unseren grundlegenden Zielen verknüpfen können. Auf diese Weise hoffen wir, dass alle darüber Bescheid wissen, welche Angelegenheiten von hoher Priorität für uns sind, und dass unsere Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Dingen zugeteilt werden.“ 

Reflektieren Sie darüber, wie Ihr Team bislang die Zielsetzung gehandhabt hat und wie Sie diese jetzt mit Zielen in Asana umsetzen. Werten Sie den derzeitigen Stand aus und befragen Sie Ihr Einführungsteam zu möglichen Optimierungen. Können die Teams im Allgemeinen die Funktionsweise von Zielen nachvollziehen? Zur Erinnerung, beim Veränderungsmanagement handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess; scheuen Sie sich daher nicht, Ihre Richtlinien mit der Zeit anzupassen und zu erweitern. 

Ziele mit dem Asana-Wandel einführen

Der Asana-Wandel wurde von unseren Teams für Unternehmensdienstleistungen und des Kundenerfolgsteams entwickelt. Wir haben die besten Methoden des Veränderungsmanagements angepasst, die Gemeinsamkeiten der erfolgreichsten Asana-Teams analysiert und stimmten diese Methoden mit unserem Fachwissen ab, das wir Tausenden von Asana-Kunden auf der ganzen Welt zur Verfügung stellen. Wenn Sie sich darauf vorbereiten, die Zielsetzungsfunktion von Asana in Ihrem gesamten Unternehmen einzuführen, probieren Sie den Asana-Wandel aus. Auf diese Weise können Sie die beste Übergangsstrategie identifizieren und umsetzen.

Um mehr über den Asana-Wandel zu erfahren und direkt mit unserem Team für Unternehmensdienstleistungen zusammenzuarbeiten, wenden Sie sich noch heute an Ihren Kundenbetreuer!