プロジェクト横断レポートでデータをアクセス可能にし、チームの効率を高める

この記事は 英語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、スペイン語、繁体字中国語、ロシア語、オランダ語、ポーランド語でもお読みいただけます。

私たちはこの「ビッグデータの時代」に、信じられないほど多くの情報を手に入れました。ある広告を見た人のうち、何人がクリックしたのか、どのキャンペーンで最も多くのパイプラインを獲得し、そのうち何パーセントが成約したのかなど、このような疑問に対する答えが、データから得られるのです。

しかし、すべてのダッシュボード、スプレッドシート、アナリストを駆使しても、「自分のチームの仕事が目標達成に向けてどれだけ進捗しているのか？」という質問に答えるのは難しいことです。

そこで登場するのが、プロジェクト横断レポートです。リーダーはチームが行う仕事に直接つながるレポートを手に取り、「自分の組織で現時点の仕事の進捗状況はどうなっているのか？」という質問についに答えることができるようになりました。

プロジェクト横断レポートを使用すると、以下の 4 つの方法で、最も重要なイニシアチブに対するインサイトとアクションを得ることができます。

問題点の早期発見と解決

プロジェクト横断レポートは、大規模で複雑なイニシアチブにおけるチームの進捗状況をリーダーが俯瞰的に把握できるようにするものです。プロジェクトはスケジュール通りに進んでいるのか、それとも遅れているのか。チームが行っているすべての作業を全体的に把握することで、問題を発見し、必要に応じて時間とエネルギーを振り向けることができます。問題が発生してから対処するのではなく、未然に対応することで、よりスムーズな作業が可能になります。

進行状況の把握

月曜日の朝、あなたの会社の社長から、ある大きなプロジェクトの進捗状況と、予算がまだ残っているかどうかを尋ねられたとします。あなたとチームメンバーは、一日かけてその答えを探すことになりました。理論的には、重要なプロジェクトの進捗状況を把握するのは簡単なはずですが、実際にはそうではありません。作業はさまざまなスプレッドシート、ドキュメント、メール、メッセージなどに分散しています。これらの情報を照合し、収集した情報が実際に最新かつ正確であることを確認することは、しばしば非常に面倒な作業です。

プロジェクト横断レポートでは、レポート作成ボタンを押したり、ダッシュボードを見るだけの簡単な操作で、あなたとチームの時間とストレスを節約できます。ダッシュボードを共有すれば、社長が進捗状況を自分の目で確認することもできます。何か問題があれば、すぐにそのプロジェクトを開いて何が起きているかを確認し、問題が大きくなる前に解決できます。

正確な仕事の割り当て

チームを管理するマネージャーとして最も難しい仕事の 1 つは、仕事を均等かつ持続的に割り当てたかどうかを確認することです。仕事をうまく割り当てることは非常に重要です。2020年の調査によると 10 人中 7 人のナレッジワーカーがバーンアウト (燃え尽き症候群) を経験したと回答しています。

プロジェクト横断レポートを活用すると、仕事の割り当てを正確に行うことができます。すべてのプロジェクトにおいて、メンバーのワークロードがどれくらい多いか少ないかのデータがあれば、チーム内で仕事を適切に分担でき、誰かが手持ち無沙汰になったり、燃え尽きたりする事態を未然に防ぐことができます。また、このようなデータがあれば、全員が仕事量のバランスを取るのに苦労している場合に、契約社員を増やしたり、チームの採用人数を増やすことを簡単に提案できます。

予算の管理

プロジェクトで予算を超過することはよくあることで、問題になる場合もあります。プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、予算超過を避けるのは難しくなります。プロジェクト横断レポートでは、支出のあるたびにリアルタイムで予算を確認できます。

請求書を開くときに初めて費用が明らかになるのでは気が休まりません。お金を使うときにきちんと記録することで、予算通りかどうかを常に把握できます。もしも予算を使いすぎているようであれば、予算の増額を求めるべきか、プロジェクトの範囲を縮小するべきかを判断できます。いずれにしても、情報があれば、契約が成立するまで待つのではなく、すぐに次の最適なステップを決定できます。