Dicas de integração remota por Anna Binder, diretora de recursos humanos da Asana
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Para as equipes que estão contratando novos funcionários, pode ser difícil fazê-lo sem nunca terem interagido pessoalmente. Mesmo com videochamadas e canais de comunicação claros, alguns aspectos do seu programa de integração serão diferentes à luz dos novos padrões de trabalho à distância.
Com o objetivo de alimentar o engajamento dos novos funcionários e ajudar os gerentes a manterem na integração remota o mesmo nível de atenção e autenticidade dedicado às integrações presenciais, pedimos à nossa diretora de recursos humanos, Anna Binder, que compartilhasse conosco algumas dicas. Leia a seguir os seus conselhos.
Dicas para gerentes que estão fazendo a integração remota de novos funcionários
1. Estabeleça um vínculo com os novos colegas de equipe antes do primeiro dia de trabalho
Para garantir que os novos funcionários se sintam bem recebidos pela equipe, é recomendável que os gerentes entrem em contato para conhecê-los melhor antes do primeiro dia de trabalho. Na Asana, estimulamos o seu engajamento com informações que lhes podem ser úteis, detalhes sobre como será o primeiro dia de trabalho e saudações amigáveis feitas pela equipe.
Certifique-se de participar de todas as comunicações que precedem a integração, de forma a poder oferecer o seu apoio quando for necessário. As pessoas costumam ter dúvidas antes de começar um novo trabalho, especialmente em um período que causa tantas transformações ao nosso redor. Ao darmos aos novos funcionários a oportunidade de se comunicarem diretamente com o gerente e com os colegas de equipe, ajudamos a sanar essas dúvidas e contribuímos para diminuir as incertezas que podem surgir antes mesmo de começarem a trabalhar.
Além disso, é aconselhável implementar um programa de tutoria entre os novos funcionários e os membros existentes da sua equipe ou de uma equipe adjacente. Na Asana, os novos funcionários recebem a orientação de um mentor que não é o seu gerente — ninguém quer fazer inúmeras perguntas ao seu superior logo na primeira semana de trabalho. Por esse motivo, designamos um colega de equipe para ser essa pessoa de referência. Selecionamos dentre um grupo de mentores de integração voluntários um mentor para cada novo funcionário, para que estes possam receber motivação e apoio emocional de um orientador de confiança. Poder contar com um mentor ou colega no espaço de trabalho é particularmente importante no processo de integração remota por permitir que os novos funcionários tenham alguém para lhes oferecer contexto e fazer a ponte no ambiente de trabalho durante as primeiras semanas.
2. Faça com que o primeiro dia seja positivo e impactante
A integração é um momento determinante no qual você pode proporcionar aos funcionários uma experiência tão especial como no primeiro dia de aula. O objetivo, no entanto, deve consistir mais em fazer com que as pessoas se inteirem e contribuam para os processos e atividades, não tanto em ajudá-las a se adaptar a uma nova cultura e criar um espaço para que possam ser elas mesmas.
Ao fazer a integração de novos funcionários de maneira remota, comece por garantir que todos os recursos fundamentais, como diretórios da equipe, calendários compartilhados e canais de comunicação interna, possam ser acessados de maneira clara e fácil, mas não faça disso o foco principal do dia. O próximo passo é fazer o possível para reproduzir a sensação de estarem todos no mesmo ambiente. Colocamos isso em prática criando uma comunidade on-line no Slack para os novos funcionários, além de organizar almoços virtuais de boas-vindas e marcar encontros on-line para um café com aqueles que serão colegas de equipe dos novos funcionários.
Ao final do dia, reserve algum tempo para falar com os novos funcionários remotos e lhes dar a oportunidade de contar como foi o primeiro dia de trabalho. Pergunte também se há algo que pode ser aprimorado ou modificado para se sentirem mais amparados. Essas práticas contribuem para que os novos funcionários se sintam reconhecidos, ouvidos e incluídos desde o início.
3. Não conte com as mesmas normas de comunicação
As normas de comunicação que foram criadas levando em consideração uma equipe presencial podem não ser adequadas a uma equipe descentralizada. Dedique o tempo necessário para estabelecer um novo acordo sobre normas de trabalho para equipes remotas, expectativas de comunicação e frequência dos contatos. Em seguida, esclareça essas expectativas para os novos funcionários.
Parte do desenvolvimento de uma equipe remota inclusiva consiste em garantir que todos saibam o que está acontecendo e tenham claro como o seu trabalho está vinculado às metas fundamentais da equipe. Com a Asana, os membros da equipe podem pesquisar e acessar todas essas informações mesmo que tenham horários de trabalho diferentes. E funciona! De acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: Equipes remotas, quase dois terços (62%) dos profissionais passaram a utilizar mais as ferramentas de colaboração, envio de mensagens e videoconferências desde que começaram a trabalhar em casa. Além disso, quase 25% dos trabalhadores dos EUA estão usando ferramentas de colaboração pela primeira vez.
Mostre abertura aos novos funcionários, pergunte como eles preferem se comunicar e estabeleça acordos claros sobre como será o trabalho em conjunto. Para cultivar a confiança desde o primeiro dia, incentivamos os gerentes a compartilharem a sua vulnerabilidade, a contarem com franqueza a própria experiência com o trabalho remoto e a exporem os seus limites. Isso abre um espaço para que os novos funcionários também relatem as suas experiências e ajuda a criar vínculos sólidos e duradouros entre os gerentes e os membros da equipe.
4. Apresente os novos colegas de equipe às diferentes comunidades no ambiente de trabalho
Participar de uma equipe remota pode trazer uma sensação de isolamento e fazer com os novos funcionários tenham dificuldade em se conectar com a equipe e a empresa. Para que a transição se dê da maneira mais tranquila e inclusiva possível, pergunte aos novos funcionários se eles gostariam de se conectar a alguma comunidade do ambiente de trabalho ou participar de algum grupo de recursos de funcionários específico.
Em especial, preste atenção aos grupos que podem ser mais afetados devido ao trabalho à distância. Minorias sub-representadas, pais e membros da equipe em fusos horários diferentes enfrentam mais desafios ao trabalhar em casa, portanto, tomar a iniciativa de conectá-los às comunidades da empresa desde o início é a melhor forma de desenvolver uma comunidade inclusiva e criar meios para que os novos funcionários possam ser autênticos e espontâneos.
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1. Obtenha clareza quanto às limitações e expectativas
O ritmo do nosso trabalho e o que se considera hoje um dia produtivo já não são os mesmos de antigamente. Segundo a pesquisa Anatomia do trabalho: Equipes remotas, cerca de 60% dos funcionários globais passaram a trabalhar em horários diferentes, e quase 80% dos pais estão ajudando os filhos em educação domiciliar enquanto gerenciam o próprio trabalho. Essa pode ser uma realidade desorientadora para os novos funcionários, especialmente aqueles que assumiram mais responsabilidades domésticas como auxiliar os filhos no estudo à distância.
É essencial que os novos funcionários procurem conhecer a flexibilidade oferecida pelo empregador antes de começarem o trabalho, e como informar da melhor forma a sua disponibilidade para trabalhar à distância. O primeiro passo é falar com o setor de recursos humanos, e então discutir os detalhes restantes com o gerente.
Na Asana, incentivamos todos os funcionários a indicar nos calendários as suas disponibilidades de horário, além das pausas para cuidar da saúde mental e demais folgas usuais. Ser transparente é um ato de gentileza, e o fato de estar trabalhando em casa não substitui os dias de férias.
2. Participe de múltiplas comunidades na sua empresa
Converse com o seu gerente sobre os grupos de interesse na nova empresa, se houver. Por exemplo, podem haver grupos de recursos de funcionários que promovam debates frequentes ou canais internos destinados a coisas que você aprecia, como panificação, ioga, filmes ou música. Experimente se conectar a esses grupos e conhecer pessoas novas de outras áreas da empresa.
Quando somos novatos, chega de todos os lados até nós um grande volume de informações. Aprender sobre uma nova empresa e identificar as comunidades do nosso interesse pode ser um grande desafio quando trabalhamos à distância. Se você não sabe como se envolver e desconhece as oportunidades disponíveis, agende um horário logo na primeira semana para conversar com o seu gerente ou com um colega de equipe. É muito mais difícil ingressar nas atividades e encontros quando não são presenciais, por isso é fundamental ser proativo e buscar mais informações.
Encontrar comunidades com as quais nos identificamos no novo ambiente de trabalho é mais importante do que nunca para os trabalhadores remotos. Se você está com dificuldades para se conectar com uma comunidade inteira, contate uma pessoa ou membro da equipe que você conheça e convide-o para almoçar ou tomar um café para conversarem sobre o assunto.
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