Asana Way of Change を基に組織全体で目標を導入する方法
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Asana のゴール機能が導入されたことで、チームが会社全体の目標とその目標の達成を支える日々の仕事とを結び付ける手段が生まれました。しかし、チームが目標を効果的に導入できるようにするには、チームを成功に導くことができる強力で確立されたチェンジマネジメント戦略が必要です。
つまり、Asana Way of Change が必要なのです。
Asana Way of Change では、チェンジマネジメントのベストプラクティスを導入し、チームが永続的な変更を実現するロードマップを作成できるようにします。成功へのステップは全部で 6 つあります。
- 目的を確認する
- 現状を把握する
- 最初のワークフローをデザインする
- チームを始動し、達成したことを祝う
- チームを成功に導く
- 効果を測定して利用を拡大する
1. Asana のゴール機能が必要な理由を定義する
ゴール機能を組織全体にロールアウトする前に、問題点を特定し、チームが Asana のゴール機能を導入する理由を明確にしておくとよいでしょう。新しいシステムを導入する理由を明確に定義しておけば、チームはその理由を「なぜ Asana なのか？」のステートメントに使い、チームの指針とすることができます。このステートメントは、以下のテンプレートを使って書き上げます。
“[チーム / 組織名]は Asana を使って[特定のプロジェクトやプロセスを管理しています]。そうすることで、[特定の問題を軽減]し、[特定の目標を達成する]ことを目指しています。”
以下は、その一例です
“私の組織は、Asana を使って目標の設定と追跡を管理することで、日々の仕事を経営レベルの中長期目標につなげられるようにしています。そうすることで、メンバー全員が優先度の高い問題に対し共通認識を持ち、リソースが適切なタイミングで適切な仕事に割り当てられるようにすることを目指しています。”
また、この時点で成功を測定する明確な指標を設定することが重要です。この例では、どのようにして導入の成功を測定すればよいでしょうか。以下のような例が挙げられます。
- 2020年 12月 1日までにすべての目標をスプレッドシートから Asana に移動する
- 部門のリーダー全員が次の四半期の目標に関する更新情報を Asana で共有する
導入サポーターを招集する
導入サポーターは、「なぜ Asana なのか？」のステートメントに基づいて導入プロセスを推し進める組織内のメンバーです。各担当は以下のとおりです。
- Setter (方向付けをする人)。職場のインフルエンサーである Setter は、チームが Asana のゴール機能を使用する方法について基本的なルールを決定します。また、その過程でチームの疑問も解決します。
- Builder (環境作りをする人)。Builder は、幹部チームのメンバーが務めます。「なぜ Asana なのか？」の目標ステートメントを伝え、チーム全体で合意する実感を持てるようにします。
- Celebrator (成果を共有、祝福する人)。Celebrator は、通常、目標の導入プロセス全体を通じて成果を祝い、メンバーたちが勢いを維持できるようにする個々のコントリビューターやアーリーアダプターです。
2. 現在どのように目標を追跡しているかを知る
たいていのチームには、確立された目標設定のシステムがあります。あなたのチームは、目標をスプレッドシートやスライドショーで追跡し、そういった文書を十分な頻度で更新できていないかもしれません。また、組織のエグゼクティブは目標を効果的に伝えられていると考えていても、ほとんどの従業員は自分の仕事がどのように会社の目標に貢献しているのかを明確には把握できていない、なんてこともあるかもしれません。これに当てはまるのは、あなたのチームだけではありません。最近の調査では、勤め先の会社が社内の目標を効果的に設定し、伝えられていると答えたナレッジワーカーはわずか 16% で、自分の仕事がどのように会社の目標に貢献しているのかを明確に把握していると答えたのは、わずか 26% しかいませんでした。
目標設定のシステムを改良する前に、現在使用しているシステムを理解しておきましょう。そうすると、機能していることや最初に対応する必要がある問題点などを特定することができます。以下について考えてみましょう。
- 現在の目標設定プロセスはどんなものか？
- チームは現在目標の進捗状況をどのように、またどれだけの頻度で報告しているか？
- Asana で目標を追跡することで、どのような問題を解決しようとしているのか？
- 現在どのようなツールで目標を計画、追跡しているか？(スプレッドシート、スライドなど)
- Asana による目標管理を完全に導入するにあたり、チームはどういった習慣を身に着ける必要があるか？
現在会社がどのように目標設定を管理しているのかがわかれば、現在のベストプラクティスを維持しながらチームの最も喫緊の問題点を解決できるように、導入ポリシーを適応させることができます。
3. 最初のワークフローをデザインする
3 つ目のステップでは、導入サポーターが大活躍します。Asana Way of Change のこのステージでは、既存の目標を 1 つ選び、それを Asana で構築します！このプロセスで、Setter はこの最初の目標を達成するためのフローを導入サポーターと一緒に先導します。協力し合うことで、チーム全体が他の目標を導入するためのガイドラインを作り始めることができます。チームの足並みを揃え、高いインパクトを生み出す方法をオンデマンドのトレーニングで詳しくご覧ください。
こういったルールはチームにより異なりますが、以下のような問いに答えるものがよいでしょう。
- 誰が目標を作成できるのか？
- どのチームが目標を担当するべきか？
- 目標の担当者は目標の進捗状況をどのように、またどれだけの頻度で更新するのか？
- 下位目標の役割とは？
- 目標の命名ルールとはどんなものか？
他の目標設定ツールとは違い、Asana のゴール機能は日々の仕事を会社全体の大きな目標につなげます。Asana では、これを見える化のピラミッドと呼んでいます。最初のワークフローで、個々の仕事がどのように会社の目標につながるのかを示すことが非常に重要になります。そのために、各目標には、関連する作業 (目標の達成に貢献するプロジェクトやポートフォリオ) のためのセクションが設けられています。また、プロジェクトやポートフォリオの進捗タブには、このプロジェクトが支える目標というセクションがあり、そこに関連する目標が表示されます。すべての目標オーナーに関連する作業を追加するよう働きかけ、それらのつながりを簡単に表示できるようにしましょう。
4. チームを始動し、達成したことを祝う
導入サポーターが目標の設定と進捗状況の報告に関するルールを確立したら、Builder は組織全体から他のチームメンバーを仲間に迎え入れることができます。ゴール機能を最初にロールアウトするときは、Asana でゴール機能を使用する方法と今後チームがゴール機能を使用するにあたって期待される事柄についてトレーニングを実施することを計画しましょう。最初のロールアウト時には、質問のやり取りをする時間をたくさん確保しておきましょう。
チームメンバーに目標設定に関する追加のリソースを紹介することも役立ちます。チームが目標設定にどのような手法 (OKR や KPI など) を使用していても、素晴らしい目標を設定する方法を詳しく学ぶようチームメンバーに働きかけましょう。また、Celebrator は、このステップのどのタイミングにおいても、チームメンバーを励まし、成功を評価し、感謝の気持ちを共有し、成果を祝うことができます。
5. チームを成功に導く
導入プロセスのこのステップに到達する頃には、チームメンバーは自分たちで Asana のゴール機能を使いこなしていることでしょう。おめでとうございます！新しいツールのロールアウトは簡単にできることではありません。導入サポーターの大変な努力により、プロセスは明確になり、合理化されています。
ゴール機能を本格的に活用していくチームメンバーを引き続きサポートできるよう、いつでもコミュニケーションを取れるようにしておきましょう。Builder は引き続きゴール機能を使う重要性を伝え、Setter は未解決の質問に答える時間を定期的に設けることが大切です。タイムラインを設定し、四半期または年間の定期的な目標設定を Asana で行うようチームに働きかけ、ベストプラクティスを 1 つの Asana プロジェクトやお気に入りのメッセージングシステムで一元管理、共有しましょう。
6. ゴール機能の使用状況を測定し、拡大する
Asana Way of Change のこのステップに到達したら、最初に書いた目標ステートメントをもう一度確認します。
「私の組織は、Asana を使って目標の設定と追跡を管理することで、日々の仕事を経営レベルの中長期目標につなげられるようにしています。そうすることで、メンバー全員が優先度の高い問題に対し共通認識を持ち、リソースが適切なタイミングで適切な仕事に割り当てられるようにすることを目指しています。」
チームは以前どのように目標設定を管理していたか、そして Asana のゴール機能を使うようになってそれがどう変化したかについて考え、導入の効果を評価します。改良の必要な点はあるか、チームはゴールの機能を全般的に理解しているか、ということを導入サポーターに確認してください。チェンジマネジメントは継続的なプロセスであり、必要に応じてポリシーを適応、拡大させても構わないということを覚えておきましょう。
Asana Way of Change を基に目標を導入する
Asana Way of Change は、当社のプロフェッショナルサービスチームとカスタマーサクセスチームによって考案されています。私たちは、チェンジマネジメントのベストプラクティスを翻案し、Asana で大きな成果を上げるチームに見られる共通点を分析し、そのアプローチを世界中で数多くのお客様をサポートする当社の専門性とすり合わせています。組織全体で Asana のゴール機能を導入する準備をする際は、その移行を管理する最良の計画を立てられるよう、Asana Way of Change をお試しください。
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