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Les astuces d’Asana : 4 façons de limiter le travail manuel

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À votre avis, combien de temps par jour consacrez-vous à des tâches manuelles ? Cela ne nous semble jamais bien long, car le « travail manuel » peut prendre de multiples visages : préparer des documents, distribuer les tâches, créer des rapports… la liste est longue. Cependant, ces activités contribuent en grande partie au work about work, ces petites tâches annexes qui occupent jusqu’à 60 % de notre journée de travail. En plus du travail manuel, le work about work comprend les tâches effectuées en double, la participation aux réunions d’avancement, le suivi des approbations, entre autres. 

Pour les chefs d’équipe, limiter le travail manuel représente bien plus qu’un simple gain de confort, c’est un excellent moyen d’offrir à leurs subordonnés plus de temps à consacrer à leur cœur de métier. Vous souhaitez en finir avec les montagnes d’e-mails à éplucher et la course aux approbations ? Suivez ces quatre conseils pour des processus plus fluides et moins de work about work.

1. Lancer rapidement les projets à partir de modèles

La configuration et la mise en route d’un projet sont des étapes particulièrement chronophages. Or sans outils adéquats, c’est un travail entièrement manuel qui vous attend. Si vous utilisez régulièrement Asana dans votre gestion de projet, vous avez déjà un temps d’avance. Toutefois, pour simplifier encore davantage le lancement de vos projets, vous pouvez importer les données conservées dans d’autres outils à l’aide de notre importateur CSV : plus besoin de transférer manuellement les informations associées à chaque tâche comme le nom du responsable, la date ou d’autres champs personnalisés, tout est automatiquement importé sur Asana. 

Si vous commencez tout juste un projet, appuyez-vous sur les modèles prédéfinis par Asana, composés de sections, champs personnalisés et exemples de tâches prêts à l’emploi. Plus de 50 modèles sont à votre disposition dans notre galerie. Vous y trouverez parmi tant d’autres un calendrier de contenu, une liste de contrôle pour l’accueil des nouveaux employés et un modèle d’ordre du jour pour vos réunions. Et si vous devez réutiliser régulièrement l’un de vos propres projets Asana, convertissez-le en modèle personnalisé en un clic : vous gagnerez du temps sur la préparation et plongerez directement dans le vif du sujet. 

2. Attribuer automatiquement les tâches grâce aux Règles

Trier le travail à effectuer et l’attribuer manuellement aux bonnes personnes peut vraiment prendre beaucoup de temps. Plutôt que de gâcher toute une partie de votre journée sur la distribution de tâches, servez-vous des Règles pour automatiser cette étape. 

Pour chaque règle, définissez un déclencheur (ou plusieurs avec Asana Business ou Enterprise) et une action. Un exemple simple : vous pouvez mettre en place une règle pour attribuer les nouvelles tâches ajoutées à un projet à un membre de l’équipe en particulier. Vous pouvez également créer une règle qui, en présence d’une certaine valeur de champ personnalisé, attribue la tâche à un membre de l’équipe et y ajoute tous les autres acteurs concernés en tant que collaborateurs. Les possibilités sont nombreuses !

💡Astuce : Asana propose un ensemble de règles prédéfinies pour automatiser vos tâches les plus courantes, mais vous pouvez aussi créer vos propres règles selon les besoins spécifiques à chaque projet. 

3. Maintenir un rythme de travail fluide avec les dépendances

Il n’est pas rare de devoir terminer une tâche avant qu’une autre ne puisse commencer. Si vous gérez une équipe, vous serez amené à vérifier et approuver le travail réalisé. Toutefois, vous devrez tout d’abord attendre que ce travail soit terminé par les membres de l’équipe. Plutôt que de leur demander sans cesse où ils en sont, et pour éviter de surcharger de rappels votre liste de tâches quotidienne, établissez des dépendances sur Asana : elles feront ce travail pour vous. 

Les dépendances vous informent dès que la tâche dont dépend la vôtre est terminée ou que son échéance est avancée ou repoussée. Ainsi, vous pouvez en toute quiétude mettre de côté votre propre tâche jusqu’à ce qu’elle soit débloquée : le moment venu, une notification vous donnera le feu vert pour démarrer.

4. Bénéficier de données en temps réel depuis le Tableau de bord

Bien souvent, les rapports de projet créés à intervalle régulier suivent un processus manuel. Malheureusement, ces rapports manuels nécessitent non seulement un temps et des efforts disproportionnés, mais ils ne permettent pas d’accéder rapidement et à tout moment aux informations dont nous avons besoin.

La solution ? Le Tableau de bord. Pour vous éviter de recueillir manuellement les informations auprès de chaque membre d’équipe, puis d’essayer tant bien que mal de les organiser afin de visualiser l’état d’avancement du projet, le Tableau de bord actualise automatiquement un ensemble d’indicateurs à partir des données même du projet. Les cinq éléments principaux du Tableau de bord sont tous personnalisables, pour une analyse au plus proche de vos besoins.

💡Astuce : vous pouvez télécharger chaque diagramme individuellement et ainsi les utiliser dans vos e-mails, présentations ou mises à jour de statut.

Dites adieu aux tâches manuelles

Le travail manuel n’est pas une fatalité. Que vous souhaitiez résoudre des problèmes importants ou récurrents, ou simplement trouver de petits raccourcis, réduire ces activités chronophages permettra à votre équipe de se concentrer sur ses tâches à forte valeur ajoutée. Gagnez du temps ! Testez toutes nos fonctionnalités et mettez en pratique ces conseils sur Asana dès aujourd’hui.

Et vous ? Quel est votre secret pour limiter les tâches manuelles sur Asana ? Faites-nous en part dans les commentaires ci-dessous !

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