World Productivity Day に、生産性ではなくコラボレーションに注目すべき理由を解説します
この記事は英語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、スペイン語でもお読みいただけます。
World Productivity Day は 6月 20日です。通常なら、Asana を使って最も生産的に仕事をするためのヒントやベストプラクティスを紹介する準備を進めているところですが、2020年にチームはさまざまな課題に直面し、生産性の定義とそれに期待する内容が変わってしまいました。今年は、個人的な生産性に焦点を置くのではなく、皆さんがチームと一緒に最も効果的な仕事をできるように、チームとのつながりおよびコラボレーションに集中することをお手伝いしたいと思います。
今回の World Productivity Day には、生産性を「最大限に引き出す」ために、同僚や友人に協力を求めてみましょう。チームとのコラボレーションによって達成できる目標やインパクトの大きい仕事に集中するのです。
生産性を高める 3 つのコラボレーション戦略
1. 仕事のための仕事を減らす
コラボレーションの一番大きな課題の 1 つに、会議の出席や承認の確認、情報を探すといった、仕事のための仕事があります。一般的な従業員は勤務時間の 60% をこうしたタスクに費やしています。同僚とコラボレーションし、重要な仕事を処理することに使える貴重な時間が失われていると言えるでしょう。
一元管理された情報があれば、簡単に詳細やデータを共有できます。仕事のための仕事はワークマネジメントプラットフォームに任せて、チームとのコラボレーションを増やしましょう。その方法を以下に紹介します。
- すべての仕事が一元管理されていれば、タスクを探す時間を削減できるので、タスクに取り組む時間を増やすことができます。
- スプレッドシートやメールの中でプロジェクトの更新に使うデータを探す必要がなくなります。代わりにわずか数クリックでステータス更新を送信できます。
- すべてのお気に入りのビジネスツールを連携することで、ツールを切り替える時間を減らし、戦略的な仕事に費やす時間を増やせます。
- Asana CSV インポート機能を使うことで、スプレッドシートや他のワークマネジメントプラットフォームのデータを簡単に Asana に直接インポートして、仕事の重複を減らせます。
- タスクの可視性を最大限に高めて複数部門でのコラボレーションをコーディネートしましょう。プロジェクトを作成したら、タスクを複数のプロジェクトに割り当てることができるので、タスクを複製することなく他部門との仕事に取り組めます。その方法はこちらの動画をご覧ください。
2. 手作業を自動化して取り除く
手作業を省くと、チーム全体でインパクトの大きい戦略的な仕事にもっと時間を注ぐことができます。手作業の削除は 2 つのステップで行います。1) 既存のプロセスを標準化する。2) そのプロセスを最適化し、自動化する。
Asana でこれを行うにはフォームとルールをペアとして活用します。フォームを使用すれば、リクエストの受領プロセスを標準化し、リクエストと追跡の作業を簡単に行えます。Asana フォームを作成することにより、デザインのリリースに必要な詳細の取得、マーケティングキャンペーンの開始、バグの修正など、ありとあらゆるリクエストの対応に必要な情報を取り込めます。
そして、フォームを送信したら、ルールを作成し、リクエストを適切なメンバーやプロジェクトに割り当てます。タスクの割り当てはルールによって行われ、手作業が省けるので、チームはインパクトの大きい仕事に取り組めます。
3. プロジェクト全体の透明性を高める
チームが縦割りで作業すると、良い結果は出しにくくなります。これは生産性に限らず、モチベーションとコラボレーションにも良くありません。リサーチによると、自分の個人的な仕事がいかに組織に貢献しているのかを明確に把握している従業員はモチベーションが 2 倍も高いことがわかっています。チームが引き続き分散して働く中、コラボレーターがつながり、自信を持って働けるようにするために、透明性とプロジェクトの可視性を維持することは今までにないほど大切になっています。
Asana のようなワークマネジメントプラットフォームを使用すれば、ありとあらゆるレベルでチームに透明性を提供できます。
- タスク: 誰が何をいつまでに完了させるのかを明確にします。
- サブタスク: 仕事を対応しやすい単位に分割し、それぞれの担当者を明確にします。
- 承認リクエスト: 作業を先に進める前にフィードバックを受け取る必要があることを示します。
- コラボレーター: コラボレーターを追加して関係者とクロスファンクショナルチームのメンバーの足並みを揃えます。
- 依存関係: 仕事に取りかかる前に達成する必要のある仕事をはっきりと示します。
今回の World Productivity Day では、コラボレーションにフォーカスを当てます
真の生産性はメンバーによるつながりとコラボレーションから生まれます。「早く行きたいなら 1 人で行きなさい。遠くまで行きたいなら一緒に行きなさい。」という諺からも、それがよくわかります。だからこそ、来たる 6月 20日には、個人的な生産性を最大限に引き出すことよりも、チームを支え、一緒に最高の結果を生み出すことに集中しましょう。
Asana を使えば、チームはどこからでも連携し、コラボレーションができます。Asana を使ってチームのコラボレーションを支える方法について詳しくお読みいただくか、Asana を今すぐ始めましょう。
