fr

Asana utilise Asana : gérer une équipe décentralisée

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Garder le contact n’est pas chose aisée. Pourtant, au cours de la récente transition vers le télétravail, les responsables ont dû s’adapter rapidement à la gestion à distance de leurs équipes. Cinq managers d’Asana nous expliquent comment ils aident leurs équipes à collaborer, même à distance.

Quelles fonctionnalités d’Asana vous permettent-elles de maintenir le contact au sein de votre équipe à 100 % à distance ?

Parijat Talkad, manager, acquisition de talents, San Francisco

« Nous disposons d’un projet commun d’ordre du jour de réunion dans lequel nous rassemblons les points à aborder, partageons des liens vers les ressources utiles (par exemple, les bonnes pratiques pour mener un entretien avec des candidats à distance) et discutons du suivi des dossiers en cas d’absence. Ce dernier point est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de déterminer en un clin d’œil qui doit remplacer qui. Ce projet nous aide à planifier les tâches et à gérer les problèmes de calendrier ponctuels, sans devoir convoquer tout le monde à une réunion.

Toutes ces informations étant réunies dans une même section, mon équipe peut faire part de ses préoccupations et des difficultés rencontrées, mais aussi des solutions qu’elle a pu trouver. De cette façon, nous reproduisons les questions, mises à jour et commentaires qui auraient normalement lieu en face à face. C’est aussi l’occasion de rassembler tous les membres de notre équipe répartis dans le monde entier, qui peuvent ainsi partager des informations, apprendre, faire des retours et donner des conseils. Notre projet commun d’ordre du jour de réunion a pris davantage d’importance depuis que nous sommes éloignés, mais il a été extrêmement utile aux membres de notre équipe internationale pour maintenir un véritable lien. » 

Jenny Thai, responsable du contenu, San Francisco

« Voici les trois fonctionnalités Asana principales sur lesquelles je m’appuie pour gérer mon équipe à distance : 

  • Les projets. Que ce soit pour les entretiens individuels hebdomadaires ou les réunions de groupe, j’utilise à chaque fois un projet d’ordre du jour de réunion pour consigner tous les sujets abordés et suivre les actions à traiter. C’est un moyen simple de saisir et d’organiser les points de l’ordre du jour à l’avance afin que mon équipe et moi-même puissions tirer le meilleur parti du temps passé en réunion.
  • Les discussions. C’est un fait, les visioconférences à répétition nous épuisent. Alors si je peux partager des informations en différé grâce à une mise à jour de statut ou un commentaire sur Asana et ainsi m’éviter une autre réunion, je ne m’en prive pas.
  • Les portefeuilles. Mon équipe travaille sur un large éventail d’initiatives marketing, des lancements de produits à la gestion du contenu. J’utilise donc des portefeuilles pour rester informée de toutes nos activités. Les dernières mises à jour sont visibles d’un simple coup d’œil et je peux me plonger dans les détails d’un projet si nécessaire. »

Kim Pak, responsable du service gastronomie, San Francisco

« Notre équipe assure la bonne planification quotidienne de ses activités en utilisant des liens hypertextes dans les descriptions et commentaires, et en ajoutant une même tâche à plusieurs projets lorsque cela est nécessaire. Les tâches sont mises à jour en temps réel, de sorte que les membres de l’équipe disposent à tout moment des informations dont ils ont besoin. »

Ariel Tavares Grilo, responsable de la localisation, Dublin

« Notre équipe de localisation est répartie aux quatre coins du globe. Experts linguistiques, chefs de projet ou spécialistes en PAO, nous sommes tous dans des zones géographiques et sur des fuseaux horaires différents. Déjà avant la pandémie de COVID-19, nous utilisions Asana comme outil de gestion du travail pour toutes nos communications. La visibilité fournie par Asana est essentielle pour maintenir le contact entre les membres de l’équipe et avancer tous au même rythme.

Par exemple, nous avons mis en place des projets « forum » pour chaque langue, dans lesquels nos linguistes peuvent communiquer au sujet de leur travail, mais aussi partager des nouvelles, des suggestions, des informations utiles ou de simples commentaires, le cas échéant. Nos équipes sont ainsi en contact en permanence et interagissent en fonction des situations. En commentant les différentes tâches, ils tirent le meilleur parti d’un environnement formidable, collaboratif et convivial. Nous avons également configuré au sein de ces projets des règles, qui garantissent que chacun est ajouté aux tâches qui pourraient le concerner et que personne n’est laissé de côté. »

Ashley Waxman, responsable de la marque employeur et des publications organiques, San Francisco

« Depuis qu’elle travaille à plein temps à distance, notre équipe se sert des échéances, sans oublier d’y ajouter une heure limite. Ainsi, la communication et les responsabilités sont claires, ce qui est primordial quand on ne peut pas partager ces informations en personne. Les échéances peuvent être considérées comme un élément de base, mais certaines tâches visent simplement à communiquer des informations et ne sont pas nécessairement prévues pour prendre place dans un projet plus vaste en temps qu’action à réaliser. Lorsque j’ajoute une échéance, je suis sûre que même si le responsable ne voit pas la tâche au moment où elle lui est attribuée, il la retrouvera le jour J dans sa boîte de réception ainsi que dans la section Aujourd’hui de sa liste « Mes tâches ».

Les heures limites sont également très utiles pour indiquer les priorités. Lorsque votre responsable vous attribue des tâches, mais que vous n’avez pas l’opportunité de lui parler directement, difficile de décider par où commencer ! J’essaie d’ajouter des heures limites aux tâches lorsque je sais que quelqu’un a beaucoup à faire, pour qu’il puisse s’organiser en conséquence. »

Avez-vous déjà intégré de nouveaux collègues à distance ? Si oui, quelle a été votre utilisation d’Asana lors du processus ?

Parijat Talkad, manager, acquisition de talents, San Francisco

« Depuis notre passage au télétravail, j’ai intégré à l’équipe quatre nouveaux coordinateurs du recrutement. 

Nous avons pris l’initiative (avant même de passer en télétravail) de créer un projet dédié au calendrier d’intégration, aux tâches et aux ressources de chaque subordonné direct, un excellent moyen de gagner en transparence au niveau de chaque individu. Grâce à ce projet, les nouveaux employés savent ce qu’ils doivent accomplir sur la semaine, quelles tâches nécessitent une action de leur part et lesquelles sont utiles à lire ou à garder en référence. Cela permet une communication claire et efficace entre les nouveaux membres de l’équipe et moi-même sur les tâches qui requièrent de plus amples explications. 

Puisque je dispose de toutes les ressources ayant trait à l’intégration au même endroit, je peux suivre les progrès des nouveaux collaborateurs hors ligne, sans avoir à les rencontrer en personne. Ainsi, lorsque nous nous rencontrons en visio, je peux prendre le temps de discuter, de prendre de leurs nouvelles et d’en apprendre un peu plus à leur sujet. »

Kim Pak, responsable du service gastronomie, San Francisco

« Oui ! En général, les calendriers d’intégration peuvent entrer en conflit avec les tâches des nouveaux membres du service gastronomie, en raison de nos opérations quotidiennes. Ce temps passé à découvrir Asana permet aux nouveaux membres de l’équipe d’apprendre et de s’adapter à toutes ses fonctionnalités si pratiques. »

Ariel Tavares Grilo, responsable de la localisation, Dublin

« Tous nos processus d’intégration se font à distance, car notre équipe travaille dans le monde entier. Pour que le processus d’intégration reste organisé, nous créons un projet d’accueil dédié à chaque nouvelle recrue. Ainsi, nous pouvons programmer toutes les activités au même endroit et suivre facilement l’intégration des nouveaux arrivants. »

Avez-vous organisé des activités de team building à distance ?

Parijat Talkad, manager, acquisition de talents, San Francisco

« Nous avons organisé plusieurs activités de renforcement d’équipe, car la moitié d’entre nous a rejoint le projet alors que nous avions déjà commencé à travailler à distance, et que deux collègues se trouvent dans des bureaux à l’étranger : 

  • Blocs de travail quotidiens : afin de reproduire une situation professionnelle en présentiel (où chacun peut aisément poser une question à un collègue), nous ouvrons une vidéoconférence que nous pouvons rejoindre et quitter selon les besoins. 
  • Pauses-café virtuelles quotidiennes : habituellement, lorsque nous sommes au bureau, l’équipe se réunit autour de la machine à café pour prendre des nouvelles de chacun. Nous avons donc créé une réunion récurrente facultative de 15 minutes pour que les membres de l’équipe apprennent à se connaître, discutent et développent leurs relations de travail.
  • Jeux et apéros : beaucoup de jeux en ligne sont sortis ces derniers mois, et mon équipe en a profité. Notre préféré : une version en ligne du Pictionary ! C’est un indispensable pour moi, en tant que manager, car c’est un excellent moyen de se détendre et de faire connaissance avec l’équipe.

Asana a aussi tout ce qu’il faut en matière de gifs, mèmes et autres signes d’appréciation, que nous prenons soin de partager régulièrement pour garder le sourire ! »

Jenny Thai, responsable du contenu, San Francisco

« Juste au moment où nous commencions à travailler à distance, nous avons effectué un exercice en équipe pour analyser nos résultats CliftonStrengths. Cet exercice est tombé à pic, puisqu’il nous a permis à tous de mieux identifier les styles de travail et les préférences de chacun. Lorsque l’on ne travaille pas ensemble dans la même pièce, le ton se perd et les choses peuvent facilement être sorties de leur contexte. C’est pourquoi il est d’autant plus important de prêter attention aux modes de communication et de collaboration plébiscités par nos collègues ».

Kim Pak, responsable du service gastronomie, San Francisco

« Le service gastronomie étant fan de mashups vidéo, nous avons créé une petite démonstration de cuisine amusante à destination du reste de l’entreprise pour montrer comment nous cuisinons ensemble, où que nous soyons. » 

Ariel Tavares Grilo, responsable de la localisation, Dublin

« Au début de cette nouvelle vague de télétravail, nous avons créé une tâche regroupant des tas de commentaires, de photos et d’anecdotes nous concernant. À ce jour, elle compte 28 collaborateurs et plus de 275 commentaires, images et gifs, qui aident les membres de notre équipe à garder le contact, même à des milliers de kilomètres les uns des autres. »

Ashley Waxman, responsable de la marque employeur et des publications organiques, San Francisco

« J’appartiens à une petite équipe de trois personnes, et pour que tout le monde contribue à faire évoluer notre façon de communiquer et de travailler en équipe, chacun est responsable d’une partie de nos interactions au fil de la semaine. Je planifie l’ordre du jour de notre petite réunion du lundi, et quelqu’un d’autre planifie celui de la réunion de fin de semaine. Enfin, la troisième personne publie un message décontracté le vendredi sur notre canal d’équipe, pour nous aider à mieux nous connaître sur un plan plus personnel.

J’apprécie vraiment que chacun participe à quelque chose qui rejoint ses centres d’intérêt et met en lumière ses points forts. Cela nous responsabilise d’autant plus que nous savons que le reste de l’équipe compte sur nous pour mener à bien notre tâche. »

Un dernier conseil pour les managers éloignés de leurs équipes ?

Parijat Talkad, manager, acquisition de talents, San Francisco

« Travailler à distance et être physiquement séparé de son équipe peut donner une impression de solitude, mais vous pouvez vous servir des outils à votre disposition pour garder le contact, en temps réel ou en différé. Établir un cadre de communication bien défini entre vous et votre équipe permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde et de savoir à quoi s’attendre. Lorsque les échéances, les objectifs et les attentes sont clairs, l’équipe se montre plus efficace, notamment pour gérer des changements, prendre des mesures ou coordonner ses efforts sur ses tâches et projets. 

Faites des pauses et des étirements, hydratez-vous, mais surtout, faites preuve d’indulgence envers vous-même. » 

Jenny Thai, responsable du contenu, San Francisco

« Tout le monde découvre le télétravail et s’y adapte en même temps, il est donc normal qu’il y ait encore des zones d’ombre. Demandez à votre équipe de vous indiquer les aspects positifs et les points à améliorer, et n’ayez pas peur de procéder par tâtonnement. »

Ariel Tavares Grilo, responsable de la localisation, Dublin

« Grâce à toutes ses fonctionnalités, Asana nous aide à organiser et à suivre notre travail pour bénéficier d’une visibilité en temps réel sur “qui fait quoi et pour quand”. Et dans le cas de notre équipe, nous gérons également de grosses charges de travail dans des délais très courts. La Gestion des ressources est pour nous essentielle : elle m’aide à trouver le parfait équilibre lorsque j’attribue de nouvelles tâches. Grâce à cette fonctionnalité, je dispose d’un aperçu clair des disponibilités actuelles de l’équipe et je peux prioriser ou reprogrammer rapidement des tâches le cas échéant. Je recommande la Gestion des ressources à tous les managers qui opèrent à distance. »

Ashley Waxman, responsable de la marque employeur et des publications organiques, San Francisco

« Soyez flexibles et invitez votre équipe à donner fréquemment son avis sur son propre fonctionnement. Le travail à distance, c’est aussi établir de nouvelles normes et attentes, et il faut du temps pour trouver un rythme qui convienne à tous. Il est essentiel de créer un climat de confiance ainsi qu’un environnement au sein duquel votre équipe se sente à l’aise pour vous donner son feedback. C’est un élément capital dans la recherche d’une dynamique d’équipe positive et productive. »

Avec Asana, travaillez d’où vous voulez

Vous gérez une équipe à distance ? Découvrez comment Asana peut vous aider à garder le contact et à collaborer, où que vous soyez. Et si vous souhaitez rejoindre notre équipe, n’hésitez pas à consulter nos offres d’emploi.

Special thanks to Ariel Tavares Grilo, Kim Pak, Parijat Talkad, Jenny Thai, Ashley Waxman

Would you recommend this article? Yes / No