Jak pandemia zmieniła sposób pracy: pracownicy spędzają o 36% mniej czasu na strategii
Nie każde działanie jest równie ważne, zwłaszcza w nowym, zwinnym środowisku pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem indywidualnym, menedżerem czy kierownikiem wyższego szczebla, Twój dzień będzie składał się z pracy o znaczeniu strategicznym, wymagającej kwalifikacji oraz różnych czynności okołozadaniowych.
Przeczytaj ten artykuł w języku francuskim, niemieckim, portugalskim, hiszpańskim, chińskim tradycyjnym, niderlandzkim, koreańskim, szwedzkim, włoskim, angielskim lub japońskim.
Tegoroczne badanie Indeks anatomii pracy ujawniło, że chociaż pracownicy w dalszym ciągu wykonują te trzy podstawowe kategorie działań, zmieniły się proporcje podziału pracy. Okazuje się, że w porównaniu z ubiegłym rokiem pracownicy spędzają obecnie o 36% mniej czasu na wykonywaniu pracy strategicznej.
Zrozumienie w jaki sposób zmieniła się praca i dlaczego tak się stało ma kluczowe znaczenie, aby możliwe było sprawne przystosowanie Twoich zespołów do nowych warunków.
Trzy rodzaje pracy
Praca strategiczna obejmuje tworzenie planów na przyszłość, radzenie sobie z niejasnościami, wyznaczanie celów i koordynowanie wokół nich pracy zespołów oraz zwiększanie zaangażowania pracowników. Nic dziwnego, że często jest to najbardziej wyczerpujący rodzaj pracy umysłowej, a równocześnie najbardziej przyczyniający się do sukcesu Twojego zespołu.
Praca wykwalifikowana to działania zorientowane na wykonywanie zadań, do których jest się zatrudnionym, na przykład tworzenie briefów dla kampanii czy nowych aplikacji. Do wykonania pracy wykwalifikowanej, często trzeba opierać się na wiedzy zdobytej podczas formalnego lub nieformalnego szkolenia.
Ostatnia grupa, czyli czynności okołozadaniowe, obejmuje sprawdzanie e-maili, poszukiwanie informacji i uczestniczenie w bezproduktywnych spotkaniach. Są to wszystkie czynności, które nie przynoszą znaczących korzyści i zabierają czas, który można byłoby przeznaczyć na wykonywanie pracy wykwalifikowanej lub strategicznej.
Czynności okołozadaniowe wciąż zajmują dużo czasu
Jak wynika z raportu „Indeks anatomii pracy”, czynności okołozadaniowe wciąż stanowią powszechny problem. W ciągu dwóch ostatnich lat odkryliśmy, że wykonywanie ich pochłania 60% czasu pracy przeciętnego pracownika, czyli aż trzy dni robocze. W tym roku czas ten zmniejszył się do 58%, jednak wciąż pozostaje zbyt wysoki.
W szczególności odkryliśmy, że chociaż czas spędzany na niepotrzebnych spotkaniach jest krótszy, to czas poświęcany na zarządzanie e-mailami się wydłużył. Ponad jedna trzecia pracowników (38%) twierdzi, że częściej niż w ubiegłym roku sprawdza swoją skrzynkę odbiorczą poza godzinami pracy. Wynika z tego, że miejsce niepotrzebnych spotkań zajęły e-maile. Przeciętny pracownik otrzymuje 32 wiadomości e-mail każdego dnia, co oznacza, że w trakcie ośmiogodzinnego dnia pracy odpowiada na nie co 15 minut.
Szkody, które powodują czynności okołozadaniowe wcale nie zależą od miejsca pracy. Zarówno pracownicy zdalni, jak i Ci, którzy pracują z biura są na nie narażeni w równej mierze, co wskazuje, że problem ten nie zależy od lokalizacji, ale sposobu pracy.
Pracownicy spędzają więcej czasu wykorzystując swoje umiejętności
Chociaż czas spędzany na wykonywaniu czynności okołozadaniowych praktycznie się nie zmienił, okazuje się, że na pracy wykwalifikowanej spędza się obecnie o 27% więcej czasu niż w roku ubiegłym.
Być może jest to spowodowane tym, że pracownicy uważają, że w domu znacznie łatwiej się im skoncentrować, dzięki czemu mogą w pełni wykorzystać swoje umiejętności. Popularne w ubiegłym roku modele pracy hybrydowej wspomagają wykonywanie pracy wykwalifikowanej.
Korzyści płynące z takiego sposobu wykorzystania czasu są widoczne w produktach końcowych działań. Dzięki temu, że poza biurem pracownikom łatwiej jest się skoncentrować, coraz więcej zadań wykonywanych jest terminowo. W ubiegłym roku przekroczono tylko 15% terminów, a rok wcześniej liczba ta wynosiła 26%. Oczywiście, mniej czasu spędzonego na spotkaniach także przyczynia się do poprawy wyników w tej kategorii.
Czas spędzony na wykonywaniu pracy strategicznej znacznie się obniżył
Praca strategiczna jest najważniejsza z punktu widzenia organizacji, jednak w porównaniu z ubiegłym rokiem na jej wykonywanie poświęcono o 36% mniej czasu. W myśl słynnej zasady biznesowej „struktura powinna opierać się na strategii”. Z tego powodu wszystkie procesy, działania, zespoły i technologia powinny zostać przygotowane w oparciu o strategię organizacji.
Praca strategiczna jest trudna, głównie dlatego, że obejmuje rozwiązywanie problemów i podejmowanie skomplikowanych decyzji. Strategia to nie tylko lista działań, które należy wykonać, ale i określenie, czego nie będzie się robić.
Analizując głębiej wyniki tegorocznego badania na pierwszy plan wysuwa się kilka czynników, które mogą tłumaczyć, dlaczego mniej czasu poświęca się na wykonywanie pracy strategicznej. Po pierwsze, chociaż pracownicy wolą wykonywać pracę wykwalifikowaną w domu, do pracy strategicznej bardziej nadaje się biuro, ponieważ łatwiej jest w nim zorganizować sesje współpracy międzyfunkcyjnej. Z tego właśnie powodu praca z domu utrudnia wykonywanie działań strategicznych.
Po drugie, dopóki organizacje nie zredukują liczby czynności okołozadaniowych, praca strategiczna będzie na tym cierpieć. Bezproduktywne zajęcia pochłaniają mnóstwo cennego czasu pracowników, który można byłoby przeznaczyć na wykonywanie pracy strategicznej o wysokim znaczeniu. Prowadzą one również do wypalenia, które stało się problemem tak powszechnym, że 40% pracowników uważa, że jest ono nieodłącznym elementem dążenia do sukcesu. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie, wypalenie zaburza procesy myślowe, znacznie utrudniając wykonywanie pracy strategicznej.
Trzecim i ostatnim czynnikiem jest to, że organizacje nie wiedzą, w jaki sposób najskuteczniej wspierać pracę strategiczną. Proces podejmowania decyzji jest powolny, działania często są powielane, a wiedzy trzeba szukać w różnych miejscach, co tworzy silosy informacyjne. Organizacje muszą zoptymalizować procesy i dostosować je do wymagań dynamicznego miejsca pracy nowej generacji. Korzyści z tego mogą być ogromne. Pracownicy szacują, że dzięki samemu zoptymalizowaniu procesów mogliby zaoszczędzić około godzinę dziennie.
Nowa era pracy zwinnej
W ciągu ostatniego roku środowisko pracy znacznie się zmieniło. Pracownicy wciąż wykonują te same czynności, pracę wykwalifikowaną, strategiczną i czynności okołozadaniowe, ale proporcje podziału pracy znacznie się zmieniły.
Okazuje się, że pod pewnymi względami sytuacja organizacji znacznie się polepszyła, na przykład jeśli chodzi o redukcję spotkań i wydłużenie czasu na pracę wykwalifikowaną. Istnieje jednak kilka kwestii, które nadal wymagają poprawy. Zredukowanie liczby czynności okołozadaniowych, usprawnienie procesów, zapobieganie wypaleniu zawodowemu oraz pozbycie się fałszywego poczucia, że jest ono nieodłącznym elementem sukcesu, pozwoli organizacjom wesprzeć swoich pracowników w odniesieniu sukcesu.
Tegoroczny raport „Indeks anatomii pracy” zawiera jeszcze więcej statystyk i wniosków, które obrazują olbrzymie zmiany, jakie miały miejsce w ciągu minionego roku. Zapoznaj się z pełną wersją raportu tutaj, aby dowiedzieć się więcej na temat tego, w jaki sposób organizacje mogą zaadaptować się do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości.
