7 Diagramme, die Asana-Kunden gerne für Analysen in Echtzeit nutzen
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Fehlende Informationen über die Arbeit Ihres Teams sind Ihnen manchmal ein Dorn im Auge? Sie wissen, dass Aufgaben abgearbeitet werden und Arbeit erledigt wird, aber Sie wissen nicht, ob Ihr Team dabei auch effizient und nachhaltig arbeitet.
Anhand von unternehmensweiten Berichten erhalten Sie einen Echtzeit-Einblick in den Stand der Arbeit Ihres Teams und wissen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Sie können ein höheres Budget beantragen, die Zahl der Mitarbeiter erhöhen oder die Arbeit neu aufteilen. Durch die Erstellung von Dashboards aller Art können Sie Daten von jedem Projekt und Team abrufen, Informationen in Echtzeit einsehen und Schwierigkeiten erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.
Wie sehen unternehmensweite Berichte in der Praxis aus? Lassen Sie uns einen Blick auf sieben Diagramme werfen, die Asana-Kunden gerne verwenden, um die Arbeit aus verschiedenen Blickwinkeln nachzuverfolgen.
1. Seien Sie jederzeit über den Stand der Dinge auf dem Laufenden
Werden Sie nie wieder von einer unerwarteten Aufgabe überrascht. Diese Diagramme zeigen Ihnen anstehende und überfällige Aufgaben. Verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über den Stand der Dinge in jedem Bereich Ihres Teams, damit Sie unerwarteter Arbeit immer zwei Schritte voraus sind.
2. Beugen Sie Überlastung vor
Wie viele Arbeitsstunden muss Ihr Team diese Woche leisten? Im Jahr 2020 stellte der Bericht zur Anatomie der Arbeit fest, dass 87 % der Wissensarbeiter angaben, zu lange zu arbeiten, und 7 von 10 sich überlastet fühlten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder nicht überarbeitet werden, indem Sie sich ein genaues Bild davon machen, wie viel Arbeit auf sie zukommt und wie sie auf Ihr Team verteilt ist. Verteilen Sie die Arbeit nach Bedarf um oder nutzen Sie diese Informationen, um nach zusätzlichen Mitarbeitern oder Auftragnehmern zu fragen.
3. Erkennen Sie, woher die Anfragen kommen und antizipieren Sie künftige Bedürfnisse
Fühlt sich das Verhältnis eingehender Anfragen allmählich unausgewogen an? Machen Sie sich ein genaues Bild von der Art der eingehenden Anfragen an Ihr Team, damit Sie wissen, wo Sie Ressourcen und Prioritäten verschieben müssen. Egal, ob Sie einen wöchentlichen Statusbericht erstellen oder nur gelegentlich nach dem Stand der Dinge schauen, Sie können alle Projekte im Auge behalten und dadurch die Anforderungen besser vorhersehen.
4. Workflow-Phasen erkennen und Engpässe vorhersehen
Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Stand der Projekte Ihres Teams aus der Vogelperspektive. Gibt es eine Menge Arbeit, die darauf wartet, in Angriff genommen zu werden? Wenn Sie sich die Arbeit nach Phasen anzeigen lassen können, ist es einfacher, Engpässe und Hektik zu vermeiden, bevor sie überhaupt entstehen. Jetzt können Sie Warnsignale erkennen und Fälligkeitsdaten proaktiv verschieben, bevor Ihr Team mit einer Flut von Aufgaben überschwemmt wird.
5. Halten Sie Ihr Budget ein und wissen Sie, wann Sie um Aufstockung bitten müssen
Vielen Teams ist es schon passiert: Sie waren am Ende eines Projekts angelangt, bevor Sie merkten, dass Sie das Budget überschritten hatten. Oder vielleicht hätten Sie gerne vorher gewusst, dass es Mittel gibt, die von einem Projekt auf ein anderes umverteilt werden können. Durch die Erstellung eines Diagramms zur Überwachung des Budgets können Sie den geschätzten Umfang eines Projekts und den Stand der Umsetzung schnell überblicken. Behalten Sie genau im Auge, wie viel Geld für alle Ihre Projekte ausgegeben wird, um sicherzustellen, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben.
6. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Team auf das konzentriert, was die größte Wirkung erzielt
Haben Sie schon einmal am Ende eines Quartals auf die Arbeit Ihres Teams zurückgeblickt und festgestellt, dass nur Aufgaben mit niedriger Priorität erledigt wurden? Indem Sie die Prioritätsstufe der Aufgaben prüfen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität aufwendet und nicht mit Aufgaben niedriger Priorität überlastet wird.
7. Bringen Sie Ihr Team dazu, die Inbox zu leeren
Wenn Sie in einem Team arbeiten, das Aufgaben in Form von Tickets erfasst, z. B. das Customer-Success- oder IT-Team, sollten Sie die Anzahl der Tickets niedrig halten. Erkennen Sie schnell und einfach, ob es viele offene Tickets gibt und in welchen Bereichen oder Abteilungen. Arbeiten Sie dann mit Ihrem Team zusammen, um die Anfragen zu priorisieren, damit Sie die Inbox wieder leer bekommen.
Alle Einblicke an einem Ort
Sind Sie bereit, sich mit den Zahlen Ihres Teams auseinanderzusetzen? Erhalten Sie wertvolle Daten, um die Arbeit auf Kurs zu halten. Starten Sie noch heute mit unternehmensweiten Berichten.