Mudança de paradigma da pandemia: os funcionários agora passam 36% menos tempo em estratégia
Nem todos os tipos de trabalho são criados da mesma forma, especialmente no nosso novo ambiente de trabalho mais ágil. Qualquer que seja o seu cargo (colaborador individual, gestor ou líder executivo), o seu dia inclui uma combinação de trabalho estratégico, trabalho qualificado e boa dose de pormenores organizacionais do trabalho.
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O nosso mais recente índice Anatomia do trabalho, estudo anual da Asana, concluiu que, embora os funcionários continuem executando estes três tipos principais de trabalho, a forma como se relacionam com eles mudou. Em particular, os funcionários agora passam 36% menos tempo em trabalho estratégico do que no ano passado.
É fundamental entender como e por que o trabalho mudou para determinar de que maneira você e as suas equipes poderão se adaptar com eficácia e agilidade.
Três tipos de trabalho
O trabalho estratégico implica planejamento com visão de futuro, navegar em meio à ambiguidade, identificar e alinhar metas, bem como envolver a equipe. Este é por vezes o trabalho mais cognitivamente oneroso que se faz e, ao mesmo tempo, é aquele que tem o maior impacto no seu sucesso e no da sua equipe.
O trabalho qualificado são as tarefas para as quais somos contratados, como redigir briefs de campanha ou criar aplicativos Web. Para realizar o trabalho qualificado, pode ser que o indivíduo recorra ao treinamento formal ou informal que teve ao longo dos anos.
Por último, temos a organização para o trabalho, que implica verificar o e-mail, procurar informações e ter reuniões improdutivas. Este é o tipo de atividade que não causa impacto e consome tempo que se poderia dedicar ao trabalho qualificado e estratégico.
A organização do trabalho está longe de acabar
O nosso índice Anatomia do trabalho constatou que os pormenores organizacionais do trabalho seguem abundantes. Durante os últimos dois anos, vimos que 60% do tempo dos trabalhadores (o que se traduz em surpreendentes três dias por semana) é gasto com os pormenores organizacionais do trabalho. Este ano, com 58% do tempo gasto nisso pelos trabalhadores, a quantidade de tempo sugada pelos trabalhos de rotina é ainda bastante elevada.
Em particular, descobrimos que, embora o tempo que os funcionários passam em reuniões desnecessárias tenha diminuído, o tempo gasto com e-mails aumentou. Mais de um terço (38%) dos funcionários estão lendo e-mails com mais frequência fora do horário de trabalho do que no ano passado. Assim, embora os funcionários tenham feito progresso ao cortarem as reuniões desnecessárias, o e-mail vem causando mais danos do que nunca. Os trabalhadores recebem uma média de 32 e-mails por dia, o que significa que, em média, processam um e-mail a cada 15 minutos durante uma jornada de trabalho de 8 horas.
Os danos causados pelos pormenores organizacionais do trabalho também independem de hora ou lugar. No escritório ou à distância, os trabalhadores são igualmente suscetíveis a tais problemas, e isso sugere que os pormenores organizacionais do trabalho não são tanto uma questão de localização, mas sim da forma como se trabalha.
Os funcionários estão passando mais tempo nos seus talentos individuais
Embora os pormenores organizacionais do trabalho tenham permanecido relativamente constantes ao longo dos últimos anos, percebemos que aumentou o tempo dedicado ao trabalho qualificado. Os trabalhadores estão exercendo suas qualificações no trabalho por 27% mais tempo do que no ano passado.
Esta progressão encorajadora reflete a opinião dos funcionários de que fazem o seu melhor trabalho qualificado em casa, onde podem se concentrar com mais eficácia. Os arranjos de trabalho híbridos, que se tornaram um dos pilares de sustentação das organizações no último ano, estão bem adaptados para apoiar o trabalho qualificado.
Os benefícios de mais tempo gasto em trabalho qualificado podem ser vistos em diferentes impactos subsequentes nos resultados do trabalho. Graças à maior concentração ao realizar um trabalho qualificado fora do escritório, os trabalhadores estão cumprindo melhor com os seus prazos: agora se perdem apenas 15% dos prazos, em comparação com 26% do ano passado. Além disso, passar menos tempo em reuniões também ajudou a cumprir mais prazos.
O tempo gasto em trabalho estratégico está em queda
O trabalho estratégico é o trabalho mais importante de uma empresa. No entanto, os funcionários agora estão gastando 36% menos tempo nele em comparação com o ano passado. Como resume o famoso princípio empresarial “a estrutura segue a estratégia”; os processos, as rotinas, as equipes e a tecnologia se estruturam em torno da estratégia de uma organização.
O trabalho estratégico é difícil, em grande parte porque envolve a resolução de problemas e dilemas complicados — a estratégia é tanto uma questão do que se decide não fazer como do que se decide fazer.
Aprofundando-nos no índice Anatomia do trabalho deste ano, vários fatores esclarecem a razão pela qual os trabalhadores estão gastando menos tempo com o trabalho estratégico. Primeiro, eles preferem fazer o trabalho qualificado em casa, e o trabalho estratégico no escritório, juntos dos seus colegas e onde podem participar de sessões de trabalho interdisciplinares e colaborativas. A impossibilidade de trabalhar a partir do escritório prejudicou a capacidade dos funcionários de realizar este tipo de trabalho.
Segundo, até que as organizações façam um progresso significativo na redução dos pormenores organizacionais do trabalho, o trabalho estratégico continuará a ficar em segundo plano. Esta organização do trabalho incorre em um ônus perigoso sobre o tempo dos funcionários e os impede de realizar um trabalho estratégico de alto impacto. Isso também leva ao burnout ou esgotamento psicológico, de tal forma que 40% dos funcionários agora consideram o esgotamento psicológico como uma parte inevitável do sucesso. Mas, muito pelo contrário, este mal paralisa os nossos meios cognitivos impedindo que nos dediquemos a um trabalho estratégico.
Em terceiro lugar, as organizações ainda não têm uma estrutura em vigor para apoiar de forma mais eficaz o trabalho estratégico. A tomada de decisões é lenta, o trabalho é repetido e os conhecimentos são segregados. As organizações precisam melhorar os seus processos de trabalho e torná-los perenes para o novo espaço de trabalho dinâmico e híbrido de hoje e de amanhã. Os ganhos podem ser enormes: os funcionários estimam que poupariam cerca de uma hora por dia tão somente com a melhoria dos processos de trabalho.
A nova era da agilidade
O espaço de trabalho passou por mudanças significativas ao longo do ano passado. Os trabalhadores ainda realizam os mesmos tipos de trabalho central (trabalho qualificado, trabalho estratégico e os pormenores organizacionais do trabalho) que realizavam um ano atrás, mas o modo como se relacionam com tal trabalho mudou.
Pensando na situação atual das organizações, há pontos positivos, como menos tempo gasto em reuniões e mais tempo dedicado ao trabalho qualificado; contudo há também sinais alarmantes. Ao minimizar os pormenores organizacionais do trabalho, melhorar os processos e combater o esgotamento psicológico — e especialmente a falsa percepção de que este é um precursor necessário do sucesso —, as organizações podem favorecer o êxito dos seus funcionários.
O índice Anatomia do trabalho deste ano está repleto de muitos outros insights sobre as mudanças monumentais que ocorreram no espaço de trabalho ao longo do ano passado. Confira aqui o relatório completo para obter mais conhecimentos importantes sobre como as organizações podem lidar com as suas dinâmicas de mudança no espaço de trabalho empregando mais agilidade.
