Cómo implementar objetivos en toda tu organización con la metodología de gestión de cambios de Asana

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Con los Objetivos en Asana, los equipos ahora tienen una forma de asociar los objetivos generales de la empresa con el trabajo diario que contribuye a alcanzarlos. Sin embargo, para que tu equipo logre implementar los objetivos con éxito, necesitas una estrategia de gestión de cambios sólida y eficaz. 

En definitiva, necesitas implementar la metodología de gestión de cambios de Asana.

La metodología de gestión de cambios de Asana emplea las mejores prácticas de gestión de cambios para ayudar a tu equipo a desarrollar una estrategia para implementar cambios duraderos. El camino hacia el éxito consta de seis pasos:

1. Define el “por qué usar Asana”
2. Analiza tu situación actual
3. Diseña tu primer flujo de trabajo
4. Capacita a tu equipo y celebra los logros
5. Prepárate para el éxito
6. Mide los resultados y amplía el uso

1. Define por qué tu equipo necesita los Objetivos en Asana

Antes de implementar los objetivos en toda tu organización, es importante identificar las dificultades y describir claramente por qué el equipo implementará los Objetivos en Asana. Cuando el equipo tenga una respuesta bien definida sobre por qué adoptará un sistema nuevo, puedes usar dicha explicación para dar respuesta a tu pregunta: “¿Por qué usar Asana?”, y poder así guiar al equipo. Para formular tu respuesta a la pregunta “¿Por qué usar Asana?”, usa la siguiente estructura: 

“[El nombre del equipo/organización] usa Asana para [gestionar estos proyectos y procesos]. Al hacerlo, esperamos [disipar estas dificultades] y así poder [cumplir con estos objetivos]”.

Por ejemplo, puedes escribir: 

“Mi empresa usa Asana para gestionar la definición y el seguimiento de los objetivos para que podamos conectar el trabajo diario con las metas y objetivos de alto nivel. De esta manera, esperamos que todos estén bien informados sobre los temas de alta prioridad. También queremos asegurarnos de asignar los recursos correctamente y en el momento adecuado”. 

Durante esta etapa, también es importante establecer métricas de éxito claras. ¿Cómo medirás el éxito de esta implementación? A continuación te mostramos algunos ejemplos:

• Reemplazaremos las hojas de cálculo y definiremos todos nuestros objetivos en Asana antes del 1.º de diciembre de 2020.
• Todos los jefes de departamento compartirán su próxima actualización de objetivos trimestrales en Asana.

Forma una Alianza para la adopción

Tu Alianza para la adopción debe estar formada por las personas de la empresa que ayudarán a impulsar el proceso de adopción, junto con tu declaración sobre “Por qué usar Asana”. Estas personas son:

• Los Reguladores de convenciones. Como verdaderos influencers en la empresa, los reguladores de convenciones ayudan a establecer reglas básicas acerca de cómo el equipo debe usar los objetivos en Asana. También ayudan a responder a las dudas que surjan durante el proceso. 
• Los Concientizadores. Los concientizadores forman parte del equipo directivo. Ayudan a comunicar la definición de los objetivos sobre “¿Por qué usar Asana?” para que el equipo se sienta parte. 
• Los Responsables de las celebraciones. Estos miembros del equipo suelen ser colaboradores individuales y especialistas en Asana que ayudan a mantener motivado al equipo celebrando los logros durante el proceso de implementación de los objetivos.

2. Analiza cómo sueles dar seguimiento al progreso de los objetivos actualmente

La mayoría de los equipos ya cuentan con un sistema para definir sus objetivos. Tal vez tu equipo dé seguimiento a sus objetivos en hojas de cálculo o diapositivas, aunque rara vez actualicen esos documentos. Tal vez notes que, aunque los ejecutivos de la empresa sientan que comunican los objetivos de manera eficaz, la mayoría de los empleados no tienen una idea clara de cómo su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa. Si es así, no eres el único. Una encuesta reciente reveló que solo el 16 % de los trabajadores cognitivos afirmaban que su empresa era efectiva al momento de establecer y comunicar sus objetivos, y solo el 26 % tenía una clara visión de cómo su trabajo individual contribuía a los objetivos de la empresa.

Antes de que puedas reformular tu sistema de definición de objetivos, es importante comprender qué sistema tienes implementado actualmente en la empresa. Esto te ayudará a identificar qué funciona y qué dificultades se presentan y debes abordar primero. Puedes considerar estas preguntas:

• ¿Cuál es tu proceso actual de definición de objetivos?
• ¿Cómo informa tu equipo actualmente el progreso de los objetivos y con qué frecuencia?
• ¿Qué dificultades intentas resolver a través del seguimiento de los Objetivos en Asana?
• ¿Qué herramientas usas actualmente para planificar y dar seguimiento a tus objetivos (hojas de cálculo, diapositivas, etc.)? 
• ¿Qué hábitos debe desarrollar el equipo para adoptar completamente los objetivos en Asana?

Una vez que comprendas cómo tu empresa gestiona actualmente la definición de objetivos, podrás adaptar tu política de implementación para abordar las dificultades más urgentes del equipo y, al mismo tiempo, conservar las mejores prácticas actuales.

3. Diseña tu primer flujo de trabajo

En el tercer paso es donde tu Alianza para la adopción entra en acción. En esta etapa de gestión de cambios de Asana, selecciona un objetivo existente para empezar ¡y desarróllalo en Asana! Durante este proceso, los Reguladores de convenciones deben reunirse con el resto de los aliados para guiar la implementación de este primer objetivo. Juntos, comenzarán a definir pautas para determinar cómo el resto del equipo implementará otros objetivos. Más información en nuestras capacitaciones gratuitas a pedido sobre cómo alinear a los equipos y aumentar el impacto.

Estas pautas serán específicas para tu equipo; sin embargo, pueden ser útiles para aclarar dudas como las siguientes: 

• ¿Quién puede crear objetivos?
• ¿Qué equipo debería ser el encargado del objetivo?
• ¿Cómo los encargados del objetivo actualizarán el progreso del objetivo y con qué frecuencia? 
• ¿Cómo funcionarán los subobjetivos? 
• ¿Cuáles son las convenciones para los nombres de los objetivos?

Los Objetivos de Asana, a diferencia de otras herramientas para definir objetivos, conectan el trabajo diario con los objetivos generales de la empresa. En Asana, a este marco lo llamamos la pirámide de la claridad. Es fundamental que los primeros flujos de trabajo ayuden a ilustrar cómo el trabajo individual se conecta con los objetivos de la empresa. Es por eso que cada objetivo tiene una sección para agregar trabajo que lo respalde: proyectos y portafolios que contribuyen al éxito de los objetivos. También verás objetivos relevantes en la pestaña Progreso de un proyecto o portafolios, en una sección denominada Objetivos sobre los que se trabaja en este proyecto. Anima a todos los encargados de objetivos a agregar trabajos acordes, para que todos puedan ver estas conexiones con facilidad. 

4. Capacita a tu equipo y celebra los logros

Una vez que tu Alianza para la adopción haya definido las pautas para guiar la definición de objetivos y los informes de progreso, el Concientizador podrá comenzar a trabajar para involucrar a otros miembros del equipo en toda la empresa. Cuando implementes los objetivos por primera vez, considera organizar una capacitación para explicarle al equipo cómo usar los Objetivos en Asana y cuáles son las expectativas futuras sobre el uso de los Objetivos. Durante la implementación inicial, asegúrate de reservar un momento para contestar todas las consultas que puedan surgir. 

También puede ser útil brindarles a los miembros del equipo recursos adicionales para guiarlos en la definición de objetivos. Ya sea que tu equipo use la metodología de objetivos y resultados clave (OKR), indicadores clave de rendimiento (KPI) u otra metodología de definición de objetivos, anima a los miembros del equipo a capacitarse sobre cómo definir grandes objetivos. El Responsable de las celebraciones también puede intervenir en cualquier momento de este paso para motivar a los miembros del equipo, reconocer los logros, expresar reconocimiento y celebrar el éxito.

5. Prepárate para el éxito que vendrá

En esta etapa del proceso, los miembros de tu equipo ya deberían dominar el uso de los Objetivos en Asana. ¡Felicitaciones! La implementación de una herramienta nueva no es una tarea menor y el equipo encargado de llevar adelante la adopción de Objetivos ha trabajado mucho para asegurarse de que el proceso sea claro y eficiente. 

A fin de continuar brindándoles apoyo a los miembros del equipo para que dominen el uso de los Objetivos, asegúrate de mantener una comunicación fluida con todos los involucrados. Es importante que el Concientizador continúe transmitiendo la importancia de usar los Objetivos y que el Regulador de convenciones tenga un horario de oficina habitual para responder cualquier consulta que aún pueda persistir. Establece un cronograma y anima a los equipos a trasladar sus prácticas de definición de objetivos trimestrales o anuales a Asana. Comparte las mejores prácticas en un proyecto central de Asana o en tu herramienta de mensajería preferida. 

6. Mide los resultados y amplía el uso

En este paso de la metodología de gestión de cambios de Asana, revisa la definición de objetivos establecida inicialmente: 

“Mi empresa usa Asana para gestionar la definición y el seguimiento de los objetivos para que podamos conectar el trabajo diario con las metas y objetivos de alto nivel. De esta manera, esperamos que todos estén bien informados sobre los temas de alta prioridad. También queremos asegurarnos de asignar los recursos correctamente y en el momento adecuado”. 

Reflexiona sobre cómo el equipo solía gestionar la definición de objetivos y cómo lo hace actualmente con los Objetivos en Asana. Analiza el progreso de la implementación. Consulta con tu Alianza para la adopción: ¿debemos ajustar los procesos? ¿Entienden los equipos cómo funcionan los Objetivos? Recuerda que la gestión de cambios es un proceso continuo, por lo que no tengas miedo de adaptar y ampliar tus políticas a medida que transcurra el tiempo. 

Implementa objetivos con la metodología de gestión de cambios de Asana

Nuestros equipos de Servicios Profesionales y de Éxito del cliente fueron los responsables de elaborar el marco de gestión de cambios de Asana. Adaptamos las mejores prácticas de gestión de cambios, analizamos lo que los equipos más exitosos de Asana tienen en común y combinamos esos métodos con la experiencia desarrollada por nuestros equipos que prestan servicios a nuestros clientes de Asana en todo el mundo. Mientras te preparas para implementar los Objetivos en Asana en toda tu organización, prueba adoptar la metodología de gestión de cambios de Asana para crear la mejor estrategia de gestión para dicha transición.

Para obtener más información sobre la metodología de gestión de cambios de Asana y trabajar con nuestro equipo de Servicios Profesionales, comunícate con tu representante de Asana hoy mismo.