Les astuces d’Asana : communiquer des données et évaluer votre progression en toute simplicité

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Asana cherche en priorité à réduire la quantité de « work about work », toutes ces tâches en double et activités routinières qui représentent pourtant 60 % de notre journée de travail. Que de temps perdu à rechercher LA donnée qu’il nous faut dans un document, à retrouver le collègue ou l’approbateur concerné, ou encore à participer à une réunion d’avancement qui aurait pu être avantageusement remplacée par un rapport écrit ! 

Les chefs d’équipe le savent bien, communiquer des rapports et partager des indicateurs de progression sur le travail en cours fait aussi partie du « work about work ». Heureusement, avec Asana, vous n’avez plus à sacrifier vos activités à haute valeur ajoutée pour de simples rapports. 

Nos outils intégrés vous aident à analyser vos données, rassembler les informations de projet et relier les informations de progression aux objectifs de votre équipe, le tout au même endroit. Nous vous proposons quatre méthodes pour créer des rapports et évaluer la progression de votre travail en toute simplicité. Gagnez du temps et accomplissez les tâches qui comptent vraiment !

1. Consulter des données en temps réel dans le Tableau de bord

Le Tableau de bord d’Asana vous permet de visualiser en temps réel et d’un simple coup d’œil où en est votre projet, quel qu’il soit : calendrier de contenu, demandes de travail, lancement de produit, etc. 

En outre, vous pouvez personnaliser le Tableau de bord afin de visualiser les données de projet dont vous avez besoin et en faire des rapports. Si par exemple vous souhaitez identifier les forces et les points de blocage du processus de votre équipe, servez-vous du diagramme à barres pour afficher toutes les tâches par section, ou choisir uniquement les tâches à venir ou non terminées. Autrement, si vous cherchez à vous faire une idée de la répartition du travail au sein de votre équipe, faites appel au graphique en bâtons de sucette et appliquez un filtre par responsable. Enfin, si vous disposez d’un champ personnalisé numérique, vous pouvez consulter la somme totale de tous les budgets du projet ou des heures de travail prévues.

💡Conseil : vous pouvez cliquer sur chacun des graphiques pour visualiser les tâches concernées plus en détail. 

Une fois votre Tableau de bord personnalisé, vous pouvez télécharger les graphiques de votre choix en format d’image PNG et les utiliser dans vos prochains rapports d’avancement et mises à jour de statut. Ainsi, plus besoin de mettre à jour vos données à la main, tout se fait en quelques clics.

2. Partager des mises à jour en quelques clics avec le Statut

Grâce à la fonctionnalité Statut, gardez informés tous les intervenants des différents services en regroupant toutes les informations de projet au même endroit. Commencez par choisir les sections à y inclure, puis présentez visuellement les informations clés de votre projet (tâches terminées, jalons pertinents, etc.) à l’aide des Éléments clés et de graphiques.

💡Conseil : @mentionnez les membres d’équipe et autres acteurs concernés dans vos mises à jour de statut pour saluer leur travail, tenir au courant toutes les parties prenantes quel que soit leur rôle et aller de l’avant.

3. Rechercher des tâches appartenant à différents projets avec la recherche avancée

Le Tableau de bord et le Statut vous aident à vous concentrer sur les indicateurs d’un projet isolé, mais comment créer des rapports sur des tâches et données appartenant à de multiples projets ? C’est l’occasion d’utiliser les rapports de recherche avancée. 

Rien de mieux que la recherche avancée pour trouver des informations sur Asana ! Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez lancer une recherche en vous basant sur différents critères, par exemple le responsable de la tâche, le projet auquel elle appartient ou son échéance. Et lorsque vous avez obtenu les résultats de votre recherche, vous pouvez les enregistrer sous forme de rapports. Ces rapports, que vous retrouverez dans la barre latérale gauche, sont automatiquement mis à jour pour afficher les dernières informations. Vous pouvez par exemple en créer afin d’assurer le suivi de certaines activités en cours, de tâches à venir hautement prioritaires ou encore de tâches non terminées attribuées à vos subordonnés directs. 

💡Conseil : vous pouvez à tout moment modifier vos rapports de recherche avancée après leur création. Il vous suffit d’ouvrir le rapport concerné et de cliquer sur Affiner la recherche dans le coin supérieur droit.

4. Évaluer votre progression par rapport aux objectifs d’équipe et d’entreprise

En fin de compte, lorsque nous établissons des rapports pour analyser notre avancement et d’autres données de mesure, nous cherchons à évaluer la progression de notre équipe par rapport à nos objectifs. Toutefois, pour bien assurer le suivi de ces objectifs, il faut également visualiser en quoi les activités quotidiennes de notre équipe contribuent à nos objectifs d’entreprise. 

Sur Asana, la fonctionnalité de suivi « Objectifs » vous permet de faire le lien entre vos activités, projets et portefeuilles quotidiens d’une part, et vos objectifs trimestriels ou annuels de l’autre. Chaque objectif dispose de sa propre section dédiée aux activités connexes et l’objectif soutenu par votre projet est visible au sein de celui-ci ou dans la vue Progression des portefeuilles. Votre équipe étant ainsi en mesure d’identifier en quoi son travail contribue à la mission de votre entreprise, elle dispose de toutes les informations et du contexte nécessaires pour travailler au maximum de ses capacités. 

💡Conseil : lorsque vous publiez une mise à jour de statut, @mentionnez les objectifs concernés de façon à ce que les membres de l’équipe aient toujours une bonne visibilité sur le contexte de travail associé.

Créer des rapports ? Un jeu d’enfant !

Les rapports et autres analyses font partie des activités essentielles aux équipes les plus efficaces, mais elles ont le désavantage de prendre énormément de temps. Grâce à ces quatre fonctionnalités Asana, vous pouvez gérer ces activités sans effort et donner à votre équipe le contexte et les informations dont elle a besoin pour donner le meilleur d’elle-même, sans passer par les processus chronophages habituellement employés pour y parvenir. Alors connectez-vous sur Asana pour tester ces fonctionnalités dès aujourd’hui !