Gestion d’équipes décentralisées : 3 conseils pour une communication inclusive

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La grande diversité de mon équipe est l’un des aspects que j’apprécie le plus à mon poste. Étant responsable du marketing de revenus chez Asana, mes collaborateurs se trouvent aux quatre coins du monde sur des fuseaux horaires différents. Lorsque tout le monde pourra revenir au bureau, je continuerai de superviser une équipe décentralisée avec des membres aux États-Unis, en Asie, en Europe et en Australie.

En raison de la structure de mon équipe, j’avais déjà beaucoup d’expérience dans la gestion d’équipe décentralisée avant même que le monde n’entame sa soudaine transition vers le télétravail. De ce fait, de nombreuses personnes me demandent des conseils pour mieux s’y retrouver dans un climat actuel qui favorise la décentralisation des équipes.

La communication est un sujet récurrent. Comment assurer une communication fluide lorsque notre équipe est répartie à travers le monde ? (Comme vous le savez sûrement, cela est bien plus facile à dire qu’à faire.) Comment pouvons-nous faire en sorte que chacun se sente intégré au sein de notre équipe et ait accès aux mêmes informations ? Je vous ai préparé trois conseils que j’applique en tant que responsable d’une équipe décentralisée.

1. Être à l’aise avec la communication écrite

Les équipes décentralisées ou en télétravail doivent affronter de nombreux défis, l’un des plus grands étant l’asymétrie de l’information. Ceux qui travaillent dans un bureau satellite (ou loin du lieu où la plupart des membres de leur équipe sont situés) ont besoin d’une vue d’ensemble des activités des autres bureaux, et plus particulièrement de celles du siège. Sans ces informations, ils se sentiront mis de côté et auront des difficultés à communiquer avec le reste de l’équipe.

Comment remédier à cette asymétrie ? C’est simple : définissez clairement les critères d’une bonne communication écrite et soyez conscient de ce que vous communiquez, ainsi que du moment choisi pour le faire. Évitez également les réunions inopinées ou les conversations autour de la machine à café avec une partie de votre équipe. Si vous prenez une décision et souhaitez partager certaines informations de manière ponctuelle, assurez-vous de documenter et de communiquer ces informations aux membres de l’équipe qui ne travaillent pas dans le même bureau que vous. Outre la mise en place des principes de communication inclusive à votre propre niveau, en tant que leader, veillez à ce que votre équipe en fasse de même : encouragez chacun à mettre les conversations par écrit et à les partager avec tous les membres de l’équipe, indépendamment du lieu de travail.

2. Envoyer des résumés hebdomadaires à toute l’équipe

Vous maîtrisez maintenant la communication écrite avec tous les acteurs d’une tâche ou d’une conversation. Cependant, l’envoi d’un résumé hebdomadaire à toute l’équipe reste d’une grande utilité : cela vous permet de vous assurer que rien ni personne ne soit oublié.

Voici les informations qui figurent dans le résumé hebdomadaire que j’envoie à l’équipe de marketing régional :

• Les tâches sur lesquelles j’ai travaillé au cours de la semaine (y compris les difficultés rencontrées).
• Les informations que je reçois du service commercial, notre partenaire principal.
• Les informations issues des discussions avec les responsables marketing et commerciaux.
• Les réussites ou les leçons à tirer du travail réalisé par d’autres membres de l’équipe.
• Le rappel de nos valeurs et de notre culture d’équipe.

Mon résumé hebdomadaire peut parfois sembler banal, mais il sert de point de départ commun à tous les membres de l’équipe pour qu’ils puissent remplir leur mission correctement. Celui-ci est également le point de départ de nombreuses discussions au sein de l’équipe, ce que j’apprécie particulièrement !

3. Organiser moins de réunions d’équipe

En raison des difficultés que posent la différence de fuseaux horaires au sein d’une équipe décentralisée, j’organise moins de réunions (ce qui vient renforcer l’importance d’une bonne communication écrite fréquente et cohérente). Cependant, les réunions restent importantes, même si tout est bien mis à l’écrit et communiqué en différé. Elles sont un bon moyen de mettre en place (et de maintenir) la culture d’équipe, et en fin de compte, certaines conversations sont plus faciles à avoir en face à face. Les deux réunions clés de mon équipe sont :

• les réunions avec mes chefs d’équipe. Programmées toutes les deux semaines, ces réunions sont pénibles à organiser pour au moins deux de mes chefs d’équipe, en raison du décalage horaire. C’est la vie, mais faites preuve de respect et de reconnaissance envers ceux qui se lèvent bien trop tôt ou qui se couchent bien trop tard afin de prendre ces appels. Soyez aussi concis que possible et allez droit au but grâce à un ordre du jour bien défini.
• les réunions générales avec l’ensemble de mes équipes. Je m’arrange pour que les horaires de ces réunions soient pratiques pour les membres résidant dans les régions EMEA et APAC. Je les enregistre également de façon à ce que ceux qui ne peuvent pas y assister puissent les rattraper à leur rythme. Les réunions d’équipe sont l’occasion de travailler ensemble, tout en renforçant la cohésion du groupe. Tous les mois, je désigne une personne qui devra se présenter en cinq minutes au format Pecha Kucha. C’est une manière amusante d’apprendre à connaître vos collègues, même si vous ne travaillez pas directement avec eux. Ensuite, je laisse une ou deux personnes parler d’un projet récent, puis je termine en partageant ma vision pour l’équipe, notre culture, nos valeurs et en faisant le point sur tout ce qui se passe bien.

Connaître la valeur de son équipe

Bien qu’elles ne travaillent pas ensemble dans une même pièce tous les jours, les équipes décentralisées ne sont pas épargnées par les malentendus, et je m’aperçois que les trois conseils ci-dessus font toute la différence.

Mon travail consiste principalement à m’assurer que tout le monde se sente à l’aise, écouté et intégré. Lorsque vous y parvenez, les malentendus sont très vite résolus, et surtout : personne ne se sent exclu, car chacun connaît sa valeur au sein de l’équipe.

Vous souhaitez découvrir plus de conseils et de bonnes pratiques dédiés au travail d’équipe hybride dans un environnement décentralisé ? Parcourez notre série d’articles sur la gestion d’équipes décentralisées.