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分散チームの管理術: 異文化への共感力を持つリーダーになるには

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パンデミック当初、急速にリモートワークに移行し、多くの人が困惑したことでしょう。あれから 1 年以上が経過し、ようやくオフィスへ戻れる見通しが経ちつつある人も少なくありません。ですが、実際にオフィスへ戻るのは、扉の鍵を開けるように簡単ではないと私たちは理解しています。ひとつに、扉自体がたくさんあることが挙げられます。Asana のオフィスは 9 か国にまたがっており、対面業務に戻ったからといって、グローバルで展開する Asana のチームは引き続き、分散して業務を継続する必要があるのです。

分散型の働き方やハイブリッド勤務は特に新しいコンセプトではないものの、パンデミック後の世界でチームワークやコラボレーションがどのように変化していくかを考えている組織のリーダーにとってはまだ新しいテーマと言えるでしょう。パンデミック後は、以前のような働き方に戻ると考えている人もいれば、この状況下でグローバルな分散チームを構築する可能性がようやく広がると考える人もいます。

そこで、今回は 2 人の Asana のグローバルリーダーに分散チームを管理するうえでの気づきやベストプラクティスについての考えを聞きました。Jessica Gilmartin は、Asana の収益マーケティングチームのリーダーを務めており、アメリカ、アジア、ヨーロッパ、オーストラリアのメンバーを抱えています。認定プロフェッショナルオーガナイザーの資格を持つ Joshua Zerkel は、5 か国 14 人のメンバーが在籍するグローバルエンゲージメントマーケティングチームのリーダーを務めます。

グローバルな分散チームを管理する楽しみのひとつに、チームメンバーの多様な視点を知れることが挙げられます。決して忘れてならないのは、コミュニケーションの取り方は人によってさまざまだということです。分散チームのリーダーとして、円滑な業務遂行を実現するために、あなたなら文化間や文化を越えたコミュニケーションギャップをどのように埋めますか?ここでは、異文化への共感を保ちつつ、Jessica と Joshua がどのようにチームを率いているか、ベストプラクティスを紹介します。

まず学ぶことから

異文化間理解において最も大事なのは、チームメンバーが働く国の文化やコミュニケーションスタイルを自分なりに理解しようとすることです。たとえば、多くの国や多くの人は、サンフランシスコに住む人たちと同じような振る舞いはしないと断言できます。サンフランシスコ流のコミュニケーションに慣れていたとしても、チームメンバー全員がそうしたコミュニケーション方法を取るとは限らないと覚えておくことが大切です。

時間はかかりますが、何事も学ぶことから始まります。まだ試したことがないのであれば、チームメンバーが住む地域のニュースを読んでみるといいでしょう。その地域で起きている重要な出来事を把握できるとともに、そうした出来事がメンバーにどのような影響を与えるのか理解することができます。あらゆる文化の専門家になったり、すべての事象を把握しようとする必要はありませんが、自分が住む都市や国を越え、文化的な背景に理解を示すことで、それぞれのメンバーがいる地域について積極的に知ろうという姿勢を見せることができます。 – Joshua Zerkel

タイムゾーンと世界の祝祭日に注意を払う

すべての国で同じ祝日や祭日があるわけではありません。これらを覚えておく最も効果的な方法は、世界の祝祭日を自身のカレンダーに登録しておくことです。あなたが最も避けなければならないのは、誰かの休みの日に誤って会議を設定してしまうことです。タイムゾーンの違いについても同様のことが言えます。たとえば、アジアやオーストラリアの方がサンフランシスコよりも一日早いので、太平洋標準時刻の金曜日に会議を設定すると、その地域のメンバーにとっては土曜日に会議が設定されたことになってしまうのです。 – Jessica Gilmartin

テキストによるコミュニケーションは簡潔に

テキストによるコミュニケーションは分散チームにとって非常に大事なものですが、あなたが用いる言語はチームメンバーにとって母国語ではないという可能性も忘れてはいけません。Asana では仕事を効率よく行うために、英語のテキストによるコミュニケーションに重きを置いています。ですが、長いタスクの説明やコメントは、英語を母国語としないメンバーにとって確認に時間がかかる可能性があります。分散チームのメンバーとしっかりコミュニケーションをとることは大切ですが、常に簡潔さと明確さを心がけるようにしましょう。

簡潔で明確なメッセージを送ることのメリットは、もうひとつあります。アメリカを除く国々の多くではコミュニケーションが保守的であまり気軽でない傾向がみられます。そんな中で、特によく知りもしないチームメンバーにカジュアルなチャットを送ったりすれば、相手が居心地の悪さを感じたり、あなたのことを礼儀知らずだと思うかもしれません。 – Joshua Zerkel

会議の議題を共有してアクションアイテムを記録する

Jessica が指摘する文化の違いは会議でも表れます。たとえば、ある文化出身のチームメンバーは発言をためらいがちで、バーチャル会議になるとより顕著にその傾向が表れます。リーダーとして、メンバーに発言の機会を与えることで話しやすい環境を作ることが可能です。たとえば、私は直接彼らに発言を促すようにしています。「Josh、何か付け足したいことはありませんか?」といったように簡単な声掛けでいいのです。

会議中にチームメンバーが発言しやすくするもうひとつの方法は、前もって会議の議題を共有しておくことです。会議の議題には、メモやアクションアイテムを記入できるスペースを確保しておきます。これにより、全員が会議の方向性や、会議後に何をすべきか明確になります。 – Joshua Zerkel

フィードバックでは文化的規範を考慮する

どの文化にも、異なるコミュニケーション規範があります。たとえば、ドイツではアメリカよりも直接的なコミュニケーションをとる傾向があります。ドイツのチームメンバーは直接的なフィードバックや明確で正直なコミュニケーションを好むことに気づきました。逆に、日本のチームメンバーは日本の文化にそういった規範がないので、フィードバックを行ったり、助けを求めなかったりする傾向が見られます。

コミュニケーションのとり方に「正解」や「不正解」はありません。分散チームのリーダーとしての仕事は、チームのコミュニケーションルールを標準化することではありません。その代わり、チームメンバーそれぞれの文化規範や好みを理解するように心がけ、適切にチームを管理できるように努めていきましょう。 – Jessica Gilmartin 

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Special thanks to Jessica Gilmartin and Joshua Zerkel

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